Виды деловых документов (ре-пост)
- Справка;
- Записка: Докладная; Объяснительная; Служебная;
- Акт;
- Протокол.
Что такое деловых бумаг?
Деловые бумаги ДЕЛОВЫЕ БУМАГИ, обычно мн. — обобщённое неформальное обозначение любых официальных документов, примером которых могут служить акт, заявление, доверенность, отчёт, протокол, справка и др. Выражение деловых бумаг используется в тех случаях, когда жанр документа для говорящего значения не имеет.
Читать в источнике
Как нужно писать деловые бумаги?
Заявление — Заявление пишется только от руки. Форма его такова: сверху в полную строчку указывается наименование организации или должностного лица, которому оно адресовано. Ниже столбцом (от середины строки) указывается должность, фамилия, имя, отчество (полностью) и адрес подателя заявления, а затем посредине строки пишется слово «Заявление» (с прописной буквы).
- Директору государственного предприятия «Русские самоцветы»
- от Петровой Марии Ивановны,
- проживающей в Санкт-Петербурге,
по ул. Качалово д. № 8, кр.17
Читать в источнике
Какие существуют виды документов?
Виды документов и их классификация в делопроизводстве
| Признак классификации | Вид документов |
|---|---|
| Сфера использования | Организационно-распорядительные, финансово-отчетные, кадровые |
| Наименование | Приказы, договоры, инструкции, служебные записки, протоколы и т.д. |
| Особенности составления | Индивидуальные, примерные, типовые |
Где используются деловые бумаги?
Русский язык. Деловые бумаги. Программа курса по выбору (урок) Цель деловых бумаг — информация, реализация — монолог. Официально-деловой стиль обслуживает правовую сферу. Человек не живет отдельно от общества. Живя в обществе, он вступает в правовые отношения.
- Эти отношения могут определяться государством (указы президента, постановления правительства), учреждением (справки, распоряжения, благодарности, выговоры).
- Правовые отношения определяют и взаимоотношения между государствами (договоры, ноты, пакты).
- Для официально-делового стиля характерны письменная форма речи и монологический вид речи (конечно, возможны и устные формы общения, например, деловые переговоры).
Естественно, что правовая сфера общения — это общественная коммуникация. Целью официально-делового стиля является установление правовых отношений между государством и гражданами, а также внутри государства. В официально-деловом стиле слова, так же, как в научном, используются в одном значении; используется и специфическая для этого стиля терминологическая лексика (квартиросъемщик, пациент, вкладчик, указ, закон и т.п.).
Некоторые слова общелитературного языка используются в специфическом для этого стиля значении (слово лицо в значении «человек», слово сторона в значении «договаривающаяся сторона»). Так как официально-деловой стиль служит установлению правовых отношений, т.е. устанавливает права и обязанности, в нем значителен объем слов с модальным значением (должен, обязан, нужно, необходимо, следует), такую же предписывающую роль играет и неопределенная форма глагола.
Так как правовые ситуации достаточно однотипны, т.е. повторяются, в официально-деловых документах часто используются повторяющиеся слова и выражения, их называют стандартными оборотами (договаривающиеся стороны пришли к соглашению, действующие на основании устава, справка выдана в том, что).
Да и сами тексты официально-делового стиля часто представляют собой заранее подготовленный документ, в который вписываются переменные данные (например, в текст справки вписываются фамилия и имя человека и то, зачем нужна ему справка). Большую роль в таких текстах играют отыменные предлоги (вследствие, в заключение, в связи с, за неимением, по вопросу).
Достаточно часто вместо глаголов в официально-деловом стиле используется сочетание глагола и существительного, синонимичное глаголу (одержать победу — победить, проводить испытание — испытывать)Для того, чтобы добиться большей точности изложения, употребляются однородные члены предложения, причем их количество в одном предложении намного превышает количество однородных членов в других стилях.
Не используются восклицательные предложения и эмоциональные слова. Стремление к экономии языковых средств приводит к тому, что в текстах этого стиля очень много сложносокращенных слов, или аббревиатур (Российская Федерация — РФ). Название текстов официально-делового стиля совпадает с названием жанра документа (закон, конституция и т.п.).
Официально-деловой стиль очень консервативен, т.е. достаточно устойчив к влиянию времени, что объясняется выработанными обществом правовыми ситуациями, которые и получают свое выражение в документах. Итак, основные стилевые черты официально-делового стиля:
- точность, не допускающая иного толкования;
- неличный характер;
- стандартизированность, стереотипность построения текста;
- долженствующе-предписывающий характер.
Точность формулировок для законодательных текстов проявляется, прежде всего, в употреблении специальной терминологии, в однозначности нетерминологической лексики. Типичная особенность деловой речи — ограниченные возможности синонимической замены; повторяемость одних и тех же слов, преимущественно терминов.
Неличный характер деловой речи выражается в том, что в ней отсутствуют формы глаголов 1-го и 2-го лица и личные местоимения 1-го и 2-го лица, а формы 3 лица глагола и местоимения часто используются в неопределенно-личном значении. Кроме того, часто употребляемы собирательные существительные: выборы, граждане, войско.
Образовательные цели: дать понятие официально-делового стиля; определить, каковы его особенности, жанры и сфера употребления; учить отличать официально-деловой стиль от других стилей речи, оформлять и составлять деловые бумаги.1. Официально-деловой стиль имеет свои черты, с которыми мы суммируем все сведения об официально-деловом стиле.
Официально-деловой стиль используется в официальной переписке граждан с учреждениями, а также учреждений друг с другом, для составления государственных документов (указов, законов) и деловых бумаг (заявлений, справок).2. Речевая разминка. Прочитайте про себя: Мама сказала: Ты мне услужи: Вымой тарелки, сестру уложи, Дрова наколоть Не забудь, мой сынок, Поймай петуха И запри на замок.
Сестренка, тарелки, Петух и дрова. У Лемеле только Одна голова! Схватил он сестренку И запер в сарай. Сказал он сестренке: Ты здесь поиграй! Дрова он усердно помыл кипятком, Четыре тарелки Разбил молотком Но долго пришлось С петухом воевать: Ему не хотелось Ложиться в кровать.
(Л. Квитко) О чем идет речь в стихотворении? (Мама просит сына помочь ей. Она дает ему наставления, наказ). А как называется бумага, где сообщается, что нужно делать, какие операции производить; и обязательно указывается порядок, в котором надо производить действия? (Инструкция.) С одним из видов деловых бумаг мы уже познакомились, правда, в шутливой форме.
Это была ? (Инструкция.) Другой вид деловых бумаг — это справка. Обратите внимание на доску, здесь дана справка, которую вы должны запомнить и записать в тетрадь. Справка
- Дана в том, что она действительно является ученицей класса школы города
- Справка дана для предъявления в
- Дата выдачи_ Директор
- Прочитайте, что у вас получилось (читают 2 человека).
В каком падеже вы поставили свое имя, отчество и фамилию? (В Д.п.) 3. А теперь перейдем к составлению таблицы. Официально-деловой стиль
| Цель высказывания | Стилевые черты | Языковые средства | Сфера употребления |
| Сообщение, передача информации | 1. Точность изложения: полное наименование государственных учреждений, организации, предприятий; конкретное обозначение дат, величин, количеств, размеров и т.п.2. Стандарт в оформлении деловых бумаг. | Лексика: — слова только в прямом значении; — специальные термины (дипломатические, юридические и др.). Морфология: — отглагольные существительные; — глаголы в н.ф. и повелительном наклонении;
|
В официальной обстановке: законодательные документы (закон, указ, устав) и деловые бумаги (справка, заявление, доверенность, характеристика, биография, инструкция и др.) |
Как можно классифицировать документы?
Как классифицировать документы в компании? — Documentolog Все документы в организации можно классифицировать по следующим признакам:
видам деятельности, наименованию, способу фиксации информации, месту составления, степени сложности, степени гласности (секретности), срокам исполнения, юридической силе, стадиям создания, происхождению, срокам хранения, степени обязательности, степени унификации, характеру содержания.
По видам деятельности (или назначению) документы подразделяются на научно-технические, конструкторские, технологические, проектно-сметные, нормативные, организационно-распорядительные, по личному составу, учебно-методические, плановые и др. По наименованию существует множество разновидностей документов.
Приведем лишь некоторые: научные отчеты, чертежи, схемы, графики, приказы, распоряжения, указания, акты, протоколы, договора, уставы, инструкции, справки, деловые письма, телеграммы, анкеты. По способу фиксации информации документы бывают: письменные (рукописные, машинописные, типографические, подготовленные на множительных аппаратах, электронные), графические и фото-, фоно-, кинодокументы.
По месту составления документы подразделяются на документы, используемые для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя документация, в свою очередь, делится на входящую и исходящую корреспонденцию. По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные (многоаспектные).
Простые – это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных – несколько вопросов. По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом (совершенно секретные, секретные, документы для служебного пользования, с грифом «конфиденциально», «лично»).
По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные в отличие от подложных, документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.
- По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные.
- Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным соответствующими правовыми актами, резолюцией руководителя, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно».
- По стадиям подготовки документы подразделяются на черновики и подлинники (оригиналы).
Подлинники – единственный экземпляр документа, оформленный и подписанный с черновика в соответствии с установленными требованиями. С подлинника могут быть изготовлены копии, выписки из документа и дубликат подлинника. Копия – идентичное, заверенное должностным лицом воспроизведение подлинника.
По происхождению документы классифицируют на служебные (деловые), подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб. По срокам хранения документы делятся на документы постоянного и документы временного хранения.Документы временного хранения, в свою очередь, подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет. По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные – обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы. По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные (образцовые) и унифицированные в виде анкеты или таблицы.
Индивидуальные документы по содержанию являются специфическими, носящими характер разового документа, излагаемого деловым языком. Типовыми являются документы, рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений: типовой технологический процесс, типовые правила внутреннего распорядка т.п. Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации.
Какие деловые бумаги относятся к документам личного характера?
К документам личного характера относятся заявление, счет, расписка, доверенность (на получение ценностей, принадлежащих самому лицу), ходатайство, автобиография, резюме. Заявление — документ, содержащий просьбу какого-либо лица, адресованную организации (учреждению) или должностному лицу.
Читать в источнике
В чем особенности написания деловых бумаг?
Деловые бумаги составляют по определенной схеме. Каждую новую мысль следует начинать с абзаца. Все слова пишутся полностью, за исключением принятых сокращений. Официально-деловая речь — один из важнейших стилей русского литературного языка, играющего большую роль в жизни общества.
Читать в источнике
Как правильно писать документы?
Правило написания слова — Слово « документ » пишется через « о », написание надо запомнить, так как слово является словарным, его не получится объяснить с помощью проверочного слова, нужно просто запомнить, чтобы не делать ошибок. Особенность правописания легко запоминается с помощью слова-образа: документ – закон,
Читать в источнике
Как называются части документа?
Виды документов Документ возник, прежде всего, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу. ГОСТ Р 51141-98 дает нам такое определение: Документ (документированная информация) — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
В ГОСТ ИСО 15489-1-2007 Документ определяется как зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности. Как видно из определений, все они подчеркивают информационную сущность документа,
Новый Закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 определяет информацию как «сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления». Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.
- Носитель документированной информации — материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.
- Как носитель информации, документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей.
Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.
- Внешние признаки документа — признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления.
- Автор документа : Физическое или юридическое лицо, сделавшее документ
- Юридическая сила документа — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
Сам документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами. Поскольку появляется профессиональный термин реквизит, раскроем его содержание. В ГОСТ 351141-98 на термины и определения реквизитом документа называется «обязательный элемент оформления официального документа».
- Наименование документа (вид), автор, адресат, текст, дата, подпись, резолюция, гриф согласования, утверждения и т.д.
- Это реквизиты документов.
- Различные документы состоят из разного набора реквизитов.
- Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования.
Многие документы имеют строго ограниченное число реквизитов. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита в служебном документе делает документ недействительным.
Читать в источнике
Какие деловые бумаги относятся к документам личного характера?
К документам личного характера относятся заявление, счет, расписка, доверенность (на получение ценностей, принадлежащих самому лицу), ходатайство, автобиография, резюме. Заявление — документ, содержащий просьбу какого-либо лица, адресованную организации (учреждению) или должностному лицу.
Читать в источнике
