Какие Виды Документов Вы Знаете Назовите Их?

Какие виды документов существуют? —

Какие виды документов существуют? В деловых документах обычно указывается тип документа, а также заголовок, отражающий содержание документа. Тип документа определяется жанром и речевой ситуации:

организация – организация (деловые письма, рекламации) внутри организации (протокол, акт, приказ) человек – организация (заявление, резюме) организация – человек (приказ, должностная инструкция, доверенность)

Читать в источнике

Какие виды документов?

Виды документов и их классификация в делопроизводстве

Читать в источнике

Что такое документы и их виды?

Документ – это материальный носитель, содержащий какую-либо информацию. Обычно подразумевается, что она выражена в текстовом виде, хотя существуют фотодокументы, видео- и аудио-. От обычного текста он отличается наличием реквизитов. К ним относятся:

Название (заявление, распоряжение, отчёт).Дата создания.Автор, адресат.Подпись, резолюция.

Классификация документов обширна. По логике документооборота они делятся на:

Внутренние (используемые внутри компании).Входящие (полученные от контрагентов).Исходящие (созданные компанией и направляемые контрагентам).

Существует классификация по назначению:

Организационные (распорядок дня, устав организации).Информационные (заявление, справка).Бухгалтерские (платёжное поручение, акт оказанных услуг).Коммерческие (договор купли-продажи, договор на оказание услуг).Распорядительные (приказ, решение).

В любой организации многообразие типов документов вызывает необходимость их классификации и учета с целью оптимизации документооборота.
Читать в источнике

Что из себя представляет документ?

Dokument, далее от лат. documentum — образец, свидетельство, доказательство) — это зафиксированная на материальном носителе информация в виде текста, звукозаписи или изображения с реквизитами, позволяющими её идентифицировать.
Читать в источнике

Как называются элементы оформления документа?

Сам документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами. Поскольку появляется профессиональный термин реквизит, раскроем его содержание. В ГОСТ 351141-98 на термины и определения реквизитом документа называется «обязательный элемент оформления официального документа ».
Читать в источнике

Какой первый документ?

Первый документ. Свидетельство о рождении (М.
Читать в источнике

Как делятся документы по назначению?

Классификация документов в бухгалтерском учете В организациях совершаются самые разнообразные хозяйственные операции. Для их оформления применяются и различные по форме и содержанию документы. Чтобы лучше уяснить их назначение и порядок заполнения, а также обеспечить правильное их применение, необходима классификация документов по однородным признакам.

• Бухгалтерские документы классифицируются по следующим признакам: назначению, порядку отражения операций, способу охвата хозяйственных операций, количеству учетных записей, месту составления, по степени использования средств механизации (автоматизации).
• По назначению документы делят на распорядительные, оправдательные (исполнительные), бухгалтерского оформления и комбинированные.

Распорядительные документы содержат, задание руководителя организации или других лиц о совершении определенных хозяйственных операций. Распорядительные документы служат, например, основанием для приема и выдачи денег и материальных ценностей. Так, получить деньги с расчетного счета в банке можно только при наличии письменного распоряжения руководителя организации и главного бухгалтера.

К распорядительным документам относятся доверенность на получение товарно-материальных ценностей, чек на получение наличных денег с расчетного счета, платежное поручение на перечисление денежных сумм в банке в порядке, наряд на сдельную работу и т.п. Оправдательными (исполнительными) документами оформляют уже произведенные операции, т.е.

они подтверждают факт совершения операции, поэтому служат бухгалтерии основанием для отражения в учете совершенных операций. Для материально ответственных лиц эти документы являются оправданием в получении или расходовании товарно-материальных ценностей и денежных средств.

• К таким документам относятся приемные акты, квитанции, накладные, платежные требования, ведомости и др.
• Документы бухгалтерского оформления составляются работниками бухгалтерии, чтобы по данным распорядительных и оправдательных документов подготовить дальнейшие учетные записи, облегчить и ускорить их.
• К ним относятся накопительные ведомости распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов, ведомости начисления амортизации, расчет торговых скидок (накидок) в торговле, другие справки и расчеты, составляемые бухгалтерией.

Комбинированные документы сочетают признаки распорядительных, оправдательных и документов бухгалтерского оформления. Такие документы являются и распоряжением на совершение конкретной хозяйственной операции, и ими оформляют уже совершенную операцию. Иногда они содержат также указание о порядке отражения операции на бухгалтерских счетах.

1. К комбинированным документам относятся авансовый отчет, требование на отпуск материалов со склада, расходный кассовый ордер и др.
2. Применение комбинированных документов широко распространено в практике бухгалтерского учета, так как это уменьшает количество учетных записей, облегчает бухгалтерскую обработку документов, делает их более обозримыми, сокращает затраты труда и расходы на бумагу.
3. По объему отражения операций документы бывают первичными и сводными.

В первичных документах непосредственно оформляются хозяйственные операции, они являются первым свидетельством об их осуществлении. Это чек на получение денег из банка, требование на отпуск материалов со склада, акт о ликвидации, платежное требование и др.

• Сводные документы отражают операции, уже зафиксированные в первичных документах.
• Заполняются они на основании ранее составленных первичных документов путем обобщения их данных.
• К сводным документам относятся авансовый отчет, ведомости распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов, товарный отчет, кассовый отчет материально ответственных лиц, реестры платежных требований и др.

Сводные документы, так же как и комбинированные, имеют большое значение для сокращения учетных записей. Например, вместо записей по каждому документу делается общая запись по итогу сводной ведомости или товарному отчету (на общую сумму поступления или расхода товаров).

Сводный документ, представляя собой сводку первичных документов, обобщает и укрупняет их показатели и тем самым дает возможность уменьшить количество учетных записей на счетах. По степени охвата хозяйственных операций документы делятся на разовые и накопительные. Разовые документы оформляют одну или несколько хозяйственных операций, записываемых в документ одновременно.

После составления на их основании делаются бухгалтерские записи. К таким документам относятся требования, накладные, платежные требования, чеки, кассовые ордера, акты и др. Накопительные документы составляют постепенно на протяжении определенного периода (дня, декады, месяца) для отражения однородных, систематически повторяющихся операций.

Накопительные документы окончательно оформляются по истечении установленного периода, после чего их передают в бухгалтерию для записей. К таким документам относится лимитно-заборная карта. На ее основании отпускаются материалы со склада в производство. Она выписывается на каждый номенклатурный номер (вид) потребляемых материалов и содержит данные о лимите отпуска этих материалов в производство.

Сравнивая данные фактического отпуска материалов с установленным лимитом, постоянно контролируют потребление материалов в производство. Применение накопительных документов значительно уменьшает количество выписываемых документов и упрощает технику бухгалтерского учета.

• Такие накопительные записи по счетам раз в месяц на основе общих итогов однородных документов находят все большее распространение в бухгалтерской практике.
• По количеству учетных записей документы делятся на однострочные и многострочные.
• Однострочный документ отражает, например, операцию прихода или расхода одного вида материалов.

Многострочный документ содержит несколько позиций, например видов материальных ценностей. Такими документами оформляют операции по труду и заработной плате, например наряд на отдельную работу, который может быть и однострочным, и многострочным. Многострочные документы сокращают количество записей при составлении документов, уменьшают потребность в бумаге для изготовления счетных бланков.

Эти документы более рациональны и при обработке с помощью ПЭВМ. Все общие реквизиты записываются в документе, а затем обрабатываются один раз. Документы можно классифицировать и по другим признакам, например по месту составления и степени использования средств механизации (автоматизации). По месту составления различаются документы внутренние и внешние.

Внутренние документы составляются в данной организации. К ним относится основная масса документов организации, например, кассовые ордера, накладные, акты, авансовые отчеты, ведомости, требования и др. Внешние документы составляются в других организациях и поступают в данную организацию, например счета-фактуры, платежные требования, выписки банка с расчетного счета, платежные поручения и др.

По степени использования средств механизации (автоматизации) документы делятся на заполняемые ручным способом, частично заполняемые на ПЭВМ, полностью заполняемые на ПЭВМ. В настоящее время в некоторых организациях еще значительное количество документов заполняется вручную. В бухгалтерском учете каждый документ имеет свое назначение, поэтому относится одновременно к различным классификационным группам.

Например, счет-фактура (накладная) поставщика на закупленные у него материалы является оправдательным и в то же время первичным, разовым и внешним документом.

1. Приходный кассовый ордер — комбинированный, первичный, разовый, однострочный и внутренний документ.
2. Таким образом, с точки зрения различных признаков классификации каждый документ относится к соответствующей группе.
3. Классификация документов по признакам дает возможность правильно понять их содержание и назначение в,

Читать подробнее: Классификация документов в бухгалтерском учете
Читать в источнике

Какие виды документов различают по месту составления?

Как классифицировать документы в компании? — Documentolog Все документы в организации можно классифицировать по следующим признакам:

видам деятельности, наименованию, способу фиксации информации, месту составления, степени сложности, степени гласности (секретности), срокам исполнения, юридической силе, стадиям создания, происхождению, срокам хранения, степени обязательности, степени унификации, характеру содержания.

По видам деятельности (или назначению) документы подразделяются на научно-технические, конструкторские, технологические, проектно-сметные, нормативные, организационно-распорядительные, по личному составу, учебно-методические, плановые и др. По наименованию существует множество разновидностей документов.

Приведем лишь некоторые: научные отчеты, чертежи, схемы, графики, приказы, распоряжения, указания, акты, протоколы, договора, уставы, инструкции, справки, деловые письма, телеграммы, анкеты. По способу фиксации информации документы бывают: письменные (рукописные, машинописные, типографические, подготовленные на множительных аппаратах, электронные), графические и фото-, фоно-, кинодокументы.

По месту составления документы подразделяются на документы, используемые для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя документация, в свою очередь, делится на входящую и исходящую корреспонденцию. По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные (многоаспектные).

1. Простые – это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных – несколько вопросов.
2. По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом (совершенно секретные, секретные, документы для служебного пользования, с грифом «конфиденциально», «лично»).

По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные в отличие от подложных, документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным соответствующими правовыми актами, резолюцией руководителя, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно». По стадиям подготовки документы подразделяются на черновики и подлинники (оригиналы).

Подлинники – единственный экземпляр документа, оформленный и подписанный с черновика в соответствии с установленными требованиями. С подлинника могут быть изготовлены копии, выписки из документа и дубликат подлинника. Копия – идентичное, заверенное должностным лицом воспроизведение подлинника.

По происхождению документы классифицируют на служебные (деловые), подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб. По срокам хранения документы делятся на документы постоянного и документы временного хранения.Документы временного хранения, в свою очередь, подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет. По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные – обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы. По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные (образцовые) и унифицированные в виде анкеты или таблицы.

Индивидуальные документы по содержанию являются специфическими, носящими характер разового документа, излагаемого деловым языком. Типовыми являются документы, рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений: типовой технологический процесс, типовые правила внутреннего распорядка т.п. Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации.

Читать в источнике

Для чего нужны документы?

Роль документа — Главная роль документа в широком смысле – сохранить информацию о деятельности человека. На любом из доступных носителей можно оставить конкретные данные, и их получит (прочтет, распознает) большинство людей, принадлежащих данной культуре.
Читать в источнике

Что такое простой документ?

Классификация документов — Все многообразие документов, обслуживающих сферу управления, можно классифицировать по различным основаниям. Виды документов по происхождению:

• личного происхождения;
• официальные.

Документ личного происхождения — документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей. Документы личного происхождения включают личную переписку, воспоминания личного характера, дневники. Они создаются в частной жизни человека, вне сферы служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

1. Официальный документ — документ, созданный или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.
2. Среди официальных документов выделяют группу личных — это документы, удостоверяющие личность (паспорт, вид на жительство), специальность, образование (диплом, аттестат), трудовой стаж (трудовая книжка) и др.

Делопроизводственные службы, как правило, работают с официальными документами, подавляющее большинство которых составляют управленческие документы. Управленческие документы создаются для реализации управленческих функций, таких как планирование, прогнозирование, финансирование, учет, контроль, снабжение и др.

• Письменный документ — текстовый документ, информация которого зафиксирована любым типом письма.
• Текстовый документ — документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.
• Рукописный документ — письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки.
• Машинописный документ — письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами.
• Электронный документ — созданный и читаемый с помощью компьютерной техники.
• Изобразительный документ — документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта.
• Фотодокумент — изобразительный документ, созданный фотографическим способом.
• Фонодокумент — документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.
• Кинодокумент — изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом.
• Документ на машинном носителе — документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.
• Видеограмма документа — изображение документа на экране электронно-лучевой трубки.

В управленческой деятельности любой организации присутствуют письменные (текстовые) документы, созданные рукописным, машинописным способом, а также электронные документы. Делопроизводственные службы заняты обработкой и именно таких документов. Если в деятельности организации используются иные документы (например, фотодокументы или графические документы), их созданием и обработкой занимаются специализированные подразделения.

• входящие (поступившие в организацию);
• исходящие (отправляемые из организации);
• внутренние (создаваемые в данной организации и используемые во внутренних связях).
• Совокупность этих документов образует организации.

Виды документов по числу затронутых вопросов: Простые документы (например, письма, заявления) содержат изложение одного вопроса. Сложные документы включают несколько вопросов, они могут касаться нескольких должностных лиц, структурных подразделений, учреждений (например,,, постановления, решения, регламенты, инструкции). По ограничению доступа документы разделяются на:

• секретные;
• для служебного пользования;
• несекретные (простые).

Секретные документы снабжаются особой пометкой и грифом секретности. Использование таких документов и работа с ними осуществляются по особой технологии и требуют специального разрешения. Документы для служебного пользования, содержащие несекретные сведения, могут использоваться работниками данного учреждения.

• индивидуальные;
• трафаретные;
• типовые.

В индивидуальных документах содержание излагается в виде связанного текста. Составитель (исполнитель) индивидуального документа готовит оригинальный текст, посвященный одному (или нескольким) вопросу, для выполнения конкретной управленческой задачи. Эти документы представляют собой традиционный литературный текст.

• В трафаретных документах структура изложения текста формализована, в них используются заранее подготовленные стандартные фразы или отдельные части постоянно повторяющегося текста и пропуски для заполнения переменной информации.
• Наиболее известным видом таких документов является анкета или справка.
• Такие документы, как правило, напечатаны на бланке, содержащем постоянную информацию, а переменная вписывается от руки.

Вариант использования трафаретных текстов — введение их в память компьютера (шаблон текстовых редакторов). Типовые документы используются для документирования однотипных (повторяющихся) ситуаций, они составляются на основе образца (например, типовые письма, инструкции, договоры и др.).

• подлинники (оригиналы);
• копии;
• дубликаты.

Подлинник официального документа (оригинал) — первый (или единственный) экземпляр документа, обладающий, Подлинник удостоверяет собственноручная подпись должностного лица, гриф утверждения, оттиск печати, регистрационный индекс. Подлинник обязательно содержит сведения, подтверждающие его достоверность (об авторе, времени и месте создания).

1. Подлинный документ — документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.
2. Подлинник (официального) документа — первый или единичный экземпляр официального документа
3. Дубликат документа — повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу
4. Копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы
5. Заверенная копия документа — копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу

Дублетный документ — один из экземпляров копии документа. Дубликат — копия официального документа, имеющая юридическую силу подлинника и сопровождаемая отметкой «Дубликат». Оформление дубликатов практикуется в случаях потери подлинника; например, при утрате работником трудовой книжки работодатель отдела кадров обязан оформить ему дубликат трудовой книжки. По срокам делятся на:

• документы постоянного;
• долговременного (свыше 10 лет);
• временного (до 10 лет) хранения.

Сроки хранения документов определяются Федеральной архивной службой и закрепляются в перечнях документов с указанием сроков хранения. По способу передачи документов различают: Читать подробнее: Виды документов
Читать в источнике

Что такое форма документа?

Переход большого количества организаций и учетных органов на электронный документооборот (ЭДО) сделал подачу налоговой отчетности намного быстрее. Чтобы автоматизировать процесс, отчетные документы формализованы. В ЭДО для обмена с контрагентами тоже используют такой тип документов. Откройте возможности электронного документооборота с Диадоком Подключиться Форма документа — внутреннее содержание и наполнение. Сюда входят последовательность и распределение информации, обязательные к заполнению пункты, реквизиты. Форма может быть единой и утвержденной законом или создаваться внутри организации. Визуализация счета-фактуры в Диадоке Формат электронного документа — это представление структуры файла, которое определяет расширение. Примеры форматов: JPG, TIFF, PNG, PDF. Для формализованных документов допустимо использовать исключительно формат XML.

Единый формат документов помогает автоматизировать прием и проверку электронных файлов. Проще говоря, формат — то, с каким расширением файл сохраняют, а форма — последовательность и наполнение содержания, как файл выглядит на экране монитора. В зависимости от требований законодательства существуют формализованные и неформализованные документы.

Формализованные документы используют для быстрых и автоматизированных ответов на требования ФНС, обработки в учетных системах, подачи отчетности в контролирующие органы. Их формат прописан в законодательстве РФ и определен работой внутренних систем ФНС страны.

Такие документы представляют собой файлы с расширением XML, созданные по определенной структуре, благодаря этому приемные комплексы налоговой расшифровывают содержание документов и автоматически обрабатывают. Неформализованные электронные документы могут быть в любом формате: DOC, XLSX, PDF и т.д. Допустимо отправлять первичные документы через оператора ЭДО в неформализованном виде.

Чтобы такие документы представить в ответ на электронное требование налоговой, их необходимо распечатать и отсканировать, затем отправить в виде скан-образов (формат TIF, JPG, PNG, PDF). Форматы в ЭДО отличаются в зависимости от типов документов — формализованные или неформализованные.

1. Формат формализованных документов утвержден ФНС. Это файлы с расширением XML. К формализованным документам относят счет-фактуру (СФ), универсальный передаточный документ (УПД) и т.д. Полный список представлен в таблице ниже.
2. Для неформализованных документов нет установленного формата. Файлы сохраняют с удобным расширением: DOC, PDF, JPEG, XLSX. В перечень неформализованных документов входят информационное письмо, реестр расходов и прочее. В оформлении первичных документов понадобится соблюдать требования, которые указаны в законе № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

К некоторым документам — актам приемки работ, актам приемки и расхождений, документам о передаче товаров, ТОРГ-12 — предъявляются рекомендованные требования. Допустимо составлять в собственных форматах, но учитывать рекомендации. Форма электронного документа, в отличие от бумажного, не прописана в законодательстве.

1. Диадок поддерживает рекомендованные формы бумажных документов для электронных — визуализация документа в знакомом виде удобнее для пользователя.
2. Формализованные документы в ЭДО представлены XML-файлами.
3. Их структура должна строго соответствовать утвержденному или рекомендованному ФНС формату.
4. Каждый реквизит заносится в определенное поле.

Благодаря одинаковой структуре формализованных документов можно автоматизировать работу с ними: переносить сведения из документов в учетную систему предприятия без ручного ввода. Точно так же и информационные системы ФНС обрабатывают файлы без участия человека.

В рамках электронного документооборота компании могут отправлять счет-фактуру только посредством оператора ЭДО. Это регулирует приказ Минфина РФ № 14Н. Оператор ЭДО гарантирует доставку счета-фактуры до покупателя, получение технологических документов, независимое подтверждение сроков в налоговой, суде, спорах с контрагентами.

• акт приемки-сдачи работ (услуг),
• ТОРГ-12,
• акт сверки,
• договор,
• счет,
• внутреннюю накладную (ТОРГ 13) и другие.

Обменивайтесь с контрагентами документами и автоматизируйте их обработку в Диадоке Подключиться Неформализованные документы не имеют установленных требований и оформляются исходя из потребностей организации. Ниже представим примеры неформализованных документов.

Формат и форма неформализованных документов определяются на уровне организации. Внутри системы ЭДО, в том числе в Диадоке, формализованный документ представлен в виде файла с расширением XML, созданного по формату, утвержденному ФНС. Неформализованный электронный документ может быть в любом формате: DOC, XLSX, PDF, JPG и др.

• Если заверен КЭП, он юридически значим, его не понадобится распечатывать и подписывать собственноручно.
• В последние годы многие процессы переносятся в электронный вид, больше организаций переходят на ЭДО.
• Поэтому форматы документов трансформируются в соответствии с тенденциями рынка и изменениями законодательства.

Форматы могут корректироваться, как, например, для выполнения требований маркировки и прослеживаемости. Или могут добавляться новые — как было для ТОРГ-2. Изменения, которые касаются форматов документов, можно отслеживать на сайте налоговой. На сайт Диадока мы также добавляем информацию в разделы:

• Законодательство,
• Новости,

Работайте с формализованными и неформализованными документами в Диадоке Подключиться Подача документов в налоговую в неактуальном формате будет расценена контролирующим органом как отсутствие. Варианты штрафных санкций:

• Если компания должна предоставить в налоговую отчет в электронном виде, но не сделала этого, счета организации могут заблокировать (подп.1.1 и 2 п.3 ст.76 НК РФ).
• Если ФНС запросит документы, а компания не передаст их срок, налогоплательщику грозит штраф согласно п.1 ст.126 НК РФ. Размер штрафа составит 200 рублей за каждый непредставленный документ.
• В случае отказа представления документации контрагентом штраф, предусмотренный п.2 ст.126 НК РФ, составит 10 000 рублей.
• Необоснованный отказ предоставления информации о конкретной сделке влечет штраф в размере 5 000 рублей, согласно п.1 ст.129.1 НК РФ, а повторный отказ в течение одного года — штраф 20 000 рублей (п.2 ст.129.1 НК РФ).

В первую очередь необходимо знать, какие приказы регулируют требования к формализованным документам.

В налоговом законодательстве прописаны требования к формализованным документам. Неформализованные документы сохраняют в удобном формате, главное, чтобы файл был читаемым и соответствовал внутренним регламентам. Для обмена формализованными и неформализованными документами в электронном виде необходимо подключиться к оператору ЭДО.
Читать в источнике

Что должно быть в документе?

Наименование организации; наименование вида документа ; место составления или издания документа ; отметки для размещения реквизитов «дата документа », «регистрационный номер документа ».
Читать в источнике

Как называется часть документа?

Содержательная часть документа является основной частью документа, раскрывающей его суть и назначение. В оформляющей части документа содержатся сведения, подтверждающие подлинность документа и достоверность имеющейся в нем информации.
Читать в источнике

Какие функции выполняет документ?

Для понимания эволюции документа важно изучать вопрос о его функциях. Функция документа есть его целевое назначение, присущее ему независимо от того осознана эта функция автором или нет. Любой документ обладает определенными функциями, выяснение которых важно для определения цели создания документа, для его классификации и изучения роли в данной социальной структуре и экономической системе.

Автор документа, фиксируя информацию не всегда программирует какую-либо функцию. Документ полифункционален (многофункционален), т.е. содержит в себе различные функции, которые с течением времени меняют свое доминирующее значение. Выделяются функции общие и специальные, Общие — это информационная, социальная, коммуникативная, культурная; специальные — управленческая, правовая, функция исторического источника, функция учета.

Информационная функция определяется потребностью в запечатлении информации с целью сохранения и передачи и присуща всем без исключения документам. Причина появления любого документа — необходимость фиксировать информацию о фактах, событиях, явлениях, практической и мыслительной деятельности.

ретроспективную (относящуюся к прошлому); оперативную (текущую); перспективную (относящуюся к будущему).

Существуют и другие классификации информации. Например, разделение на первичную и вторичную; по жанрам; видам; носителям и проч. Каждый документ имеет информационную емкость (или информационный потенциал), т.е. количество и качество информации. Информационная емкость характеризуется такими показателями: полнота, объективность, достоверность, оптимальность, актуальность информации, ее полезность и новизна.

• Чем выше эти показатели, тем ценнее документ.
• Социальная функция тоже присуща многим документам, т.к.
• Создаются они для удовлетворения различных потребностей как общества в целом, так и отдельных его членов.
• Документ также сам может влиять на социальные отношения них в зависимости от назначения, роли в данном обществе, причем может не только стимулировать их развитие социальных процессов, но и тормозить.

Коммуникативная функция выполняет задачу передачи информации во времени и пространстве, информационной связи между членами общества. Без обмена сведениями, мнениями, идеями социальные связи не могут поддерживаться. Можно выделить две категории документов, в которых ярко выражена коммуникативная функция:

документы, ориентированные в одном направлении (законы, указы, распоряжения, приказы, инструкции, жалобы, докладные записки и др.); документы двустороннего действия (деловая и личная переписка, договорные документы и т.д.).

Культурная функция — способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе (кинофильм, фотография, научно-технический документ и др.). Управленческая функция выполняется официальными документами, которые специально созданы для целей и в процессе управления (законы, положения, уставы, протоколы, решения, сводки, отчеты и др.).

• Эти документы играют большую роль в информационном обеспечении управления, они многообразны, отражают различные уровни принятия решений.
• Правовая функция присуща документам, в которых закрепляются изменения правовых норм и правонарушений.
• Можно выделить две категории документов, наделенных правовой функцией: изначально обладающие ею и приобретающие ее на время.

В первую группу входят все документы, устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотношения или прекращающие их действие, а также другие документы, влекущие за собой юридические последствия. Сюда относятся все правовые акты органов государственной власти (законы, указы, постановления и др.), судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, все договорные, удостоверительные документы (паспорта, пропуска, удостоверения и т.д.) и оправдательно-финансовые документы (накладные, приходные ордера, счетно-платежные требования и т.п.).

1. Ко второй категории относятся документы, которые на время приобретают эту функцию, являясь доказательством каких-либо фактов в суде, органах следствия и прокуратуре, нотариате, арбитраже.
2. В принципе любой документ может быть доказательством и тем самым временно будет наделен правовой функцией.
3. Функция исторического источника изучается исторической наукой.

Существует две точки зрения: первая — документ становится историческим источником с момента передачи его на архивное хранение; вторая — документ наделяется этой функцией с момента его возникновения, но осознается эта функция человеком лишь когда документ поступает в архив.

• Таким образом, эта функция начинает доминировать в документе, если он выступает как источник информации для историка, исследующего ту или иную проблему.
• Функция учета дает не качественную, а количественную характеристику информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля.

Основные виды учета — статистический, бухгалтерский, оперативный отражаются в статистических и финансово-экономических документах, плановой, отчетной, документации. Перечисленные функции можно подразделить на функции оперативного характера, время действия которых ограничено (управленческая, правовая, учета) и функции постоянно действующие (информационная, социальная, исторического источника).
Читать в источнике

Как делятся документы по назначению?

Классификация документов в бухгалтерском учете В организациях совершаются самые разнообразные хозяйственные операции. Для их оформления применяются и различные по форме и содержанию документы. Чтобы лучше уяснить их назначение и порядок заполнения, а также обеспечить правильное их применение, необходима классификация документов по однородным признакам.

Бухгалтерские документы классифицируются по следующим признакам: назначению, порядку отражения операций, способу охвата хозяйственных операций, количеству учетных записей, месту составления, по степени использования средств механизации (автоматизации). По назначению документы делят на распорядительные, оправдательные (исполнительные), бухгалтерского оформления и комбинированные.

Распорядительные документы содержат, задание руководителя организации или других лиц о совершении определенных хозяйственных операций. Распорядительные документы служат, например, основанием для приема и выдачи денег и материальных ценностей. Так, получить деньги с расчетного счета в банке можно только при наличии письменного распоряжения руководителя организации и главного бухгалтера.

1. К распорядительным документам относятся доверенность на получение товарно-материальных ценностей, чек на получение наличных денег с расчетного счета, платежное поручение на перечисление денежных сумм в банке в порядке, наряд на сдельную работу и т.п.
2. Оправдательными (исполнительными) документами оформляют уже произведенные операции, т.е.

они подтверждают факт совершения операции, поэтому служат бухгалтерии основанием для отражения в учете совершенных операций. Для материально ответственных лиц эти документы являются оправданием в получении или расходовании товарно-материальных ценностей и денежных средств.

• К таким документам относятся приемные акты, квитанции, накладные, платежные требования, ведомости и др.
• Документы бухгалтерского оформления составляются работниками бухгалтерии, чтобы по данным распорядительных и оправдательных документов подготовить дальнейшие учетные записи, облегчить и ускорить их.
• К ним относятся накопительные ведомости распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов, ведомости начисления амортизации, расчет торговых скидок (накидок) в торговле, другие справки и расчеты, составляемые бухгалтерией.

Комбинированные документы сочетают признаки распорядительных, оправдательных и документов бухгалтерского оформления. Такие документы являются и распоряжением на совершение конкретной хозяйственной операции, и ими оформляют уже совершенную операцию. Иногда они содержат также указание о порядке отражения операции на бухгалтерских счетах.

1. К комбинированным документам относятся авансовый отчет, требование на отпуск материалов со склада, расходный кассовый ордер и др.
2. Применение комбинированных документов широко распространено в практике бухгалтерского учета, так как это уменьшает количество учетных записей, облегчает бухгалтерскую обработку документов, делает их более обозримыми, сокращает затраты труда и расходы на бумагу.
3. По объему отражения операций документы бывают первичными и сводными.

В первичных документах непосредственно оформляются хозяйственные операции, они являются первым свидетельством об их осуществлении. Это чек на получение денег из банка, требование на отпуск материалов со склада, акт о ликвидации, платежное требование и др.

• Сводные документы отражают операции, уже зафиксированные в первичных документах.
• Заполняются они на основании ранее составленных первичных документов путем обобщения их данных.
• К сводным документам относятся авансовый отчет, ведомости распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов, товарный отчет, кассовый отчет материально ответственных лиц, реестры платежных требований и др.

Сводные документы, так же как и комбинированные, имеют большое значение для сокращения учетных записей. Например, вместо записей по каждому документу делается общая запись по итогу сводной ведомости или товарному отчету (на общую сумму поступления или расхода товаров).

• Сводный документ, представляя собой сводку первичных документов, обобщает и укрупняет их показатели и тем самым дает возможность уменьшить количество учетных записей на счетах.
• По степени охвата хозяйственных операций документы делятся на разовые и накопительные.
• Разовые документы оформляют одну или несколько хозяйственных операций, записываемых в документ одновременно.

После составления на их основании делаются бухгалтерские записи. К таким документам относятся требования, накладные, платежные требования, чеки, кассовые ордера, акты и др. Накопительные документы составляют постепенно на протяжении определенного периода (дня, декады, месяца) для отражения однородных, систематически повторяющихся операций.

Накопительные документы окончательно оформляются по истечении установленного периода, после чего их передают в бухгалтерию для записей. К таким документам относится лимитно-заборная карта. На ее основании отпускаются материалы со склада в производство. Она выписывается на каждый номенклатурный номер (вид) потребляемых материалов и содержит данные о лимите отпуска этих материалов в производство.

Сравнивая данные фактического отпуска материалов с установленным лимитом, постоянно контролируют потребление материалов в производство. Применение накопительных документов значительно уменьшает количество выписываемых документов и упрощает технику бухгалтерского учета.

• Такие накопительные записи по счетам раз в месяц на основе общих итогов однородных документов находят все большее распространение в бухгалтерской практике.
• По количеству учетных записей документы делятся на однострочные и многострочные.
• Однострочный документ отражает, например, операцию прихода или расхода одного вида материалов.

Многострочный документ содержит несколько позиций, например видов материальных ценностей. Такими документами оформляют операции по труду и заработной плате, например наряд на отдельную работу, который может быть и однострочным, и многострочным. Многострочные документы сокращают количество записей при составлении документов, уменьшают потребность в бумаге для изготовления счетных бланков.

Эти документы более рациональны и при обработке с помощью ПЭВМ. Все общие реквизиты записываются в документе, а затем обрабатываются один раз. Документы можно классифицировать и по другим признакам, например по месту составления и степени использования средств механизации (автоматизации). По месту составления различаются документы внутренние и внешние.

Внутренние документы составляются в данной организации. К ним относится основная масса документов организации, например, кассовые ордера, накладные, акты, авансовые отчеты, ведомости, требования и др. Внешние документы составляются в других организациях и поступают в данную организацию, например счета-фактуры, платежные требования, выписки банка с расчетного счета, платежные поручения и др.

По степени использования средств механизации (автоматизации) документы делятся на заполняемые ручным способом, частично заполняемые на ПЭВМ, полностью заполняемые на ПЭВМ. В настоящее время в некоторых организациях еще значительное количество документов заполняется вручную. В бухгалтерском учете каждый документ имеет свое назначение, поэтому относится одновременно к различным классификационным группам.

Например, счет-фактура (накладная) поставщика на закупленные у него материалы является оправдательным и в то же время первичным, разовым и внешним документом.

1. Приходный кассовый ордер — комбинированный, первичный, разовый, однострочный и внутренний документ.
2. Таким образом, с точки зрения различных признаков классификации каждый документ относится к соответствующей группе.
3. Классификация документов по признакам дает возможность правильно понять их содержание и назначение в,

Читать подробнее: Классификация документов в бухгалтерском учете
Читать в источнике

Какие виды документов различают по месту составления?

Классификация документов — Доу и Архивоведение Классификация документов — это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия. Целью классификации документов является повышение оперативности работы аппарата управления и ответственности исполнителей.

1. Первичная классификация документов обеспечивает их быстрый поиск, повышает оперативность работы с ними, ускоряет исполнение и контроль.
2. Классификация документов — необходимое условие для проведения работ по их унификации, являющейся важной предпосылкой документационного обеспечения автоматизированных систем управления.

Унификация документов заключается в установлении единого комплекса видов и разновидностей для аналогичных управленческих ситуаций, в разработке единых форм документов и единых правил их составления, оформления и создания трафаретных текстов. Документы классифицируются по таким признакам, как способ фиксации, содержание, способ изготовления, степень сложности, место составления, сроки исполнения, происхождение, степень гласности, юридическая сила и назначение.

1. По способу фиксации информации документы делятся на письменные, графические, фото- и кинодокументы, акустические.
2. Письменные включают в себя документы, созданные рукописным или машинным способом.
3. К графическим документам относятся чертежи, карты, рисунки, схемы, планы.
4. Фото- и кинодокументы фиксируются с помощью специальной аппаратуры на специальных носителях.

Акустические документы позволяют производить точную запись и передачу звуковой информации. · По содержанию документы подразделяются на организационно — распорядительные, финансово — отчетные, по личному составу и т.д. · По наименованию различают большое количество документов.

Это и приказы, и инструкции, и справки, и протоколы и т.д. · По видам документы бывают типовые, примерные, индивидуальные. Типовые документы разрабатываются заранее вышестоящими органами для подведомственных организаций и носят обязательный характер. Примерные документы тоже разрабатываются вышестоящими органами, но носят рекомендательный характер, а индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования.

· По степени сложности различают простые документы, содержащие один вопрос, и сложные, содержащие несколько вопросов. · По месту составления документы делят на внутренние и внешние. Внутренние — документы, создаваемые в учреждении для решения своих вопросов и не выходящие за пределы учреждения.

1. Внешние — входящая и исходящая корреспонденция учреждения.
2. · По срокам исполнения документы подразделяются на срочные и несрочные.
3. Показателем этого признака является срок исполнения документа, который устанавливается законом и соответствующими правовыми актами · По происхождению документы бывают служебные и официально — личные.

Первая группа — документы, созданные в организациях по вопросам их деятельности, вторая группа — документы, касающиеся конкретных лиц. · По степени гласности выделяют обычные, секретные документы и для служебного пользования. · По юридической силе различают подлинные и подложные документы.

1. Подлинными считаются документы, выданные в установленном порядке с соблюдением всех правил; подложными — документы, оформление или содержание которых не соответствует истине.
2. · По назначению документы подразделяют на подлинники и копии.
3. Подлинник — первоначальный документ, содержащий исходную информацию, надлежащим образом оформленный.

Копия — точное воспроизведение реквизитов подлинника, соответствующим образом заверенная. Следует различать такие разновидности копий, как отпуск, выписка и дубликат. Отпуск — это полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя. Выписка из документа — это копия части документа, а дубликат — второй экземпляр документа, выданный в связи с утратой подлинника.
Читать в источнике