В Каком Случае Документ Имеет Юридическую Силу?

Бумажный документ имеет юридическую силу, если на нем есть обязательные реквизиты, собственноручная подпись физического лица и в некоторых случаях печать. А что придает юридическую силу электронному документу?
Читать в источнике

Как определить юридическую силу документа?

2. Терминология В Методических рекомендациях используются следующие основные понятия и термины : — Терминология преимущественно соответствует, В случаях использования терминов, включенных в иные нормативные правовые акты, или внесения изменений в имеющиеся определения в тексте дается соответствующая ссылка.

бланк документа — набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа; дата — форма записи во всех документах, фиксирующая числовое выражение момента события (эпохи) в соответствии с установленными для данного календаря правилами. Запись состоит из порядкового номера текущего года от начала летоисчисления, порядкового номера текущего месяца и порядкового номера текущих от начала месяца суток (по ГОСТ 8.567-99 «Межгосударственный стандарт.

Государственная система обеспечения единства измерений. Измерения времени и частоты. Термины и определения»);

• дата (официального) документа — реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования;
• документ, документированная информация — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;
• документ электронный — документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме (Федеральный от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»);
• документ организационно-распорядительный — вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц;
• документ подлинный — документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения;
• документирование — запись информации на различных носителях по установленным правилам;
• копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы;
• оформление документа — проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;
• подпись — реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись должностного лица;

товарный знак (знак обслуживания) — обозначения, служащие для индивидуализации товаров, выполняемых работ или оказываемых услуг (далее — товаров) юридических или физических лиц ( Российской Федерации от 23.09.1992 N 3520-1 с изменениями, внесенными Федеральным от 24.12.2002 N 176-ФЗ); эмблема — символическое изображение какого-либо понятия; юридическая сила документа — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
Читать в источнике

Как документ приобретает юридическую силу?

Документ на бумажном носителе, подготовленный с использованием ГАС ‘Выборы’ в соответствии с федеральными законами, приобретает юридическую силу после его подписания соответствующими должностными лицами.
Читать в источнике

Что значит иметь юридическую силу?

У этого термина существуют и другие значения, см. Сила (значения),

Юридическая сила — применимость закона или иного юридического документа в данное время на данной территории, Например ранее, в России, окончательный акт заключения брака, придающий последнему полную юридическую силу была свадьба, а юридическая сила оговора, как уголовного доказательства против оговоренного, определялась очной ставкой последнего с оговорщиком,

Юридическая сила вербального договора (Contractus verbalis) обусловливается исключительно произнесением определенных слов, а нормативные правовые акты действуют со дня (с календарной даты) вступления в силу до утраты силы. При этом они имеют силу только на территории государства, страны (края), региона и так далее, либо автономного или муниципального образования.

По степени применимости акты делятся на законы и подзаконные акты, юридическая сила которых ниже, в соответствии с законодательством, того или иного государства. Конституция Российской Федерации имеет высшую юридическую силу в Российском государстве.
Читать в источнике

Какой документ имеет высшую юридическую силу?

1.1. Нормативная правовая информация — Нормативная часть правовой информации, составляющая ее ядро, — это совокупность нормативных правовых актов (далее НПА) во всем их многообразии и динамике. Нормативный правовой акт — это письменный официальный документ, принятый (изданный) в определенной форме правотворческим органом в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение и отмену правовых норм.

1. Нормативным правовым актом может быть как постоянно действующий, так и временный акт, рассчитанный на четко установленный срок, определяемый конкретной датой или наступлением того или иного события.
2. В свою очередь, под правовой нормой принято понимать общеобязательное государственное предписание постоянного или временного характера, рассчитанное на многократное применение (Постановление Государственной Думы Федерального Собрания РФ от 11.11.96 N 781-II ГД).

Таким образом, норма права рассчитана не на какой-то конкретный случай или обстоятельство, а на тот или иной вид случаев, обстоятельств, определяемых каким-либо общим признаком, и тем самым норма права рассчитана на определенную категорию, вид общественных отношений.

1) неоднократность применения (то есть норма права не теряет силу после однократного применения, а действует постоянно и рассчитана на реализацию всякий раз, когда налицо обстоятельства, предусмотренные данной нормой. Она не исчерпывается однократным применением); 2) неперсонифицированность (то есть норма распространяет свое действие не на индивидуально определенные субъекты, а, как правило, на круг лиц, органов, организаций, объединенных каким-то общим признаком (род занятий, пол, жительство на определенной территории и т.д.)).

Оба признака правовой нормы следует брать в единстве, причем первый признак имеет основное значение, поскольку он прямо отражает направленность нормы на регулирование определенного вида отношений, установление меры поведения. Норма права касается:

а) круга государственных органов, организаций, учреждений; б) круга должностных лиц; в) всех граждан или некоторой их категории, определяемой тем или иным общим признаком (военнослужащие, пенсионеры, работники какой-либо отрасли хозяйства и т.д.); г) того или иного конкретного государственного органа, учреждения, организации независимо от их персонального состава (определение общих полномочий); д) конкретного должностного лица (Президента РФ, Генерального прокурора РФ и т.д.) независимо от того, кто персонально занимает соответствующую должность.

Юридическая сила нормативного правового акта — это свойство акта порождать определенные правовые последствия. Юридическая сила акта указывает на место акта в системе правовых актов и зависит от положения и компетенции органа, издавшего акт. Характерная черта системы правовых актов — ее иерархическое строение, в соответствии с которым каждый акт занимает свою ступеньку на иерархической лестнице, находится в соподчиненности с другими актами, то есть соотношение актов характеризуется верховенством одних актов над другими.

1. Акты обладают неодинаковой юридической силой, зависящей от места органа, его издавшего, в системе органов государства и его компетенции.
2. Акты вышестоящих органов обладают большей юридической силой, акты нижестоящих органов должны издаваться в соответствии с ними, так как обладают меньшей юридической силой.

В соответствии с юридической силой нормативные правовые акты подразделяются на законы (законы РФ и законы субъектов РФ), подзаконные акты, международные договоры и соглашения, внутригосударственные договоры. Законы Законы РФ — нормативные правовые акты, принимаемые путем референдума или законодательным органом РФ и регулирующие наиболее значимые общественные отношения.

— законов РФ о поправках к Конституции РФ; — федеральных конституционных законов; — федеральных законов (в том числе кодексов).

Федеральные конституционные законы не могут противоречить Конституции РФ. Федеральные законы не могут противоречить не только Конституции РФ, но и федеральным конституционным законам. К числу законов относятся также конституции республик, входящих в состав Российской Федерации, уставы иных субъектов РФ, а также законы, принимаемые законодательными органами субъектов Российской Федерации.

• Подзаконные акты Подзаконные акты — это нормативные правовые акты, издаваемые на основе и во исполнение законов.
• Они могут конкретизировать нормы законов, толковать их или устанавливать новые нормы, но при этом должны соответствовать и не противоречить законам.
• Подзаконные акты являются средством реализации законодательных норм.

Они, в свою очередь, также подразделяются на несколько видов в зависимости от положения и компетенции органа, издавшего подзаконный акт, и также имеют иерархическую структуру. Ведущая роль в системе подзаконных актов РФ принадлежит актам Президента РФ.

Акты Президента РФ принимаются в форме указов и распоряжений и не могут противоречить Конституции РФ и законам РФ. Нормативные правовые акты Президента принимаются, как правило, в форме указов. Акты Правительства РФ принимаются в форме постановлений и распоряжений, которые не могут противоречить Конституции РФ, законам РФ, актам Президента РФ.

Акты Правительства РФ имеют большую силу по отношению к актам федеральных органов исполнительной власти и актам местных органов. Нормативные правовые акты Правительства принимаются, как правило, в форме постановлений. Акты федеральных органов исполнительной власти (так называемые ведомственные акты) издаются на основе и во исполнение не только Конституции РФ, законов РФ, указов Президента, но и постановлений Правительства РФ.

Подзаконные акты субъектов РФ имеют свою иерархическую структуру и распространяются на все лица и иные субъекты права, находящиеся на территории соответствующего субъекта РФ. Международные договоры Международный договор — нормативный правовой акт, регулирующий отношения Российской Федерации с иностранным государством или международной организацией.

В соответствии с Конституцией РФ международные договоры Российской Федерации являются составной частью ее правовой системы. Если международным договором Российской Федерации установлены иные правила, чем предусмотренные законом, то применяются правила международного договора.
Читать в источнике

Что обладает юридической силой?

Иерархия нормативно-правовых актов — урок. Обществознание, 7 класс. В ходе правотворчества происходит создание новых правовых источников, которые являются законами или подзаконными актами, Закон — это нормативно-правовой акт, обладающий высшей юридической силой, принятый на основании и во исполнение Конституции России в определённом процедурном порядке, регулирующий наиболее важные общественные отношения.

1. Обрати внимание! Наивысшей юридической силой обладает только основной закон России — Конституция Российской Федерации.
2. Ни один закон или подзаконный акт не может ей противоречить.
3. В части, противоречащей Конституции Российской Федерации, ни один закон или подзаконный акт действовать не будет, а будет действовать Конституция Российской Федерации.

Помимо конституционных и обыкновенных законы можно классифицировать на федеральные и законы субъектов Российской Федерации, Федеральный закон обязателен к исполнению на всей территории России. Он принимается законодательной властью РФ и не может противоречить Конституции.Одним из наисущественнейших федеральных нормативно-правовых актов является кодекс,

• Кодекс (лат.
• Codex — книга, пень) — единый закон, объединяющий и систематизирующий нормы права, относящиеся к одной отрасли права.
• Сейчас в России действуют \(19\) кодексов, регулирующих отрасли права.
• Наиболее часто применяемые кодексы — кодексы профилирующих отраслей права.
• Законы субъектов РФ принимаются законодательной властью этих субъектов, действуют только на территории этих субъектов и не могут противоречить не только Конституции РФ, но и Конституции соответствующего субъекта Российской Федерации, а также Федеральному закону России.

Так проявляется иерархия нормативно-правовых актов. Иерархия нормативно-правовых актов (иерархия права) — это классификация источников права по их юридической силе и месту в общей системе права. Подзаконные акты являются наиболее существенной массой права, принимаются на основании и во исполнение законов.

указы Президента, которые не могут противоречить Конституции и федеральным законам.Постановления и распоряжения правительства, которые не могут противоречить не только Конституции РФ и законам РФ, но и указам Президента. В противном случае Президент имеет право отменить постановление или распоряжение Правительства.Приказы, инструкции, распоряжения и иные нормативные акты министерств и ведомств. Эти источники права не могут противоречить всем вышеперечисленным нормативно-правовым актам.Распоряжения и решения местных органов власти являются локальными, то есть действуют только в границах власти этих органов. Разумеется, они не могут противоречить всем вышеперечисленным источникам права.

Обрати внимание! Президент издаёт не только указы, но и распоряжения. Распоряжения Президента не содержат норм права и к источникам права не относятся. Иерархия нормативно-правовых актов (по юридической силе)

Читать в источнике

Какая подпись имеет юридическую силу?

Да, по закону документы, подписанные электронной подписью, имеют такую же юридическую силу, как и подписанные собственноручно. Это прописано п.2 ст.6 Федерального закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи»: «Информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами, нормативными актами Центрального банка Российской Федерации или соглашением между участниками электронного взаимодействия, в том числе правилами платежных систем (далее — соглашения между участниками электронного взаимодействия)».— ред.

Федерального закона от 27.12.2019 N 476-ФЗ. Также в тексте Федерального закона закреплено, что при использовании НЭП способ подписания документов должен быть зафиксирован в соглашении об использовании электронной подписи между участниками документооборота. Гражданский кодекс в ст.160 частично дублирует закон «Об электронной подписи» и подтверждает его статьи: «Письменная форма сделки считается соблюденной в случае совершения лицом сделки с помощью электронных либо иных технических средств, позволяющих воспроизвести на материальном носителе в неизменном виде содержание сделки, при этом требование о наличии подписи считается выполненным, если использован любой способ, позволяющий достоверно определить лицо, выразившее волю.

Законом, иными правовыми актами и соглашением сторон может быть предусмотрен специальный способ достоверного определения лица, выразившего волю». Полный текст закона «Об электронной подписи» вы можете прочитать здесь. Но если кратко — использовать усиленную электронную подпись для подписания документов можно и это законно.
Читать в источнике

Каким образом можно определить юридическую значимость документа?

Юридическая сила и юридическая значимость: отличия понятий и их описания Электронный документооборот прочно вошел в повседневную жизнь каждого человека. ИП и ООО ежедневно передают большой объем информации с помощью операторов ЭДО, одним из которых является Контур.Диадок.

В современном мире почти все договора оформляются в электронном виде. И чем больше онлайн-документооборот проникает в жизнь человека, тем больше он зависит от него. Если говорить об электронных документах, не забывайте, что в эту категорию можно отнести любую информацию или контент, который был создан человеком, получен после общения и взаимодействия с другими людьми или системами.

Каким же образом документы становятся значимыми в налоговых органах и судебных инстанциях? Ответ прост: с помощью приобретения юридической силы. Определение понятия «юридическая значимость и сила документа» предоставляется в государственном стандарте ГОСТ Р 7.0.8-2013.

В нем указаны следующие определения понятия: Юридическая значимость ЭДО — свойство документации выступать в роли подтверждения деловой деятельности. Юридическая сила ЭДО — свойство официальной документации вызывать правовые последствия. Во втором определении речь идет об официальном документе, а не о простом.

Это документ, который разработан и оформлен компанией или ее уполномоченным лицом в установленном виде. Чтобы документ приобрел юридическую силу, он должен быть официальным и юридически значимым. Все это касается документов, переданных через оператора ЭДО с условием, что для приобретения юридической силы они должны быть оформлены в регламентированной действующим законодательством форме.

Документ оформлен в соответствии с шаблоном, регламентированным действующим законодательством.Содержание документа не должно противоречить «букве закона» РФ.Документация подписана руководителем или уполномоченным им лицом.Их обработка должна соответствовать установленным законом требованиям (это правило актуально для счет-фактур).

Законодательство Российской Федерации позволяет составлять документы в электронном виде и подписывать их КЭП — квалифицированной электронной подписью. Подписанный простой или неквалифицированной подписью файл не приобретет юридическую силу перед налоговыми органами или судебными инстанциями.

• Оператор ЭДО Контур.Диадок обеспечивает юридическую силу документов и является третьей стороной, представляющей права налогоплательщика в налоговых органах или судебных инстанциях.
• Оператор ЭДО является обязательной составляющей для ЭДО, поскольку отправка документов с юридической силой по электронной почте запрещена законом.

Обеспечивая юридическую силу внутренних и внешних документов с помощью оператора ЭДО Контур.Диадок, предприниматель получает возможность доказать собственную правоту при возникновении разногласий со второй стороной. Может показаться, что требований к ЭДО больше, чем к бумажному документообороту, но уже после его внедрения станет понятно, что это просто дело привычки. Получить расчет за 1 минуту Читать подробнее: Юридическая сила и юридическая значимость: отличия понятий и их описания
Читать в источнике

Что подтверждает подлинность документа?

Подлинник официального документа (оригинал) — первый (или единственный) экземпляр документа, обладающийюридической силой. Подлинник удостоверяет собственноручная подпись должностного лица, гриф утверждения, оттиск печати, регистрационный индекс.
Читать в источнике

Какой документ является официальным?

Чем отличаются понятия «документ» и «официальный документ»? Согласно ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»:

« документ — зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать»; « официальный документ — документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке».

В общем случае можно сказать, что если на бумаге есть информация, которая значима для ведения дел организации (бизнеса), то бумага для организации является документом. Если же на бумаге есть реквизиты, наличие которых обязательно согласно требованиям, установленным российским ГОСТом или условиями межгосударственного соглашения — это официальный документ.

В программе «1С:Документооборот» учет документов ведется в разделе «Файлы», а учет официальных документов (а также проектов документов, которые должны стать официальными) — в разделах «Внутренние документы», «Входящие документы», «Исходящие документы». Обратите внимание: файлы можно перемещать из папки файлов в карточку документа и обратно.

Читать подробнее: Чем отличаются понятия «документ» и «официальный документ»?
Читать в источнике

Когда расписка не имеет юридической силы?

В каком случае расписка не имеет юридическую силу? — Если на расписке нет подписи ее создателя, если расписка ничего не подтверждает, если она нечитаема в силу плохого почерка, тогда она не имеет юридической силы. Каким почерком она написана не имеет роли. Также не имеет силы расписка, написанная под давлением.
Читать в источнике

Кто имеет высшую юридическую силу?

Конституция – Основной закон Российской Федерации. Конституция имеет высшую юридическую силу, прямое действие и применяется на всей территории страны. Законы и иные правовые акты, принимаемые в Российской Федерации, не должны противоречить Конституции.

Скачать оптическую копию PDF, 3.6 МБ

Читать в источнике

Когда копия документа приобретает юридическую силу?

Оформление юридически значимых документов и ответственность Оформление юридически значимых документов и ответственность Эффективность работы предприятия, результативность бизнеса зависят в основном от того, как организована деятельность этого предприятия, насколько четко определен круг вопросов, которые решает каждое подразделение, насколько верно с точки зрения производственных интересов установлены права и обязанности каждого сотрудника и полномочия должностных лиц, какова система принятия решений и исполнения этих решений и каков порядок организации документооборота.

Юридически значимые документы можно подразделить на следующие виды: — внешние — необходимые для обеспечения деятельности предприятия, для отчетности перед государственными органами, исполнения положений законодательства и пр.; и внутренние — локальные акты, обязательные для исполнения внутри предприятия, обычно не подлежащие разглашению; — подлинники — документы с оригинальными подписями и печатями организации; и копии (факсимильные или свободные) — документы, созданные с помощью ксерокопировальной техники, оформленные в должном порядке (нотариальное заверение, печать предприятия и пр.); — по направлениям деятельности (различные виды договоров): гражданско-правовые договоры, протоколы разногласий, трудовые договоры и пр.; — письма: гарантийные письма, расписки и пр.; — доверенности; — документы на бумаге и электронные документы.

Современная правовая система предусматривает необходимость составления большого количества документов как в бумажном, так и в электронном виде. Без этих документов бизнес-процессы будут некорректны, а в некоторых случаях законодательством прямо запрещено упускать составление и подачу документов в соответствующие органы на регистрацию.

Один из основных внешних юридически значимых документов предприятия — устав, Федеральное законодательство предусматривает необходимость создания устава предприятия при государственной регистрации (ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», ФЗ «Об акционерных обществах»). Более 50 % зарегистрированных уставов представляют собой типовую форму, дублирующую закон, в реальности не имеющую отношения к деятельности предприятия.

Рассмотрим порядок заполнения устава в соответствии с ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью».П.2 ст.12 ФЗ «Об ООО» содержит перечень требований к содержанию устава:

полное и сокращенное фирменное наименование общества; сведения о месте нахождения общества; сведения о составе и компетенции органов общества, в том числе о вопросах, составляющих исключительную компетенцию общего собрания участников общества, о порядке принятия органами общества решений, в том числе о вопросах, решения по которым принимаются единогласно или квалифицированным большинством голосов; сведения о размере уставного капитала общества; права и обязанности участников общества; сведения о порядке и последствиях выхода участника общества из общества, если право на выход из общества предусмотрено уставом общества; сведения о порядке перехода доли или части доли в уставном капитале общества к другому лицу; сведения о порядке хранения документов общества и о порядке предоставления обществом информации участникам общества и другим лицам; иные сведения, предусмотренные настоящим Федеральным законом; иные положения, не противоречащие настоящему Федеральному закону и иным федеральным законам.

При регистрации налоговая инспекция рассматривает указанные моменты и наличие их в уставе. Если они отсутствуют, то возможные последствия — отказ в регистрации и повторная процедура подачи документов. Другими важнейшими документами предприятия являются всевозможные протоколы/решения, например, о назначении руководителя и пр.

Можно привести следующее определение протокола: организационно-распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Документ о назначении руководителя должен быть должным образом оформлен, содержать подписи (подпись) учредителей (-я) и печать предприятия.

В случае если предприятие является дочерним по отношению к иностранному юридическому лицу, документ обязан быть должным образом легализован (в большинстве случаев необходим апостиль (для присоединившихся к Гаагской конвенции стран, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов, от 5 октября 1961 г.)).

Без документа о назначении руководителя не проводится ни одно нотариальное действие, связанное с деятельностью предприятия. Протокол, как правило, ведется во время заседания. В тех случаях, когда заседание стенографируется, протокол может составляться после расшифровки. Вести протокол должен секретарь или специально обученное лицо.

От квалификации этого человека, его умения вникнуть и разобраться в существе рассматриваемых вопросов зависит качество записи выступлений. Поэтому назначение лица, ведущего протокол, является ответственной частью подготовки заседания. Протокол оформляется по форме общего бланка.

Основная часть текста протокола строится по разделам, соответствующим пунктам повестки дня. По каждому пункту могут быть следующие части: СЛУШАЛИ ВЫСТУПИЛИ РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ) Указанные слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки, после этих слов ставится двоеточие. Слово СЛУШАЛИ начинает раздел по каждому пункту повестки дня.

Оно пишется на одной строке вслед за цифрами, обозначающими порядковый номер вопроса. Фамилия и инициалы докладчика и выступавших в прениях указываются с новой строки — с абзаца. Тезисы и содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа.

• Если имеются тексты (или тезисы) докладов и выступлений, эти тексты не записываются в протокол, а через тире после фамилии докладчика или выступившего ставится: «Текст доклада (выступления, сообщения) прилагается».
• Любой документ предприятия возможно предоставить в виде должным образом оформленной копии, которая во многих случаях имеет силу оригинала.

Все виды копий не имеют юридической силы, если они не получили специального удостоверения. Это, например, нотариально заверенные копии или дубликат документа — повторный экземпляр подлинника, имеющий юридическую силу, который обычно выдается при утере документа (например, копия утерянного устава предприятия и пр.).

Копии, оформленные с ошибками, не будут иметь юридической силы, полежат возврату и переоформлению. При нотариальном заверении необходимо обращать внимание на то, что штамп «копия» должен стоять над текстом документа. Общение между предприятием и третьими лицами проходит обычно в порядке письменного обмена информацией.

Письма, отправляемые сотрудниками и руководством предприятия, имеют юридическое значение в некоторых случаях. Например, подписанное уполномоченным лицом гарантийное письмо с обязательством уплатить определенную сумму, ответы на запросы государственных органов и пр.

Указанные письма могут быть составлены в любом формате, но должны обязательно содержать дату, наименование адресата, подпись уполномоченного лица. Письма, оформленные не должным образом, содержащие недостоверную или ложную информацию, при ответе государственным органам могут быть основаниями для внеплановых выездных проверок.

Официальные письма пишутся в основном на специальных фирменных бланках. Для таких бланков установлен комплекс обязательных элементов (реквизитов), которые должны располагаться в определенном порядке. Бланк официального письма представляет собой лист бумаги с воспроизведенными типографским способом постоянными элементами.

Можно сказать, что официальное письмо состоит из «рамы» письма и основного текста и содержит помимо основного текста информацию об адресанте: полное и сокращенное название организации-отправителе, почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, факса и телетайпа, номер того письма или телеграммы, которые послужили поводом для переписки, и многое другое.

Деловое письмо непременно должно содержать набор обязательных реквизитов, которые можно определить как обязательные признаки, установленные законом или положениями для отдельных видов документов. Состав и расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должны соответствовать ГОСТу 6.38-90.

Единственным документом из внутренних документов предприятия является официальное письмо, на котором не ставится название вида документа. Все остальные документы имеют названия, например: «Приказ», «Акт», «Решение», «Докладная записка» и т.д. Согласно ГОСТу 6.38-90 изображение Государственного герба помещается на бланках писем государственных учреждений.

Наименование организации — адресанта документа — дается в полном и сокращенном виде, например: Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела — ВНИИДАД. Необходимо соблюдать культуру написания письма и обращения к адресату.

1. Например, сокращать названия организаций произвольно нельзя.
2. Сокращенные наименования организаций образуются тремя способами: по первым буквам слов, входящих в наименования, например, ФНС (Федеральная налоговая служба); аббревиатуры пишутся слитно, и буквы в них не разделяются точками; по начальным слогам букв, входящих в наименования, например, ВНИИМАШ.

Названия учреждений сокращаются только в том случае, если сокращенное название указано во входящем официальном документе. Почтовый адрес относится к обязательным реквизитам официального письма. Практически любой документ, имеющий юридическое значение, должен содержать подпись руководителя или уполномоченного лица.

Полномочия передаются от руководителя путем оформления соответствующего документа — доверенности. Доверенность может быть нотариально заверенной или составленной в простой письменной форме. Срок доверенности не может превышать трех лет, доверенность, в которой не указана дата ее совершения, ничтожна (ст.186 ГК РФ).

Основные требования к доверенности содержатся в Гражданском кодексе РФ (глава 10). Гражданское законодательство дает следующее определение доверенности: письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами (ст.185 ГК РФ).

1. При совершении сделки неуполномоченным лицом (ст.183 ГК РФ) такая сделка считается совершенной в пользу заключившего ее лица (при отсутствии одобрения такой сделки лицом, выдавшим доверенность).
2. Документооборот предприятия возможно вести в двух формах: либо в бумажном, либо в электронном виде.
3. Зачастую данные виды ведения документооборота существуют на предприятии параллельно: например, договоры заключаются в письменном виде, а налоговая отчетность — в электронном виде.

Документ, полученный из автоматизированной информационной системы, в соответствии с законом приобретает юридическую силу после подписания должностным лицом в порядке, установленном законодательством Российской Федерации. Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, напрямую зависит от наличия электронной цифровой подписи.

Юридическая сила ЭЦП признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования. Право удостоверять идентичность электронной цифровой подписи осуществляется в Российской Федерации на основе лицензии.

Порядок движения документов в организации закрепляется в схемах прохождения документов, которые разрабатываются службой документационного обеспечения или секретариатом и утверждаются руководством организации. При функционировании системы автоматизированной обработки информации в схемы должны быть включены вычислительные центры и все пункты обработки документов с помощью средств вычислительной техники.

• Организация документооборота в условиях применения средств вычислительной техники должна обеспечивать совместимость ручной и автоматизированной обработки документов.
• Порядок обработки поступающих документов.
• Документы, поступающие в организацию, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

На полученном документе проставляется регистрационный штамп. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

Рассмотрение осуществляется на основании оценки содержания документов, на основании установленного в организации распределения обязанностей. При отсутствии предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно в структурные подразделения или должностным лицам.

При функционировании документооборота предприятия необходимо учитывать указанные в данной статье моменты, относящиеся к составлению документов, и ответственность за возможные ошибки, превышения полномочий. Есения Ковалева, Читать подробнее: Оформление юридически значимых документов и ответственность
Читать в источнике

Что имеет высшую юридическую силу закон или кодекс?

Конституция РФ наделяет федеральные законы высшей юридической силой. Говорить о том, что федеральный закон по своей юридической силе более значительный, нежели кодекс – невозможно. Данные понятие имеют равную юридическую силу, так как по своей сути кодекс – это свод своеобразных законодательных актов.
Читать в источнике

Что выше указ или закон?

Общие понятия Закона о нормативных правовых актах — Для понимания сути настоящего закона следует прочесть его 4 статью. В ней содержится указание на сферу действия Закона, категории актов на которые его действие не распространяется. Закон о нормативных правовых актах не регулирует порядок принятия и результаты:

Решений принимаемых на референдумах;Актов Конституционного и Верховного судов, а также Генерального прокурора;Договоров между государствами;Технических и локальных правовых актов;Документации коллегиальных органов (протоколы совещаний, решения и др.).

Юридические определения используемых в теории и практике терминов даны в 1 статье Закона. Многие из них известны и, если не точно, то интуитивно понятны. Но смысл некоторых может оказаться неожиданностью, а некоторые общеизвестные иногда представляются слишком «размытыми».

В числе прочих 1 статья Закона дает такие разъяснения: Аналогия применения закона и права – так называется способ действия в ситуациях, которые прямо не указываются в законодательных актах. Тогда может стать позволительным руководствоваться положениями применимыми для сходных ситуаций. Это весьма сложный аспект применения законодательства, требующий немалых юридических знаний.

Но и всем прочим гражданам следует знать о такой возможности. Законодательными актами в Республике Беларусь являются: Конституция, Законы, декреты и указы Президента. Нормативные правовые акты представляют собой документы издаваемые уполномоченными государственными органами.

Сила нормативных правовых актов распространяется на неопределенный круг лиц, предполагается постоянное использование. Действие нормативных правовых актов локального характера ограничивается определенным числом организаций. Технические нормативные правовые акты имеют еще более узкий и конкретный диапазон применения в отдельных отраслях и сферах деятельности.

Также в 1 статье Закона о нормативных правовых актах содержится определение юридической силы. Это круг отношений, для которых становится обязательным применение определенной нормы.2 статья предлагает полный список видов нормативных правовых актов применяемых в Республике Беларусь.

Конституция – законодательный акт высшего порядка, определяющий главные правовые нормы и принципы.Решения референдумов – акты принятые прямым народным голосованием на территории всей Республики или ее части.Программные законы – законы, прямо следующие из текста Конституции, служат для раскрытия указанных в ней тем.Кодексы – акты законодательства, сводящие в систему нормы, регулирующие определенную сферу отношений.Законы – нормативные акты высшего уровня, регулирующие определенный круг вопросов.Декреты, указы и директивы Президента – акты имеющие силу закона, издаваемые главой государства в соответствии с действующим законодательством. Наивысший юридический статус имеют декреты, затем следуют указы и директивы.Постановления Парламента и Совета Министров – нормативные правовые акты, изданные этими органами государственной власти. Акты Конституционного и Верховного судов, постановления пленумов этих судов и Генерального прокурора – нормативные правовые акты, касающиеся конкретных тем общественного устройства.Постановления Национального банка – документы принятые названным государственным органом в целях практической реализации норм более высокого порядка.Регламенты, инструкции, правила – эти нормативные правовые акты принимаются для регулирования конкретных направлений жизни общества.Уставы — нормативные правовые акты, регулирующие деятельность только одной организации, государственной структуры.Приказы республиканских органов – это также нормативные правовые акты, принимаемые руководителями соответствующих структур в пределах их полномочий.Решения местных органов законодательной и исполнительной власти – акты, юридическая сила которых ограничена соответствующей территориальной единицей.

С 2 статьей Закона по смысловому значению неразрывно связана 3 статья. Ее цель – дать список правовых актов нормативными не являющихся, т.е. не имеющих обязательного действия на неопределенный круг лиц или не носящие постоянного характера. Ненормативными правовыми актами являются:

Распоряжения Президента, глав палат Парламента и Премьер-министра.Акты органов прокуратуры и иных государственных организаций.Некоторые акты из перечисленных во 2 статье Закона, если это определено их содержанием.

Также важными особенностями правовых актов обязательно нужно назвать:

Дату вступления в силу этих документов;Время действия нормативных актов;Список лиц, на которых распространяется их обязательное действие.

Дата вступления в силу нормативных правовых актов зависит от их типа и регламентируется 65 статьей Закона. Некоторые из них начинают работать после официальной публикации, некоторые с даты принятия государственным органом. Время вступления в силу обязательно указывается в самом документе, так же как и срок его действия, если он определен.68 статья Закона определяет общий круг лиц, для которых имеет обязательное действие тот или иной правовой акт.

Общереспубликанские правовые акты действуют на всей территории страны, для всех лиц в них указанных;Акты административных единиц действуют аналогичным образом, но только на их территории;Действие нормативных правовых актов обязательно для неопределенного круга лиц находящихся на соответствующей территории, если иное не определено законодательством или международными соглашениями.

Читать в источнике

В чем состоит юридическая сила закона?

Юридическая сила: высшая сила актов в суде Юридическая сила закона или любого иного определяется положением органа, издавшего тот или иной акт, в общей системе законодательных органов, его компетенцией и, соответственно, характером самих актов. По сути, это соотношение нормативных актов на предмет обоснованности и соотносить их с актами более высокой юридической силы.
Читать в источнике

Каким образом можно определить юридическую значимость документа?

Юридическая сила и юридическая значимость: отличия понятий и их описания Электронный документооборот прочно вошел в повседневную жизнь каждого человека. ИП и ООО ежедневно передают большой объем информации с помощью операторов ЭДО, одним из которых является Контур.Диадок.

В современном мире почти все договора оформляются в электронном виде. И чем больше онлайн-документооборот проникает в жизнь человека, тем больше он зависит от него. Если говорить об электронных документах, не забывайте, что в эту категорию можно отнести любую информацию или контент, который был создан человеком, получен после общения и взаимодействия с другими людьми или системами.

Каким же образом документы становятся значимыми в налоговых органах и судебных инстанциях? Ответ прост: с помощью приобретения юридической силы. Определение понятия «юридическая значимость и сила документа» предоставляется в государственном стандарте ГОСТ Р 7.0.8-2013.

• В нем указаны следующие определения понятия: Юридическая значимость ЭДО — свойство документации выступать в роли подтверждения деловой деятельности.
• Юридическая сила ЭДО — свойство официальной документации вызывать правовые последствия.
• Во втором определении речь идет об официальном документе, а не о простом.

Это документ, который разработан и оформлен компанией или ее уполномоченным лицом в установленном виде. Чтобы документ приобрел юридическую силу, он должен быть официальным и юридически значимым. Все это касается документов, переданных через оператора ЭДО с условием, что для приобретения юридической силы они должны быть оформлены в регламентированной действующим законодательством форме.

Документ оформлен в соответствии с шаблоном, регламентированным действующим законодательством.Содержание документа не должно противоречить «букве закона» РФ.Документация подписана руководителем или уполномоченным им лицом.Их обработка должна соответствовать установленным законом требованиям (это правило актуально для счет-фактур).

Законодательство Российской Федерации позволяет составлять документы в электронном виде и подписывать их КЭП — квалифицированной электронной подписью. Подписанный простой или неквалифицированной подписью файл не приобретет юридическую силу перед налоговыми органами или судебными инстанциями.

1. Оператор ЭДО Контур.Диадок обеспечивает юридическую силу документов и является третьей стороной, представляющей права налогоплательщика в налоговых органах или судебных инстанциях.
2. Оператор ЭДО является обязательной составляющей для ЭДО, поскольку отправка документов с юридической силой по электронной почте запрещена законом.

Обеспечивая юридическую силу внутренних и внешних документов с помощью оператора ЭДО Контур.Диадок, предприниматель получает возможность доказать собственную правоту при возникновении разногласий со второй стороной. Может показаться, что требований к ЭДО больше, чем к бумажному документообороту, но уже после его внедрения станет понятно, что это просто дело привычки. Получить расчет за 1 минуту Читать подробнее: Юридическая сила и юридическая значимость: отличия понятий и их описания
Читать в источнике

Какая подпись придает документу юридическую силу?

Бумажный документ имеет юридическую силу, если на нем есть обязательные реквизиты, собственноручная подпись физического лица и в некоторых случаях печать. А что придает юридическую силу электронному документу?
Читать в источнике

В чем отличительные признаки документа имеющего юридическую силу?

ПРИЗНАКИ, СВОЙСТВА И ФУНКЦИИ ДОКУМЕНТА: ОПЫТ РАЦИОНАЛИЗАЦИИ ПОНЯТИЙ Автор: Г.А. ДВОЕНОСОВА | 08 Декабря 2012 Сущность документа, как и любого другого объекта (вещи), проявляется через его признаки и свойства. В работах по теории документоведения не прослеживается четких границ между пониманием признаков, свойств и функций документа.

• Проблемное исследование каждого из этих понятий – тема отдельной статьи.
• Целью данной статьи является рационализация понятий «признаки документа», «свойства документа» и «функции документа» на основе философского, системного и деятельностного подходов.В качестве отличительных признаков документа исследователи называют оригинальность, подлинность, способ воспроизведения текста и функцию, палеографию, физическое состояние, носитель информации, наличие записанной информации, «функциональную заданность», предназначенность для передачи информации «как главная его функция», знаковую систему записи, обязательную «вписанность» в тот или иной семантический процесс, предназначенность для передачи смысла, завершенность сообщения, включенность в информационно-документационную систему.В толковом словаре русского языка признак определяется как показатель, примета, знак, по которому можно узнать, определить что-нибудь.

Признак – это то, что мы устанавливаем эмпирическим путем, распознавая документ среди множества других информационных объектов, используя возможности сенсорного восприятия. Такими отличительными признаками документа являются: 1) наличие материального носителя документированной информации; 2) форма материального носителя документированной информации; 3) наличие зафиксированной на материальном носителе (документированной) информации; 4) способ документирования (записи) информации; 5) формуляр (форма или структура записи информации).

Атрибутивным признаком документа является его формуляр, поскольку документ – не просто документированная информация. Документ – форма объективации информации.Вопрос о свойствах документа – один из самых сложных в его анализе. Поэтому, прежде чем приступить к такому анализу, необходимо уточнить значение понятия «свойство».

Толковый словарь определяет свойство как качество, признак, составляющий отличительную особенность чего-нибудь. Философское определение свойства еще более конкретно. Свойство – то, что присуще какому-либо предмету и характеризует его само по себе, а не говорит о его отношении с некоторыми другими объектами.

Если признаки — это та информация о предмете (вещи), которую мы получаем через сенсорное восприятие, то свойства — это те мысленные конструкты, которые мы формируем в процессе его дальнейшего познания.В подходах к решению вопроса о свойствах документа, также как и в вопросе о его признаках, нет единства мысли.

Впервые систематизацию свойств документа дал К.Г. Митяев при попытке определения понятия «документ». Однако, перечисленные К.Г. Митяевым характеристики скорее определяли функциональный статус документа. Его последователи относили к свойствам документа форму и размеры, физический и информационный объем, информационную емкость, информативность, «социальные качества», унификацию, оперативность и ретроспективность.Исследование свойств документа, преимущественно, сводилось к анализу свойств информации.

• Документ же являет собой единство носителя, информации и формы ее записи (формуляра), которая определяет цель создания, назначение и функционирование документа.
• Поэтому надо изучать признаки и свойства документа как целостного объекта: информационного, материального и социального, но при этом различать свойства материального носителя, информации и формы (формуляра) документа.При всем разнообразии носителей документированной информации и их свойств исторической практикой работы с документами выработан ряд требований к ним, обусловленный, прежде всего, задачей обеспечения сохранности документов.

Идеальный материальный носитель документированной информации должен обладать такими свойствами как долговечность, водостойкость, светостойкость, экономичность, эргономичность, эстетичность. Наряду с этими свойствами любой носитель документированной информации как материальный объект изначально и объективно наделен таким свойством как старение.Приступая к анализу свойств другой неотъемлемой составляющей документа – информации, необходимо уточнить, что понятия «информация», «документированная информация», «документная информация» и «документальная информация», которые часто употребляются как синонимы, различны по своему значению.

• В законодательстве информация трактуется как «сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления».
• В документоведении и архивоведении термин «документная информация» используется в значении «имеющая отношение к документу».
• Документальная информация – это информация, «основанная на документах, на фактах, свойственная документу», то есть наиболее объективная и достоверная.В нашем исследовании мы будем пользоваться термином «документированная информация».

«Документированная информация – зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель».

Это определение, данное законом. Аналогично документированная информация определяется в терминологическом стандарте по делопроизводству и архивному делу: «зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать».Мы рассмотрели точки зрения на свойства документированной информации, сформировавшиеся в книговедческих науках, документоведении и архивоведении.

Попытки анализа свойств документированной информации представителями книговедческих наук либо сводились к общим свойствам информации как таковой, либо к свойствам книги. В работах, посвященных теоретическим проблемам архивоведения, внимание уделяется, в основном, свойствам «документной ретроспективной информации».На начальном этапе развития документоведения М.П.

Илюшенко, Я.З. Лившиц и Т.В. Кузнецова отмечали, что документированная информация обладает свойствами объективности, достоверности, оптимальности и актуальности. Позднее М.П. Илюшенко дополнила этот перечень такими свойствами как фиксированный характер, ценность, определенность – неопределенность, полнота, доступность, недостаточность – избыточность, новизна, возраст, своевременность, периодичность.М.В.

Ларин считал, что использовать документированную информацию в процессах управления позволяют такие ее свойства как: 1) материализация информации, 2) фиксация, 3) идентификация, 4) доказательная (юридическая) сила, 5) подлинность, 6) доступ к информации, 7) авторство, 8) право собственности.При всей значимости проделанной документоведами работы по изучению свойств документированной информации нельзя не отметить, что они ограничивались управленческими документами.Наиболее полный анализ свойств документированной информации проделал Н.С.

Ларьков. В дополнение к уже выявленным ранее исследователями свойствам документированной информации он называет такие ее свойства как атрибутивность, функциональность, инвариантность, бренность, транслируемость, мультипликативность, рассеяние, дискретность, качество, защищенность, эргономичность, адекватность (определенность).Однако некоторые выводы Н.С.

Ларькова представляются спорными. Так, например, свойства инвариантности, транслируемости, рассеяния, отнесенные им к свойствам документированной информации, на наш взгляд, являются общими свойствами информации как таковой.Переосмыслив предшествующий опыт изучения свойств документированной информации, приходим к некоторым собственным выводам, которые позволяют сделать ряд уточнений и дополнений по этому вопросу.

Полагаем, что документированной информации присущи следующие свойства: 1) объективация (фиксированность); 2) первичность; 3) фактичность (документальность); 4) объективность (субъективность); 5) достоверность (недостоверность); 6) неизменность (стабильность, константность); 7) темпоральность (оперативность, ретроспективность, перспективность); 8) актуальность (потенциальность); 9) ценность; 10) систематичность; 11) структурность; 12) оптимальность (избыточность, недостаточность); 13) дискретность; 14) объем; 15) эргономичность.Объективация – одно из сущностных свойств документированной информации.

В процессе фиксации на материальном носителе информация становится доступной восприятию, материализуется, объективируется. Документированная информация – это первично зафиксированная информация о явлениях, событиях, фактах объективной реальности. Свойство первичности сообщает документу статус первоисточника информации, по которому ее всегда можно уточнить, проверить.Документальность – свойство, обусловленное фактичностью документированной информации.

Фактичность означает требование документальной точности. Фактография – это «описание фактов без всякого их анализа, обобщения, освещения». Из этого следует, что документ – бесстрастный регистратор реальности.Объективность означает представление объекта так, как он существует сам по себе, независимо от субъекта.

Правилами документирования предусматривается объективная запись информации в документе. Хотя абсолютная объективность недостижима ни в одной области. Документ – форма отражения объективной реальности сквозь призму субъективности составителя документа.Достоверность документированной информации обеспечивается удостоверяющими ее реквизитами, то есть формуляром документа.

Отсутствие этих реквизитов делает документированную информацию недостоверной. Неизменность (стабильность, константность) документированной информации является гарантией ее достоверности. «Темпоральность (от англ. tempora – временные особенности) – временная сущность явлений, порожденная динамикой их особенного движения, означает, что явление относится к некому временному плану (прошлому, настоящему или будущему).

В документоведении и архивоведении свойство темпоральности раскрыто через учение о видах социальной информации: оперативной (текущей), перспективной (относящейся к будущему) и ретроспективной (относящейся к прошлому).Актуальность можно рассматривать как свойство документированной информации и как ее состояние.

1. Документированная информация может находиться в двух состояниях: актуальном и противоположном ему потенциальном.
2. Актуальной может быть как оперативная, так и перспективная и ретроспективная документированная информация.
3. Оперативная и перспективная документированная информация наделяется свойством актуальности изначально, в процессе создания документа.

Ретроспективная информация – это информация, которая утратила свойство актуальности, но сохраняет его как потенциальное, до того момента, когда информация снова будет востребована.Ценность документированной информации связана с рядом других ее свойств, прежде всего с актуальностью, объективностью и достоверностью.

• Ценность выявляется лишь в акте взаимодействия субъекта и объекта, то есть в процессе использования документированной информации.Систематичность означает следование определенной системе, определенный порядок в расположении и связи частей чего-нибудь.
• Документированная информация – это информация всегда упорядоченная, систематизированная по определенным правилам.

Упорядоченность и систематизация документированной информации обеспечивают еще одно важное ее свойство – оптимальность. Это свойство означает то, что для решения определенных задач посредством конкретного документа определяется необходимое и достаточное количество информации методом унификации его текста и формуляра.

Противоположное оптимальности свойство – избыточность документированной информации, которая является следствием несоблюдения установленных правил документирования.Свойство дискретности мы понимаем как присущее документированной информации свойство фрагментарного отражения реальности при неизменности и целостности как самой информации, так и носителя, на котором она зафиксирована.Документированная информация характеризуется таким свойством как объем.

Информация записывается на носитель, документируется в объеме, определенном правилами документирования. Объем записи информации письменных документов устанавливается нормативно количеством знаков, строк, страниц документа. Для технотронных документов объем записи устанавливается техническими характеристиками носителя и записывающих устройств.Важным свойством документированной информации является ее эргономичность, под которой подразумеваются адекватность психическим и физиологическим возможностям человека при сенсорном ее восприятии.Определенными свойствами обладает формуляр документа, форма организации документированной информации на носителе или внутренняя его форма.

1. В научной литературе свойства формуляра документа отдельно не рассматривались.
2. Мы полагаем, что формуляру документа присущи следующие свойства: 1) унификация; 2) систематичность; 3) стабильность (неизменность, константность); 4) нормативность; 5) подлинность (оригинальность); 6) эстетичность; 7) эргономичность; 8) конвенциональность.Унификация – имманентное свойство документа.

Оно обусловлено повторяемостью действий, фиксируемых в документе. Результатом унификации является унифицированная форма документа, которая представляет собой систему упорядоченных реквизитов, способствующих выполнению действий, и отражающих связи документа с системой документации, документной или информационной системой.Формуляр конкретного документа не может быть изменен.

Изменения, внесенные в формуляр документа, либо превращают его в новый документ, либо приводят к прекращению его существования, лишают юридической силы, делают его недействительным. Поэтому формуляр документа характеризуется свойством стабильности, неизменности, константности. Формуляр определенного вида документа устанавливается нормативно: либо обычаем, что тоже есть норма, либо нормой права.Соблюдением требований к формуляру обеспечивается одно из сущностных свойств документа – подлинность (оригинальность).

Слово «оригинал» происходит от латинского слова «originalis» и означает – первоначальный, самобытный. Как синоним этого слова употребляется слово «подлинник», что в переводе с латинского означает достоверный.Через формуляр документа может проявляться его маркетинговое свойство эстетичности.

Эмблема, шрифты, интервалы и даже чернила собственноручной подписи руководителя – все влияет на восприятие документа адресатом и создает впечатление о финансовой состоятельности, деловой и информационной культуре автора документа.Эргономичность формуляра способствует быстроте и удобству восприятия документа, скорости его обработки.Исторически сложившийся формуляр документа является результатом договоренности субъектов социальных отношений о признании за документом статуса объективного регистратора действительности, инструмента доказательства явлений, событий, фактов, регулятора общественных отношений.

В этом состоит свойство конвенциональности.Рядом специфических свойств документ обладает как целостный информационный и вещественный объект, как социальный феномен. К таким свойствам, на наш взгляд, относятся: 1) феноменальность; 2) причинность; 3) целесообразность; 4) предметность; 5) структурность; 6) унификация; 7) фактичность (достоверность); 8) аутентичность (подлинность); 9) актуальность; 10) нормативность (юридическая сила); 11) легитимность; 12) целостность (стабильность константность, неизменность); 13) доказательность; 14) ценность; 15) качество; 16) пригодность для использования; 17) доступность; 18) систематичность; 19) темпоральность; 20) символичность; 21) конвенциональность.Феноменальность документа выражается в том, что он представляет собой доступное человеческому познанию и восприятию явление предметного мира (феномен), причем документ – исключительный социальный феномен, появившийся как инструмент регулирования социальных отношений.Свойство причинности проявляется в процессе документирования, которому предшествует волевое решение о создании документа, обусловленное той или иной целесообразностью, объективной необходимостью.Документ представляет собой материальный объект, предмет, вещь.

Документ материален и предметен даже в том случае, когда не является автору или пользователю в традиционной материальной форме, так как документирование – это запись информации на различных материальных носителях по установленным правилам.Документ представляет собой материальный объект со сложной композиционной и информационной структурой.

Некоторые виды документов соединяют в себе нескольких документов, созданных разными способами документирования. Записанная на материальном носителе информация документа структурна как в формулярной, так и в содержательной части. Структура записи в документе, как правило, унифицирована.

Унификация как имманентное свойство, присуща не только официальным, но и документам личного происхождения.Фактичность документа, фиксирующего информацию о явлениях, событиях, фактах объективной действительности, означает соответствие требованиям документальной точности.Аутентичный в переводе с греческого (authentikos) – подлинный, исходящий из первоисточника.

Свойство аутентичности документа означает, что «создатели документов уполномочены на это и идентифицированы, а документы защищены от несанкционированного использования». Аутентичность документа обеспечивается его формуляром.Формуляр документа актуализирует записанную информацию (содержание), превращая ее в действие.

Как правило, он является типовым или примерным – образцом, то есть нормой, которая адресована составителям документа, и обеспечивает атрибутивное свойство документа – юридическую силу. Юридическая сила документа – это установленная законодательством обязательность документа для его адресатов, которые будут основывать на нем свои действия.

Юридическая сила обеспечивается требованиями законности и формальными требованиями. Требования законности предполагают соответствие законодательным и правовым актам и компетенции органа, издавшего документ. Формальные требования – это требования к оформлению реквизитов документа, то есть к его формуляру.

Юридическая сила электронных документов обеспечивается электронно-цифровой подписью.Легитимность документа означает, что «демонстрируемое представление документа содержит параметры, объективно подтверждающие правомерность используемых на протяжении жизненного цикла документа технологий».Документ характеризует свойство целостности (стабильности, константности, неизменности).

Неизменность – ключевая характеристика документа, признанная мировой практикой. Форма и содержание документа остаются неизменными (целостными) в течение всего его жизненного цикла, в противном случае он теряет свой статус или превращается в другой документ.

1. Электронные документы в отличие от традиционных характеризуются не физической, а логической целостностью.Доказательность – сущностное свойство документа, которое связано со всеми ранее перечисленными свойствами, особенно со свойствами фактичности, нормативности, неизменности.
2. Из всех созданных человеком информационных объектов изначально наделяется свойством доказательности явлений, событий, фактов объективной реальности только документ.Ценность как категория имеет несколько значений: 1) цена, стоимость; 2) важность, значение; 3) ценный предмет, явление.

Свойство ценности документа проявляется в каждом из них. Документ имеет ту или иную цену (стоимость) тогда, когда становится объектом купли-продажи, выступает как товар. Причем объектом купли-продажи становятся не только документальные памятники, раритеты, но и оперативные документы, в основном, предоставляющие определенные права личности.

• Ценность документа может определяться его значимостью, важностью документированной информации.
• Чем в большей мере информация помогает достижению цели, тем более ценной она является.
• Главными критериями ценности документа являются его подлинность и достоверность.
• Эти свойства документ сохраняет как в оперативной, так и в архивной стадии жизненного цикла.Качество – философская категория, отображающая существенную определенность вещей и явлений реального мира.

В документоведении качество документа определяется как совокупность формальных и содержательных характеристик документа, обеспечивающих выполнение им своих функций.Пригодным для использования является документ, который можно локализовать, найти, воспроизвести и интерпретировать.

1. При воспроизведении он должен отражать связи с деловой деятельностью или операцией, в результате которой он был создан.
2. Документ должен предоставлять возможность его идентификации в контексте деловой деятельности и функций.Свойством доступности документ наделяется в процессе его создания, оформления.

Так, например, на степень доступности информации организационно-распорядительного документа указывает такой реквизит как «гриф ограничения доступа к документу». При отсутствии такого грифа доступ к документу не ограничен. Ограничение доступа к документу может быть установлено на стадии архивного хранения.Документ – это информационная микросистема.

В то же время любой документ является частью другой системы более высокого уровня: системы документации, документной системы, информационной системы, документального фонда страны.Темпоральность (временность) документа проявляется в таких понятиях как «жизненный цикл документа», «дата документа», «срок действия документа», «срок исполнения документа», «срок хранения документа».

Свойство темпоральности определяет такие статусы документа как оперативный документ, ретроспективный документ, архивный документ. К темпоральным свойствам относится конечность документа, так как жизненный цикл документа конечен.Документ имеет символическое значение первоисточника достоверной информации о явлениях, событиях, фактах объективной реальности.

• Документ является результатом договоренности между людьми о его символической роли как инструмента регулирования социальных отношений, прежде всего – правовых.
• Документ – конвенциональная форма представления первичной и достоверной информации о явлениях, событиях, фактах объективной реальности, которая может быть использована как доказательство и как инструмент действия.Проблема функционального анализа, как и другие проблемы теории документа, впервые была поставлена основоположником документоведения К.Г.

Митяевым. Ученым было установлено важное теоретическое положение о том, что содержание и форма документов в значительной мере определяются их функциями.На начальном этапе развития документоведения сформировалось понимание функции документа как его целевого назначения.М.П.

Илюшенко, Т.В. Кузнецова и Я.З. Лившиц выделили следующие функции документа: информационную, социальную, коммуникативную, культурную, управленческую, правовую, учета и исторического источника. При этом основной функцией документа была названа информационная. Эта классификация функций документа на долгие годы закрепилась в теории документоведения.В современной научной мысли проблема функционального анализа документа, как и познания документа в целом, решается, в основном, с позиций двух подходов: книговедческого и документоведческого (архивоведческого).

Анализ работ авторов книговедческого направления привел нас к выводу о том, что все попытки выявить общие функции документа и книги сводятся, преимущественно, к анализу книги, как информационного объекта, наиболее знакомого исследователям в силу их профессиональной деятельности и интересов.Занимающие промежуточную (документологическую) позицию между документоведением и книговедением Н.С.

Ларьков и Е.А. Плешкевич также не обошли вниманием этот вопрос. Функциональный анализ документа Н.С. Ларькова спорен в части выделенных им первичных и вторичных функций. Например, художественно-эстетическую функцию документа мы бы отнесли к разряду вторичных, а не первичных функций. Она имеет отношение к эстетике фирменного бланка и формуляра документа, но не влияет на его использование как социального инструмента.Е.А.

Плешкевич отождествляет понятия «свойство» и «функция», а это не одно и то же. Кроме того, Е.А. Плешкевич ограничивает контекст функционирования документа рамками «информационно-документационной системы».Архивоведение и источниковедение занимаются анализом функций документа с точки зрения вопроса о его происхождении и в контексте изучения проблемы социальной памяти.

Функциональный анализ документа помогает в решении практических задач экспертизы ценности, фондирования документов и классификации исторических источников.В документоведении функциональный анализ документа остается одним из ключевых вопросов теории. В одной из недавних работ А.Н. Сокова называет в качестве основных следующие функции документа: 1) фиксация, сохранение и многократное транслирование зафиксированной информации; 2) материализация, осуществление каких-либо действий, процессов, которые находят выражение только в документе; 3) доказательство наличия того или иного действия, события.

Атрибутивной функцией документа она считает функцию доказательства.Ввиду того, что в процессе функционального анализа документа некоторые исследователи не делают различий между функциями, признаками и свойствами документа, необходимо внести ясность в этот вопрос, опираясь на философское понимание категории «функция».

Согласно этому пониманию, функция существует только в неразрывном единстве со связью соответствия, а детерминизм и функциональность органически связаны как содержание и форма.Существующая рассогласованность в функциональном анализе документа, как нам представляется, имеет корни в методологических подходах к его познанию.

В 1960-1970-е гг. функциональный анализ документа проводился в рамках информационного подхода. В 1990-е гг. представители книговедческого направления опирались на коммуникационный подход. Мы проведем функциональный анализ документа на основе системного и деятельностного подходов.

Деятельностный подход позволяет представить социальные институты и человека как систему действий. Документ же является отражением действий, которые в основе своей повторяются.Для выяснения вопроса о функциях документа будем опираться на сложившееся в документоведении и архивоведении понимание функции документа как его целевого назначения и как взаимосвязи с другими явлениями.

В качестве таких явлений мы рассматриваем отраженную в содержании документа объективную реальность (действие, факт) – контент, социальную среду функционирования документа (систему) – контекст, а также субъекты действия (взаимодействия). В качестве контекста документа обычно подразумевается организационная или управленческая среда.

1. Мы рассматриваем функции документа в контексте социальной среды, под которой подразумевается общество как упорядоченная система, и функциональной системы в пределах всеобщей системы общества.Функциональный анализ документа мы выстраиваем на основе теории рационального действия Ю.
2. Хабермаса, которая в современной социологии признается как единственная, обладающая возможностью интегрировать различные парадигмы.

Данная теория различает целерациональное действие (работу, труд) и коммуникативное действие (социальное, символическое взаимодействие). Если задача целерационального действия — добиться поставленной цели, то коммуникативное действие направлено на достижение понимания в процессе общения (коммуникативного понимания).

Документ возникает для выполнения целерационального действия как его орудие, инструмент. В цивилизованном мире осуществить целерациональное действие без документационного обеспечения невозможно. Коммуникативное действие может быть осуществлено и без документа или посредством других информационных объектов, не являющихся документами.Исходя из социологического понимания функции как совокупности действий, направленных на удовлетворение потребностей системы, функции документа как инструмента целерационального действия можно подразделить на атрибутивные (сущностные, неизменяемые) и системные.

Атрибутивными функциями документа являются информационная и инструментальная. Информационная функция выражается через объективацию информации о социальной реальности (явлениях, событиях, фактах) в форме документа. Инструментальная функция документа проявляется, прежде всего, в том, что документ используется как средство доказательства явлений, событий, фактов объективной реальности, а также как инструмент осуществления действия, прежде всего, целерационального.

Эти функции являются общими для всех документов. Они позволяют использовать документ как инструмент регулирования социальных отношений, социального проектирования и социальных технологий. Все остальные функции (системные) являются производными от сущностных (атрибутивных) в зависимости от контекста (системы) функционирования или использования документа.

Системные функции документа совпадают с функциями системы, поскольку документ создается для осуществления целерационального действия в функциональной системе.Таким образом, признаки, свойства и функции документа – разные, но взаимосвязанные понятия. Признаки позволяют идентифицировать документ среди множества других информационных объектов.

1. Свойства определяют сущностные характеристики документа и наделяют его способностью выполнять атрибутивные и системные функции, детерминированные контекстом его происхождения, бытования и использования.Dvoenosova G.A.
2. Signs, attributes and functions of document: rationalization experienceАннотация / Annotation В статье предпринята попытка рационализации понятий «признаки документа», «свойства документа» и «функции документа» на основе философского, системного и деятельностного подходов.

Рассматриваются свойства материального носителя документированной информации, свойства информации и формуляра документа, свойства и функции документа как целостного информационного и материального объекта и как инструмента целерационального действия.In the article the author makes an attempt at rationalizing such notions as «signs», «attributes» and «functions» of the document on basis of philosophical systematic approach.

Characteristics of the material data medium, information and document’s form, attributes and functions of the document as an integral information and material object and the rational action tool are also considered here.Ключевые слова / KeywordsПризнаки документа, свойства документа, документированная информация, документальная информация, атрибутивные функции документа, системные функции документа.

Signs of the document, characteristics of the document, documentary information, documental information, attributive functions of the document, system functions of the document.ДВОЕНОСОВА Галина Александровна – заведующая кафедрой документоведения Казанского государственного энергетического университета, кандидат исторических наук, доцент, г.
Читать в источнике

Когда копия документа приобретает юридическую силу?

Оформление юридически значимых документов и ответственность Оформление юридически значимых документов и ответственность Эффективность работы предприятия, результативность бизнеса зависят в основном от того, как организована деятельность этого предприятия, насколько четко определен круг вопросов, которые решает каждое подразделение, насколько верно с точки зрения производственных интересов установлены права и обязанности каждого сотрудника и полномочия должностных лиц, какова система принятия решений и исполнения этих решений и каков порядок организации документооборота.

Юридически значимые документы можно подразделить на следующие виды: — внешние — необходимые для обеспечения деятельности предприятия, для отчетности перед государственными органами, исполнения положений законодательства и пр.; и внутренние — локальные акты, обязательные для исполнения внутри предприятия, обычно не подлежащие разглашению; — подлинники — документы с оригинальными подписями и печатями организации; и копии (факсимильные или свободные) — документы, созданные с помощью ксерокопировальной техники, оформленные в должном порядке (нотариальное заверение, печать предприятия и пр.); — по направлениям деятельности (различные виды договоров): гражданско-правовые договоры, протоколы разногласий, трудовые договоры и пр.; — письма: гарантийные письма, расписки и пр.; — доверенности; — документы на бумаге и электронные документы.

Современная правовая система предусматривает необходимость составления большого количества документов как в бумажном, так и в электронном виде. Без этих документов бизнес-процессы будут некорректны, а в некоторых случаях законодательством прямо запрещено упускать составление и подачу документов в соответствующие органы на регистрацию.

Один из основных внешних юридически значимых документов предприятия — устав, Федеральное законодательство предусматривает необходимость создания устава предприятия при государственной регистрации (ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», ФЗ «Об акционерных обществах»). Более 50 % зарегистрированных уставов представляют собой типовую форму, дублирующую закон, в реальности не имеющую отношения к деятельности предприятия.

Рассмотрим порядок заполнения устава в соответствии с ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью».П.2 ст.12 ФЗ «Об ООО» содержит перечень требований к содержанию устава:

полное и сокращенное фирменное наименование общества; сведения о месте нахождения общества; сведения о составе и компетенции органов общества, в том числе о вопросах, составляющих исключительную компетенцию общего собрания участников общества, о порядке принятия органами общества решений, в том числе о вопросах, решения по которым принимаются единогласно или квалифицированным большинством голосов; сведения о размере уставного капитала общества; права и обязанности участников общества; сведения о порядке и последствиях выхода участника общества из общества, если право на выход из общества предусмотрено уставом общества; сведения о порядке перехода доли или части доли в уставном капитале общества к другому лицу; сведения о порядке хранения документов общества и о порядке предоставления обществом информации участникам общества и другим лицам; иные сведения, предусмотренные настоящим Федеральным законом; иные положения, не противоречащие настоящему Федеральному закону и иным федеральным законам.

При регистрации налоговая инспекция рассматривает указанные моменты и наличие их в уставе. Если они отсутствуют, то возможные последствия — отказ в регистрации и повторная процедура подачи документов. Другими важнейшими документами предприятия являются всевозможные протоколы/решения, например, о назначении руководителя и пр.

1. Можно привести следующее определение протокола: организационно-распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.
2. Документ о назначении руководителя должен быть должным образом оформлен, содержать подписи (подпись) учредителей (-я) и печать предприятия.

В случае если предприятие является дочерним по отношению к иностранному юридическому лицу, документ обязан быть должным образом легализован (в большинстве случаев необходим апостиль (для присоединившихся к Гаагской конвенции стран, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов, от 5 октября 1961 г.)).

Без документа о назначении руководителя не проводится ни одно нотариальное действие, связанное с деятельностью предприятия. Протокол, как правило, ведется во время заседания. В тех случаях, когда заседание стенографируется, протокол может составляться после расшифровки. Вести протокол должен секретарь или специально обученное лицо.

От квалификации этого человека, его умения вникнуть и разобраться в существе рассматриваемых вопросов зависит качество записи выступлений. Поэтому назначение лица, ведущего протокол, является ответственной частью подготовки заседания. Протокол оформляется по форме общего бланка.

1. Основная часть текста протокола строится по разделам, соответствующим пунктам повестки дня.
2. По каждому пункту могут быть следующие части: СЛУШАЛИ ВЫСТУПИЛИ РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ) Указанные слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки, после этих слов ставится двоеточие.
3. Слово СЛУШАЛИ начинает раздел по каждому пункту повестки дня.

Оно пишется на одной строке вслед за цифрами, обозначающими порядковый номер вопроса. Фамилия и инициалы докладчика и выступавших в прениях указываются с новой строки — с абзаца. Тезисы и содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа.

• Если имеются тексты (или тезисы) докладов и выступлений, эти тексты не записываются в протокол, а через тире после фамилии докладчика или выступившего ставится: «Текст доклада (выступления, сообщения) прилагается».
• Любой документ предприятия возможно предоставить в виде должным образом оформленной копии, которая во многих случаях имеет силу оригинала.

Все виды копий не имеют юридической силы, если они не получили специального удостоверения. Это, например, нотариально заверенные копии или дубликат документа — повторный экземпляр подлинника, имеющий юридическую силу, который обычно выдается при утере документа (например, копия утерянного устава предприятия и пр.).

Копии, оформленные с ошибками, не будут иметь юридической силы, полежат возврату и переоформлению. При нотариальном заверении необходимо обращать внимание на то, что штамп «копия» должен стоять над текстом документа. Общение между предприятием и третьими лицами проходит обычно в порядке письменного обмена информацией.

Письма, отправляемые сотрудниками и руководством предприятия, имеют юридическое значение в некоторых случаях. Например, подписанное уполномоченным лицом гарантийное письмо с обязательством уплатить определенную сумму, ответы на запросы государственных органов и пр.

Указанные письма могут быть составлены в любом формате, но должны обязательно содержать дату, наименование адресата, подпись уполномоченного лица. Письма, оформленные не должным образом, содержащие недостоверную или ложную информацию, при ответе государственным органам могут быть основаниями для внеплановых выездных проверок.

Официальные письма пишутся в основном на специальных фирменных бланках. Для таких бланков установлен комплекс обязательных элементов (реквизитов), которые должны располагаться в определенном порядке. Бланк официального письма представляет собой лист бумаги с воспроизведенными типографским способом постоянными элементами.

Можно сказать, что официальное письмо состоит из «рамы» письма и основного текста и содержит помимо основного текста информацию об адресанте: полное и сокращенное название организации-отправителе, почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, факса и телетайпа, номер того письма или телеграммы, которые послужили поводом для переписки, и многое другое.

Деловое письмо непременно должно содержать набор обязательных реквизитов, которые можно определить как обязательные признаки, установленные законом или положениями для отдельных видов документов. Состав и расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должны соответствовать ГОСТу 6.38-90.

Единственным документом из внутренних документов предприятия является официальное письмо, на котором не ставится название вида документа. Все остальные документы имеют названия, например: «Приказ», «Акт», «Решение», «Докладная записка» и т.д. Согласно ГОСТу 6.38-90 изображение Государственного герба помещается на бланках писем государственных учреждений.

Наименование организации — адресанта документа — дается в полном и сокращенном виде, например: Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела — ВНИИДАД. Необходимо соблюдать культуру написания письма и обращения к адресату.

1. Например, сокращать названия организаций произвольно нельзя.
2. Сокращенные наименования организаций образуются тремя способами: по первым буквам слов, входящих в наименования, например, ФНС (Федеральная налоговая служба); аббревиатуры пишутся слитно, и буквы в них не разделяются точками; по начальным слогам букв, входящих в наименования, например, ВНИИМАШ.

Названия учреждений сокращаются только в том случае, если сокращенное название указано во входящем официальном документе. Почтовый адрес относится к обязательным реквизитам официального письма. Практически любой документ, имеющий юридическое значение, должен содержать подпись руководителя или уполномоченного лица.

1. Полномочия передаются от руководителя путем оформления соответствующего документа — доверенности.
2. Доверенность может быть нотариально заверенной или составленной в простой письменной форме.
3. Срок доверенности не может превышать трех лет, доверенность, в которой не указана дата ее совершения, ничтожна (ст.186 ГК РФ).

Основные требования к доверенности содержатся в Гражданском кодексе РФ (глава 10). Гражданское законодательство дает следующее определение доверенности: письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами (ст.185 ГК РФ).

1. При совершении сделки неуполномоченным лицом (ст.183 ГК РФ) такая сделка считается совершенной в пользу заключившего ее лица (при отсутствии одобрения такой сделки лицом, выдавшим доверенность).
2. Документооборот предприятия возможно вести в двух формах: либо в бумажном, либо в электронном виде.
3. Зачастую данные виды ведения документооборота существуют на предприятии параллельно: например, договоры заключаются в письменном виде, а налоговая отчетность — в электронном виде.

Документ, полученный из автоматизированной информационной системы, в соответствии с законом приобретает юридическую силу после подписания должностным лицом в порядке, установленном законодательством Российской Федерации. Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, напрямую зависит от наличия электронной цифровой подписи.

Юридическая сила ЭЦП признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования. Право удостоверять идентичность электронной цифровой подписи осуществляется в Российской Федерации на основе лицензии.

Порядок движения документов в организации закрепляется в схемах прохождения документов, которые разрабатываются службой документационного обеспечения или секретариатом и утверждаются руководством организации. При функционировании системы автоматизированной обработки информации в схемы должны быть включены вычислительные центры и все пункты обработки документов с помощью средств вычислительной техники.

Организация документооборота в условиях применения средств вычислительной техники должна обеспечивать совместимость ручной и автоматизированной обработки документов. Порядок обработки поступающих документов. Документы, поступающие в организацию, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

На полученном документе проставляется регистрационный штамп. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

1. Рассмотрение осуществляется на основании оценки содержания документов, на основании установленного в организации распределения обязанностей.
2. При отсутствии предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно в структурные подразделения или должностным лицам.

При функционировании документооборота предприятия необходимо учитывать указанные в данной статье моменты, относящиеся к составлению документов, и ответственность за возможные ошибки, превышения полномочий. Есения Ковалева, Читать подробнее: Оформление юридически значимых документов и ответственность
Читать в источнике