Какой Вид Деловых Писем Не Требует Ответа?

Письмовник Какими бывают деловые письма? Письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте. Деловые письма решают организационные вопросы, правовые проблемы, а также вопросы экономических отношений корреспондентов.

По тематическому признаку деловые письма делятся на коммерческие письма (составляются при заключении и выполнении коммерческой сделки от имени юридических лиц и часто имеют правовую силу), письма-запросы, предложения (оферта), письма-рекламации и ответы на эти виды писем. По функциональному признаку деловые письма делятся на инициативные письма и письма-ответы. Письма, требующие ответа: коммерческие инициативные письма, письмо-запрос, письмо-предложение, письмо рекламация, письма-просьбы, письма-обращения. Письма, не требующие ответа: подтверждения, напоминания, предупреждения, извещения, заявления – эти письма констатируют факт и не требуют ответа – у них функция квитанции, ярлыка). По признаку адресата письма делятся на обычные и циркулярные (направляются от одного источника в несколько адресов, как правило подчиненных инстанций). По форме: обычные и электронные. По структурным стандартам: регламентированные (стандартные) и нерегламентированные (нестандартные).

Сопроводительное письмо составляется для сообщения адресату о направлении каких-либо документов, материальных ценностей (например, о посылке контрактов, спецификаций, каталогов, протоколов, образцов товара, грузов). Письма-подтверждения направляются для подтверждения получения документов и материалов-писем, телексов, спецификаций, прейскурантов, каталогов, образцов изделий, а также телеграммы или состоявшегося телефонного разговора. Письмо-напоминание следует направлять тогда, когда не удается с помощью переговоров или личного контакта получить необходимый ответ или добиться принятия нужного решения. Письмо-сообщение, Такие письма отправляются при необходимости сообщения (извещения, уведомления, информирования) о каких-либо событиях или фактах, представляющих взаимный интерес (например, сообщение о прибытии делегации, назначении деловой встречи, посещении завода-поставщика, проведении переговоров, об отгрузке товаров и т.п.). Письмо-приглашение может быть адресовано конкретному лицу, или нескольким лицам, или массовому адресату. При официальном приглашении большого количества людей используются как полностью готовые, напечатанные типографским способом тексты, так и тексты-трафареты. Письмо-благодарность направляется для выражения благодарности за что-либо (например, за полученное письмо, каталог, приглашение, участие в каком-либо мероприятии, спонсорскую помощь, гостеприимство и т.п.). Чаше всего подобные письма имеют персональную адресацию. Написание их обусловлено требованиями этикета. Гарантийные письма составляются с целью подтверждения определенных обещаний или условий и адресуются организации или отдельному лицу. Письмо-запрос направляется в тех случаях, когда невозможно решить вопрос лично или по телефону. Оно обычно используется в деловых взаимоотношениях между различными юридическими лицами, имеющими свой расчетный счет в банке. Коммерческий запрос – это коммерческий документ, представляющий собой обращение лица, желающего заключить сделку (покупателя к продавцу, импортера к экспортеру), с просьбой дать подробную информацию о товаре (услуге и т.п.) и (или) направить предложение на поставку товара (просьба продавца к покупателю). Письмо-предложение (оферта) – это заявление продавца или экспортера о желании заключить сделку с указанием ее конкретных условий. В предложении обычно указываются наименование предлагаемого товара, количество и качество товара, цена, срок поставки, условия платежа, род упаковки и другие условия поставки в зависимости от характера товара.

Читать подробнее: Письмовник
Читать в источнике

Какой вид письма не требует ответа?

Письма — ответы должны всегда содержать индекс того письма, которое явилось причиной для переписки. — письма, не требующие письма — ответа ( письмо -предупреждение; письмо -напоминание; письмо -приглашение и др.).
Читать в источнике

Какие служебные письма требуют ответа?

Виды деловых писем — В зависимости от той информации, которую содержит в себе служебное письмо, оно может быть: Коллективный договор: что нужно знать работодателю?

1. Сопроводительным. В случае когда содержит в себе сообщение о том, что к нему имеется пакет приложений.
2. Претензионным. То есть в нем выражено недовольство той или иной ситуацией (претензия).
3. Инструктивным. В тексте даны определенные указания.
4. Гарантийным. Отправитель подтверждает исполнение в будущем изложенных в документе обязательств.
5. Информационным. Письмо содержит сведения, которые могут заинтересовать адресата.
6. Рекламным. Предоставляется информация для привлечения к сотрудничеству.
7. Письмом-извещением. Сведения о проведении публичных мероприятий.
8. Письмом-подтверждением. Констатирует факт получения тех или иных документов либо материалов.
9. Письмом-просьбой. В тексте содержится обращение на побуждение адресата к действию.
10. Письмом-сообщением. В нем отправитель предоставляет конкретную информацию, представляющую взаимный интерес для сторон.

Целью этих документов является поддержание связей между организациями или его структурными подразделениями. Классификация переписки может проводиться по различным признакам, связанным с назначением и содержанием документов, их важностью и срочностью, значимостью в решении определенных задач, статусом автора и адресата, характеристиками материального носителя и способа записи, технологией передачи с помощью средств связи и особенностями обработки в системах делопроизводства.

• Для классификации переписки существенное значение имеет отнесение документов к определенным системам управленческой документации и категориям сообщений, передаваемых по сетям связи.
• Перечень оснований, по которым может проводиться систематизация деловой переписки, является весьма обширным.
• На различных стадиях создания, передачи и использования деловой переписки решаются определенные прикладные задачи и применяются соответствующие признаки классификации документов.

Переписку, как любую другую документацию, принято подразделять на служебную (официальную) и личную. Рассмотрим основные виды служебных писем: Информационное письмо – деловое письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера. В информационных письмах могут дословно приводиться отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых документов, а также рекомендации и предложения.

1. В них может содержаться информация, разъясняющая особенности применения тех или иных нормативных документов или правила поведения в определенных условиях.
2. Как правило, такие письма подписываются руководителем организации.
3. Письмо-сообщение – деловое письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес.Письмо-сообщение может быть инициативным или являться ответом на письмо-просьбу или письмо-запрос.

Как правило, письма-сообщения – письма небольшого объема, нередко состоящие из одного–двух предложений. Письмо-извещение – деловое письмо, информирующее о публичных мероприятиях (конкурсах, совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т.п.). Письма-извещения, как правило, рассылаются широкому кругу организаций, учреждений, предприятий с целью их привлечения или приглашения к участию в проводимых мероприятиях.

В зависимости от конкретной ситуации письма-извещения могут только сообщать о проводимом мероприятии, времени и месте проведения, а также одновременно приглашать к участию, сообщать об условиях участия в мероприятии и содержать другую вспомогательную информацию. Письма-извещения, как правило, рассылаются по списку, поэтому реквизит «Адресат» оформляется обобщенно или не оформляется вообще.

Подписываются такие письма руководителем организации или заместителем руководителя, отвечающим за организацию и проведения мероприятия. Сопроводительное письмо – деловое письмо, используемое для отправки документов (проектов нормативных правовых актов, договоров, каталогов, протоколов, актов и др.), не имеющих адресной части.

1. Текст сопроводительного письма может содержать просьбы, пояснения, связанные с теми материалами, которые составляют приложение к сопроводительному письму.
2. В этом случае сначала говорится о направлении документов, затем излагаются просьбы, предложения и пояснения.
3. Обязательным реквизитом сопроводительного письма является отметка о наличии приложения, которую ставят непосредственно под текстом.

Гарантийное письмо – деловое письмо, содержащее обязательство или подтверждение. Гарантийные письма адресуются организациям и лицам. Гарантироваться могут оплата работы, продукции, услуг, аренды, качество и сроки выполнения работы или сроки поставки, возврат кредита, предоставление жилплощади и др. Гарантийные письма подписываются двумя лицами: руководителем организации и главным бухгалтером и удостоверяются печатью организации. Письмо-предложение – деловое письмо, направляемое потенциальному партнеру с предложением товаров, услуг, сотрудничества и т.п.

• Предложение может быть направлено по инициативе организации-автора или в ответ на письмо-запрос.
• Письмо-предложение может быть направлено одному корреспонденту или сразу нескольким.
• Предложение партнеру может содержать конкретную детальную информацию или общую информацию, являющуюся фактически предложением к началу переговоров.

Внимание! Если вам нужна помощь в написании работы, то рекомендуем обратиться к профессионалам. Более 70 000 авторов готовы помочь вам прямо сейчас. Бесплатные корректировки и доработки. Узнайте стоимость своей работы. Порядок выплаты компенсации за неиспользованный отпуск Расчет стоимостиГарантииОтзывы Письмо-просьба – деловое письмо, цель которого является получение информации, услуг, товаров, инициирование определенных действий, необходимых организации-автору.

Огромное количество управленческих ситуаций дают повод для составления писем-просьб. Письмо-просьба содержит обоснование просьбы и ее изложение. Обоснование должно предшествовать изложению просьбы. Обоснование может отсутствовать в случаях очевидности просьбы, его типового характера, а также в случае, если осуществление действий, составляющих просьбу, является обязанностью организации, подразделения, должностного лица.

Письмо-просьба требует письма-ответа. Письмо-заявка – деловое письмо, составляемое в случаях, если организация желает принять участие в мероприятиях или получить услуги, предоставляемые другой организацией. В деятельности, связанной с получением товаров и услуг, такое письмо может использоваться и как первичный документ, на основании которого предварительно рассматривается вопрос, оформляется заказ или составляется договор.

Разновидностью заявок являются документы, представляемые в органы исполнительной власти и организации их подчинения в целях регистрации каких-либо прав, получения разрешений и т.п. Заявка может составляться по унифицированной форме или иметь установленный состав реквизитов или составляется в свободной форме, в нее включается только та информация, которая существенна для автора письма.

Поскольку письмо-заявка – это фактически просьба выполнить какую-либо работу, оказать услуги, включить в состав участников какого-либо мероприятия и т.п., то в тексте заявки, как правило, используются те же языковые обороты, что и в письмах-просьбах.

• Письмо-подтверждение – деловое письмо, в котором адресат подтверждает получение сведений, документов или других материалов, ранее достигнутые договоренности, намерения и т.п.
• Если подтверждается предварительная договоренность, в тексте письма следует коротко изложить ее суть, если подтверждается получение документов – необходимо назвать их.

В отдельных случаях в письме-подтверждении кратко излагается суть полученных документов. Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, предложением. Письмо-напоминание – деловое письмо, используемое в случаях, когда организация-корреспондент не осуществляет действия, вытекающие из ее функциональных обязанностей или принятых договоренностей.

1. Текст письма-напоминания, как правило, состоит из двух частей: ссылки на официальный документ, в котором зафиксированы обязательства сторон или обстоятельства, в связи с которыми организация обязана предпринять определенные действия, и просьбы выполнить те или иные действия.
2. Письмо-напоминание может содержать еще одну часть – указание на санкции, к которым вынуждена будет прибегнуть организация – автор письма, если адресат не выполнит необходимые действия, например: В случае невыполнения взятых на себя обязательств Вам будут предъявлены штрафные санкции и т.п.

Письмо-требование – деловое письмо, цель которого – заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей. Письма-требования, как правило, – письма сложной структуры. В них обязательно излагаются условия заключенных договоренностей со ссылкой на конкретные документы, существо сложившейся ситуации, требование о необходимости выполнения обязательств и угрозы в адрес корреспондента, если обязательства не будут выполнены.

Претензионное (рекламационное) письмо – деловое письмо, содержащее заявление об обнаружении несоответствия товара или услуг требованиям, заявленным в договоре. Цель претензии (рекламации) – возместить убытки, полученные в результате нарушения условий договора. Претензия (рекламация) составляется в письменной форме на бланке письма Претензии направляются виновной стороне заказным письмом (или с уведомлением о вручении) с приложением копий всех документов, подтверждающих обоснованность претензии и имеющих полную доказательную силу для обеих сторон.

Документы-приложения должны быть перечислены в тексте претензии или в отметке о приложении. В зависимости от предмета претензии приложениями к претензии могут быть такие документы, как акт экспертизы, акт несоответствия товара по количеству и качеству, рекламационный акт, транспортные документы и др., Организация, направляющая претензию, должна хранить квитанцию почтового отделения об отправке письма.

Претензия должна иметь заголовок к тексту, содержащий ссылку на договор, по которому она составлена. Письмо-запрос – деловое письмо, направляемое с целью получения каких-либо официальных сведений или документов. Текст письма-запроса содержит обоснование необходимости предоставления сведений или материалов и собственно изложение запроса (просьбы).

В обосновании могут содержаться ссылки на законодательные и иные нормативные акты, организационно-правовые документы, так как организация не имеет права запрашивать сведения, не обусловленные ее функциональной деятельностью. В целом письма-запросы составляются так же, как письма-просьбы.

Письма-запросы, как правило, подписываются руководителем организации или официально уполномоченным на это должностным лицом. Письмо-запрос требует письма-ответа. Особый статус имеют запросы, направляемые органами власти. В законодательстве определен порядок направления запросов представительных органов власти (парламентский, депутатский запросы), а также должностных лиц других ветвей власти.

Письмо-ответ – деловое письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу, письмо-запрос или предложение. Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо-отказ). Письмо-приглашение – деловое письмо, разновидность письма-извещения. Отличается от письма-извещения тем, что может составляться не на бланке, иметь различный формат, цвет, дополнительные элементы оформления в виде орнамента, рисунков и т.п.

• Письма-приглашения могут рассылаться по факсу, но в особо торжественных случаях следует направлять приглашения по почте или курьерской связью.
• Письмо-благодарность
• – деловое письмо, направляемое организации, должностному лицу или гражданину с выражением благодарности за совершенные действия.
• Письмо-поздравление

– деловое письмо, составляемое в торжественных случаях, связанных со значительными событиями в положении должностного лица, организации, учреждения, предприятия. Письма-приглашения, как правило, составляются в свободной форме, могут быть как небольшими по объему – одно-два предложения, так и достаточно развернутыми.

В последнем случае в письме-поздравлении излагаются основные этапы жизни, деятельности лица, к которому обращено поздравление, наиболее важные его достижения. Если письмо обращено к организации или ее структурному подразделению, в нем излагаются наиболее важные и значимые достижения организации или подразделения.

Письма-поздравления могут оформляться не только на бланках организации, но и на специальной бумаге различной цветовой гаммы, украшенной орнаментом, водяными знаками, имеющей большую плотность и т.д. Служебное письмо это «официальный представитель» организации.

1. — название организации;
2. — физический адрес организации;
3. — телефон и факс;
4. — web-сайт и e-mail.
5. Также на бланке могут быть отражены реквизиты организации и её логотип.
6. Наличие всей этой информации позволяет адресату быстро узнать отправителя и направить ответное письмо на правильный адрес.

Поля. Деловое письмо обязательно должно иметь поля: слева – около трёх сантиметров, справа – около полутора. Обычно советуют пользоваться стандартными формами Microsoft Word. Поля необходимы для возможных заметок, которые будет делать адресат, а также для подшивки письма в архивную папку.
Читать в источнике

Нужно ли отвечать на официальное письмо?

Когда нужно дать ответ на официальное письмо Так, например, не нужен ответ на информационное письмо, а также на гарантийные и рекламные письма. Уже на этапе приема и первичной обработки входящие письма сортируют, чтобы оперативно ознакомить с ними руководителя. Он отписывает письма, требующие ответа, исполнителям.
Читать в источнике

Чем отличается деловое письмо от обычного?

«Кадровый вопрос», 2013, N 11 ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО Деловая переписка Деловая переписка — это переписка с партнерами или сотрудниками, это обмен мнениями, новыми мыслями и предложениями. Деловые письма отличаются от личных писем в первую очередь тем, что деловые письма, если они только не конфиденциальные, открыты для ознакомления многих и это налагает на них определенный — деловой стиль изложения.

1. Одним из главных каналов связи различных предприятий, организаций и учреждений с внешним миром является именно деловое письмо.
2. С помощью писем ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, в деловых письмах излагаются взаимные претензии, приглашения, просьбы и т.п.
3. Письма сопровождают материальные ценности и иные важные документы.

И даже несмотря на наличие в современной жизни стационарного и мобильного телефонов, факса, электронной почты и Интернета, объем деловой переписки все равно ведется глобальный, даже в сравнительно маленькой фирме. Из-за этого огромное количество отправляемых писем требует однотипного их составления, оформления.

1. То есть требуется своеобразная унификация формы делового письма.
2. Если проанализировать современную деловую переписку между организациями и предприятиями, то выяснится интересный момент — большинство секретарей и работников, в чьи должностные обязанности входит составление и оформление деловых писем, не знают точно, какие реквизиты в нем должны присутствовать, как их правильно оформлять.

Это затрудняет работу с письмами. Эксперты считают, что любое деловое письмо должно занимать по своему объему не более страницы. Ведь данные письма — это не художественная проза для чтения, эта сжатая информация, которая должна быть донесена до клиента либо партнера и побудить их к совершению определенных действий.

1. Текст делового письма не должен допускать двояких толкований.
2. Ввиду юридической значимости писем их язык и стиль должны удовлетворять тем же требованиям, что и язык законов и иных нормативных актов в государстве.
3. Всегда, во все века однозначность языка деловой бумаги, строгая его формализованность рассматривались людьми как средство ограничения произвола власти.

Еще в V в. до нашей эры древнеримский плебс требовал введения четких «писаных» законов. Создание зафиксированных на бумаге установлений и правил было также главным требованием многих средневековых восстаний. Когда же такие законы появились, от делопроизводителей требовались абсолютная точность формулировок, доскональное соблюдение формы.

1. Иначе документ терял юридическую силу».
2. В настоящее время во многих странах происходит процесс унификации формы деловых писем.
3. К примеру, в Англии разработан кодифицированный стиль официального общения, который называется Zip-Cole (в переводе означает «код-молния»).
4. В Америке из-за широкой автоматизации информационных процессов в управлении в век компьютеризации американское деловое письмо переживает «второе рождение».

Унификация стиля и формы деловых писем затрагивает абсолютно все: и словарный состав, и синтаксис с морфологией, и графику, и пунктуацию. Важным является и тон делового письма: он не должен быть сухим и бесчувственным. Самое лучшее, если в письме будут присутствовать достоинство и дружелюбие, готовность сотрудничать и возводить не стены, а именно мосты.

1. Также важно в деловом письме избегать вульгарности и запанибратства.
2. Существуют определенные ограничения, касающиеся стиля и языка делового письма.
3. Если говорить в общих чертах, то идеальным письмом считается именно то, которое сочетает в себе радушие и достоинство.
4. Такие письма сообщают получателю и адресатам чувство искренности и дружеского расположения написавшего это письмо (отправителя).

Однако не стоит и злоупотреблять радушием в деловых письмах, что может привести к обратному эффекту, и читающий потеряет интерес к письму. Вежливость и точность неотъемлемы в деловой корреспонденции и оформлении деловых писем, однако общий тон письма может меняться в зависимости от его содержания.

Письма, направленные важным государственным деятелям, прошения или заявления о приеме на работу должны иметь более официальный и уважительный тон, чем обычное деловое письмо. Каждое письмо преследует свою собственную цель, поэтому оно должно быть написано таким языком, который будет способствовать достижению этой цели наилучшим образом.

Переписка между людьми, общающимися на протяжении некоторого времени, может быть менее официальной в отличие от переписки между корреспондентами, впервые вступающими в контакт. Сообщение в письме должно быть изложено простым и естественным языком. Часто в письмах пользуются такими фразами и выражениями, которые давно потеряли всякий смысл.

Таких выражений следует избегать, так как они, во-первых, устарели, во-вторых, нарушают четкость стиля. Деловые письма чаще всего составляют от имени коллективного субъекта, так как обычно они несут в себя не волю одного человека, а интересы всей компании, фирмы, организации. Деловые письма пишутся на специальных бланках, которые должны соответствовать стандарту.

Письма подготавливаются в двух экземплярах: один отсылается адресату, другой экземпляр остается в организации. Для подобных бланков установлен комплекс обязательных атрибутов (реквизитов), которые должны располагаться в определенном, а не в хаотичном порядке.

• Бланк официального письма — это лист бумаги с воспроизведенными типографским способом постоянными элементами.
• Таким образом, мы представляем себе, что деловое письмо состоит из самой рамки письма и внутри данной рамки располагается текст.
• Помимо текста, письмо должно содержать информацию об отправителе и получателе письма (адресате).

Бланки могут быть с угловым и продольным расположением реквизитов. Бланки необходимо изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Как мы уже указали ранее, допускается изготавливать бланки типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств вычислительной техники.

Исключение составляют бланки организаций с изображением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов РФ. Бумага для вашего делового письма должна быть хорошего качества, абсолютно чистой, аккуратно обрезанной. Ширина поля с левой стороны листа должна быть не менее двух сантиметров, абзац начинается с красной строки с отступлением в пять интервалов от левого края строки; текст печатается через полтора-два интервала; желательно избегать переноса слов.

Резолюции на всех видах входящей корреспонденции должны делаться карандашом или на отдельных листах; деловое письмо складывается текстом внутрь, а наиболее важные деловые письма не сгибаются, для чего посылаются в больших плотных конвертах. На телеграфный запрос следует дать ответ в течение трех дней, на деловое письмо — в течение десяти дней; если запрос требует подробного рассмотрения, то в течение трех дней следует сообщить, что деловое письмо принято к сведению, и дать окончательный ответ в течение 30 дней (целого месяца).

1. К содержанию деловых писем предъявляются следующие требования: — точность и ясность изложения мыслей — короткие слова, короткие фразы, короткие абзацы; — максимальная доступность текста для понимания, употребление простых фраз, точно и однозначно выражающих суть; — грамотность; — корректность.
2. Но все данные требования и правила мы подробнее рассмотрим далее.

На бланках оформляются только постоянные реквизиты, переменные реквизиты добавляются уже при печатании делового письма. Оформление подобного бланка делового письма, которое соответствует всем техническим и эстетическим параметрам, позитивно влияет на восприятие его содержания.

Устанавливают два стандартных формата бланков документов — А4 (210 x 297 миллиметров) и А5 (148 x 210 миллиметров). Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 20 миллиметров — левое поле; 10 миллиметров — правое поле; 20 миллиметров — верхнее поле; 20 миллиметров — нижнее поле.

Бланки документов оформляют в соответствии с приложением, которое будет указано нами ниже. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов. В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков — угловой и продольный.

• Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08.
• Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.
• Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов: — центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов); — флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов: — общий бланк; — бланк письма; — бланк конкретного вида документа. Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14. Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и при необходимости ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и при необходимости ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посредине верхнего поля листа. Многие советуют верхнюю часть делового письма делать более насыщенной и интересной, а нижнюю более «устойчивой».

Это положительно влияет на способности человеческих глаз. Наверное, по данной причине эмблемы и товарные знаки организаций, которые обычно яркие и интересные, располагают в самом начале (вверху) письма. Стандарты на формуляры-образцы устанавливают форматы и размеры полей всех документов, которые входят в состав унифицированной системы документации, и, конечно же, требования к построению конструкционной сетки формуляра-образца, реквизиты и правила их расположения.

Документы, входящие в состав унифицированных систем документов, состоят из трех основных частей. Данные части располагаются в пределах четко разграниченных зон. Подобное построение документа обеспечивает необходимую быстроту восприятия его содержания и текста.

Установление подобных стандартов на формуляры-образцы определяет и требования к бланку официального делового письма. Данное обстоятельство вызвано необходимостью унифицировать процесс его оформления. Все вышеперечисленное способствует: — организованности процесса централизованного изготовления бланков для деловых писем; — уменьшению стоимости машинописных работ; — сокращению затрат времени и сил на составление, написание и оформление писем; — облегчению поиска необходимой информации в тексте деловых писем; — внедрению вычислительной и иной техники при обработке писем.

Формуляр-образец помогает сконструировать документы любого уровня для управленческой и иной документации. Деловое письмо является документом более надежного и доступного носителя информации. По содержанию деловых писем можно выделить следующие их виды: — коммерческие письма: письмо-запрос, оферта, рекламация, различные виды ответов; — деловые письма: сопроводительное, договорное письмо, напоминание, подтверждение, просьба и т.п.; — нерегламентированные письма: рекламные, информационные, письмо — представление фирмы и т.п.; — личная служебная переписка: поздравления, приглашения, ответы на приглашения, выражение соболезнований, рекомендации и т.п.; — пресс-релизы: письма для прессы.

1. По форме деловые письма могут быть: — письмо-напоминание — факт напоминания; — гарантийное письмо — выражение гарантии, документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств.
2. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо, например места работы, проведения исследований, заключение или продление договора и т.п.

Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным; — письмо-подтверждение — указание на достигнутую степень согласия, свершившийся факт; — письмо-ответ — по своему содержанию носит зависимый характер от инициативных писем, так как тема его текста уже задана и остается изложить характер решения поставленного в инициативном письме вопроса: принятие или отказ от предложения, выполнения просьбы; — информационное письмо — информирование о намечаемых или уже проведенных мероприятиях; — письмо-приглашение — письменное приглашение адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии.

1. Они могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям.
2. В них раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нем; — инициативное письмо — это письмо, требующее ответа.
3. Большая категория таких писем выражает просьбу (предложение, запрос) к адресату в решении каких-либо вопросов; — сопроводительное письмо — письменный текст, который информирует адресата о направлении документов, прилагаемых к письму; — письмо-предупреждение — предупреждение о возможных ответных шагах и т.д.

В целом же все деловые письма можно разделить по функциональному признаку на две группы: а) письма, требующие письма-ответа; б) письма, не требующие письма-ответа. Любое деловое письмо имеет свои обязательные реквизиты, порядок оформления которых определяет Государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.

1. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
2. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст).
3. Настоящий Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), — постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др.

(далее — документы), включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000). Данный документ устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Например, Стандарт диктует правила расположения Государственного герба, эмблемы организации и ее товарного знака. Устанавливает, в каком случае в заголовке документа пишется сокращенное наименование организации, а в каком нет и из каких элементов состоит регистрационный номер приказа. Для делового письма требуются следующие обязательные реквизиты: — Государственный герб Российской Федерации (для государственных предприятий и организаций); — герб субъекта РФ (для государственных предприятий и организаций); — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания), если не государственная организация; — код организации; — код формы документа; — наименование организации; — основной государственный регистрационный номер (ОГРН); — идентификационный номер налогоплательщика; — справочные данные об организации; — дата документа; — регистрационный номер документа; — ссылка на регистрационный номер и дату документа (в письмах-ответах); — адресат; — заголовок к тексту; — текст документа; — отметка о наличии приложения (в сопроводительных письмах); — подпись; — отметка об исполнителе (фамилия или фамилия, имя, отчество и телефон); — идентификатор электронной копии документа.

При поступлении письма добавляются реквизиты: — резолюция; — отметка о контроле. Все документы состоят из отдельных реквизитов. Слово «реквизит» происходит от латинского слова «reguisitum», что означает «необходимое», «требуемое». Совокупность реквизитов официального делового письма называется формуляром или формой.

Чтобы документ (приказ или деловое письмо) отвечал своему назначению, он обязательно должен быть составлен согласно форме, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления разнообразных документов зависит их юридическая и доказательная сила. Например, когда это требуется для подтверждения конкретных фактов, событий или действий.

Расскажем конкретно про оформление реквизитов делового письма. Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках деловых писем в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, часть I, ст.5021).

Порядок применения бланков с изображением Государственного герба Российской Федерации установлен Постановлением Правительства РФ от 27 декабря 1995 г. N 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации».

Есть еще ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования». Он был принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 25 декабря 2001 г. N 573-ст. А именно: изображение Государственного герба Российской Федерации помещают на бланках деловых писем согласно Положению о Государственном гербе Российской Федерации на верхнем поле документа центрованно относительно наименования организации.

В документах, создаваемых в негосударственных организациях, герб не изображается. Государственный герб Российской Федерации может изображаться в многоцветном варианте, одноцветном и одноцветном без геральдического щита в виде главной фигуры — двуглавого орла со скипетром и державой. Изображение герба субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с нормативными актами, принимаемыми органами государственной власти республик, краев, областей, городов федерального значения, автономной области, автономных округов.

Дополнительно на бланках деловых писем могут воспроизводиться утвержденные в установленном порядке изображения (гербы) территории или населенных пунктов (требования к их оформлению ГОСТом не указываются). Эмблема организации — это символическое графическое изображение.

Эмблема может представлять собой рисунок, символ либо буквенное изображение. Эмблему организации (товарный знак, знак обслуживания) помещают на бланках организаций согласно уставу организации. Размеры эмблемы не ограничены, но располагать ее необходимо в верхнем поле делового письма. Обычно эмблему размещают на левом поле документа на одном уровне с наименованием организации.

Обратите внимание на то, что эмблемой нельзя заменять наименование организации. Товарный знак или знак обслуживания воспроизводятся на бланке делового письма с соблюдением требований законодательства России о товарных знаках и знаках обслуживания (ныне это часть четвертая Гражданского кодекса Российской Федерации).

1. Товарный знак — это обозначение, служащее для индивидуализации товаров юридических лиц или индивидуальных предпринимателей (ст.1477 Гражданского кодекса РФ).
2. Правовая охрана товарного знака в России предоставляется на основании его государственной регистрации.
3. Право на товарный знак охраняется законом.

Товарный знак может быть зарегистрирован на имя юридического или физического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность. На зарегистрированный в должном порядке товарный знак выдается соответствующее свидетельство. Владелец товарного знака имеет исключительное прав пользоваться и распоряжаться своим товарным знаком, а также запрещать его использование другими лицами.

В качестве товарных знаков могут быть зарегистрированы словесные, изобразительные, объемные и другие обозначения либо их комбинации. Зона и правила расположения товарного знака на бланках аналогичны эмблеме. Если на бланке делового письма имеется Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта РФ, то эмблему или знак обслуживания (товарный знак) не изображают.

Код организации (юридического лица) проставляют в соответствии с Общероссийским классификатором предприятий и организаций (ОКПО) при государственной регистрации. К примеру, в г. Москве любая организация (юридическое лицо) должна быть зарегистрирована в Московской регистрационной палате и иметь свидетельство о том, что она внесена в специализированный реестр.

После данной процедуры Московский городской комитет по статистике присваивает организации код по ОКПО. Код состоит из восьми чисел, последняя его цифра печатается через пробел, к примеру 0608945 6. Данный код может быть заранее проставлен на документе, к примеру еще в типографии при изготовлении бланков делового письма организации.

Каждая цифра в данном коде имеет свое значение и несет определенную информацию в себе, например отнесение организации к определенной отрасли, виду деятельности и т.п. Коды, проставляемые на документах, являются элементами их электронной идентификации и служат для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи, сокращая количество возможных ошибок при передаче данных.

1. Код организации — это своеобразное подтверждение правомочности организации — автора делового письма.
2. Код формы документа проставляют согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) только на документах, имеющих унифицированную форму, название которой включено в Классификатор управленческой документации (класс 0200000).

Данный код может быть заранее нанесен на бланк делового письма. Код по ОКУД указывается справа от кода организации. Наименование организации, от которой исходит деловое письмо, должно быть прописано в соответствии с наименованием, указанным в учредительных документах организации.

Над наименованием организации указывают сокращенное, если сокращенного наименования не имеется, то полное наименование вышестоящей организации. Сокращать названия организаций произвольным образом недопустимо. Сокращенные наименования организаций образуются следующим образом: — по первым буквам слов, входящих в наименования.

К примеру, МИД (Министерство иностранных дел). Аббревиатуры пишутся слитно и буквы в них не разделяются точками; — по начальным слогам букв, входящих в наименование, к примеру Газпром (Газовая промышленность); — смешанным способом, когда сложносокращенные наименования образуются частично из начальных букв, частично из усеченных слов и пишутся в первой части прописными буквами, во второй — строчными.

• ГидропромНИИ (Гидропромышленный научно-исследовательский институт).
• Все подобные слова пишутся слитно.
• Наименования организаций регионов России, имеющих вместе с русским языком в качестве государственного национальный язык (к примеру, татарский или башкирский), печатают на двух языках — на национальном и на русском.

Если у организации есть сокращенное наименование — его указывают ниже полного в скобках. Образец. Общество с ограниченной ответственностью «Инновационные и компьютерные технологии» (ООО «Инновкомтех») МОСКОВСКИЙ ТОРГОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ Саратовский филиал Сокращенное наименование должно быть обязательно закреплено в учредительных документах организации.

Аналогично поступают и с наименованием на иностранном языке. То есть если оно имеется и закреплено в уставе организации — его располагают ниже наименования на русском языке. При этом имеются следующие варианты расположения наименований на русском и иностранном языках: — данные наименования располагаются симметрично справа и слева вдоль верхнего поля делового письма; — либо продольно: строка — на русском языке, строка — на иностранном языке.

Образец. Международная промышленная International Industrial корпорация «Мир» Corporation «World» Международная промышленная корпорация «Мир» International Industrial Corporation «World» Наименование филиала, территориального отделения, иного структурного подразделения, представительства организации указывается в том случае, если деловое письмо исходит именно от данного структурного подразделения, а не от главной организации, и располагается ниже наименования организации.

Автором любого делового письма может быть и должностное лицо, представляющее конкретную организацию. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Номер включает в себя 13 знаков. Образец. ОГРН 2148811250687 Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

ИНН и КПП имеют соответственно десять и девять знаков, к примеру ИНН 3439019571/781001001. Реквизит «Справочные данные об организации» используется только в служебных и деловых письмах и не проставляется на внутренних документах организации (например, на приказах).

• Подобные данные необходимы для почтовой, телеграфной, телефонной и электронной связи с организацией, а также для выполнения расчетно-денежных операций в банке, счет которого указан в письме.
• Таким образом, справочные данные об организации — это почтовый и электронный адреса, номера контактных телефонов, факсов, номер и реквизиты счета в банках и иные сведения по усмотрению организации.

По законодательству некоторых стран на бланке требуется определенная дополнительная информация. Например, акционерное общество с ограниченной ответственностью в Британии должно указывать имена своих директоров, адрес своего зарегистрированного офиса, место регистрации и регистрационный номер.

Многие деловые письма имеют напечатанные слова, указывающие место, оставленное для ссылок. Ссылка состоит из инициалов исполнителя и его контактного телефона. Для ссылок можно использовать буквы и цифры, обозначающие отдел или сектор пишущего, номер дела и т.д. (в британских письмах ссылка обычно помещена над датой, в американских письмах она указывается в левом нижнем углу листа письма).

В почтовых адресах не должно быть сокращенных названий и наименований, условных букв, цифр или каких-либо знаков. При этом должен соблюдаться следующий порядок написания адреса адресата: — наименование адресата (фамилия, имя, отчество для физических лиц); — название улицы, номер дома, номер корпуса дома, номер квартиры; — название населенного пункта (города, поселка, деревни и т.п.); — название области, края, автономного округа, автономной области, республики; — страна (для международных почтовых отправлений); — почтовый индекс.

1. Почтовый адрес в международных деловых письмах состоит обычно из номера дома и улицы; местности; названия округа, штата или провинции; почтового кода.
2. В зарубежной корреспонденции необходимо добавить и название страны назначения (на языке страны отправителя).
3. Если у адресата имеется почтовый ящик, то номер почтового ящика проставляется вместо номера дома и улицы.

Когда письмо посылают на временный адрес человека (или письмо личного характера человеку на адрес компании), то используют сокращение c/o (care of). Образец. Mr John Black c/o Hilton Hotel Почтовый адрес может содержать специальные инструкции для почты и (или) адресата.

Образец. (By) Air Mail Авиапочтой Registred (Mail) Заказной корреспонденцией Express Delivery Срочная доставка Poste Restante До востребования To be called for До востребования Printed matter Бандероль Please forward Пожалуйста, направьте To be forward Переслать (отправить по месту назначения) If undelivered, return to: В случае неполучения адресатом письма вернуть Urgent Срочное Personal Личное Confidential Конфиденциальное Письмо, помеченное Personal (личное), не должно распечатываться никем, кроме самого адресата; письмо, помеченное Confidential (конфиденциальное), может быть распечатано также личным помощником или секретарем.

В аналогичном порядке производится и написание адреса отправителя. Образец. Большая Садовая ул., д.239/241, г. Энгельс Саратовская область, 404670 Для более быстрой и оперативной связи с организацией, конечно же, используются номер телефона, факса, телетайпа, адрес электронной почты и др.

Образец. Тел.: (8452) 49-79-29, факс: 49-79-70 e-mail: centr_apelsin2008@yandex, ru Банковские реквизиты необходимы только на деловых писем, которые касаются расчетно-денежных операций (к примеру, это гарантийные письма). Образец. Счет N 42307.810.5.5611.5305487 Банк получателя: Саратовское ОСБ N 8622 АК Сбербанк Российской Федерации, г.

Саратов БИК 046311649 Корреспондентский счет 30101810500000000649 Получатель: ИНН 7707083893 КПП 645531002 АК Сбербанк Российской Федерации фил. Ленинского отд. N 7324/0279 г. Саратов, расчетный счет 47422810656119910001 Назначение платежа: «Зачисление на счет N.» Официальное письмо является единственным документом, на котором не указывается наименование.

• Остальные документы, например приказ, акт, идут со своим названием. Образец.
• ООО «Дети Арбата» ПРИКАЗ За границей каждая фирма тоже имеет свое определенное название.
• Частные фирмы, принадлежащие одному лицу (в Соединенных Штатах Америки называемые единоличной собственностью), могут быть зарегистрированы под именем собственным (именем основателя или владельца) или под нарицательным именем (Mother Nature Health Food Store).

Типичные примеры товариществ: Black, Smith Johnson, Brown Co, Baker Son Green Bros. В названиях некоторых товариществ нет собственных имен. Названия государственных компаний Великобритании включают в себя сокращение PLC (plc), а частные компании с ограниченной ответственностью — слово «Limited» (Ltd).

Американские корпорации имеют названия, оканчивающиеся словами «Company» (Co), «Corporation» (Corp) или «Incorporated» (Inc); Pty Ltd (Propriety Limited) обозначает частные компании с ограниченной ответственностью в Австралии и Южной Африке; Pte Ltd — сокращение, используемое частными компаниями в Сингапуре.

Дата делового письма — это дата его создания, подписания, принятия, согласования или утверждения. Если авторами делового письма являются несколько организаций, то датой письма будет служить наиболее поздняя дата его подписания. Дата оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: сначала день месяца, затем месяц и год.

1. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными между собой точкой, год оформляется четырьмя арабскими цифрами.
2. Для обозначения дней месяца и месяцев всегда используется именно пара цифр, а не одна цифра, то есть для чисел месяца с 1 по 9 и для месяцев с января по сентябрь в датах добавляется «0».

К примеру, дату 2 октября 2013 г. необходимо оформлять следующим образом: 02 октября 2013. Обозначения «год», «года», «г.» не проставляются. Можно и словесно-цифровым способом прописать: 2 октября 2013 г. или, например, изменить последовательность (сначала год, затем месяц и число): 2013.10 февраля.

1. Здесь также обязательно добавление «0» для чисел с 1 по 9.
2. При первом способе написания, когда месяц прописывается словами, необходимо обязательно после цифр, обозначающих год, ставить букву «г.» с точкой или слово «год».
3. Данный метод в России практически не применяется.
4. При датировании документов и служебных писем не допускается использование римских цифр.

В Великобритании обычно порядок таков: день, месяц, год — 10 декабря 19. или 10-е декабря, 19. Американцы обычно ставят сначала месяц, за которым следует день и год: Декабрь 10, 19. (форма 10 декабрь 19. также широко используется в Соединенных Штатах Америки).

Международная организация по стандартизации (ISO) рекомендует следующую цифровую форму в таком порядке — год, месяц и день: 19.-12-10. Другие цифровые формы, как 10-12-19., 10 декабря 19., 10/12/19. не должны применяться в деловых письмах, так как они легко могли бы внести путаницу, и 10/12 означает то ли 10 декабря то ли 12 октября? Во многих современных организациях можно обратить внимание на достаточно распространенную ошибку при датировании документов, в том числе и служебных писем: дату на документе (например, на приказе или письме) печатают при его изготовлении.

Но дату на документе проставляет должностное лицо, подписывающее его, непосредственно при подписании. При этом допускается напечатать в проекте документа обозначение месяца и года, а число проставлять от руки при подписании документа. Движение деловых писем и вообще документов любого вида (входящих, исходящих и внутренних) сопровождается их регистрацией.

Данный порядок обязателен для всех документов, «требующих учета, исполнения и использования в справочных целях» (п.7.1.2 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти), то есть регистрируются организационно-распорядительные, финансовые, кадровые и иные документы.

Регистрация делового письма либо приказа — это запись учетных данных о документе по установленной форме, которая фиксирует факт его создания, отправления или получения (пп.65 п.2.2.2 ГОСТ Р 51141-98). Регистрация деловых писем и иных документов осуществляется в следующих целях: — происходит количественный учет документов, который необходим для подсчета объема документооборота; — обеспечивается сохранность документов и устраняются возможности их утраты или потери; — восстановление информации утраченного документа с помощью регистрационных форм и имеющихся заверенных копий; — обеспечивается возможность ведения контроля исполнения различных документов, в том числе деловых писем и приказов; — обеспечивается возможность ведения информационно-справочной работы по документам и поиска информации по запросам работников организации и внешних потребителей.

• Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и внутренние — в день подписания или утверждения.
• Все регистрационные номера присваиваются в пределах одного календарного года.
• Все входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно друг от друга.
• Регистрационный номер (индекс) делового письма состоит из его порядкового номера.

Это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое каждому исходящему (отправляемому), внутреннему и входящему (поступившему) документу при его регистрации. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он был включен в информационный массив организации и находится под контролем и ответственностью.

Образец. N 1234/06-11 или N 120/01-06/11 Организация по своему усмотрению может проставить индекс дела по номенклатуре дел, а также добавить информацию о корреспонденте, исполнителе письма и пр. Если деловое письмо исходит от нескольких организаций, то регистрационный номер должен состоять совместно из регистрационных номеров, присваиваемых ему каждой из организаций.

Проставляются данные регистрационные номера через косую черту в порядке указания авторов в деловом письме. Образец. письмо N 67/52 Для входящих документов характерна их повторная регистрация в структурных подразделениях и филиалах организации. Но новый номер присваивать недопустимо.

Документ должен регистрироваться под тем же номером, который был ему присвоен в главной организации. Не подлежат регистрации: — письма, присланные для сведения (копии); — письма о разрешении отпусков и командировок; — сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня; — претензии; — поздравительные письма; — корреспонденция, адресованная работникам организации с пометкой «лично» и общественным организациям, и пр.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа (именно в деловых письмах-ответах) включает регистрационный номер (номера) и дату документа (письма), на который дается ответ. К примеру, данный реквизит может быть оформлен следующим образом: «На N _ от «_» _ г.» и заполняется только в той ситуации, когда составляется ответ на поступившее в организацию письмо.

С поступившего письма переписываются его регистрационный номер и дата поступления и вбиваются в деловое письмо. Сопоставление дат отправки и получения писем дает представление о степени оперативности работы организации с входящей и исходящей корреспонденцией. Образец. На N 2143/02-08 от 24 февраля 2013 г.

При ссылке на входящий документ нежелательно употребление слов «ваше», «наше», «ваш» и т.п. Ни в коем случае не следует помещать данный реквизит в самом тексте письма. В каждом документе должно быть обязательно указано место его составления или издания, то есть название местности, области, города или территории, где был создан документ.

В деловых письмах обычно подобная информация содержится в справочных данных об организации. Адресатами могут быть организации, их различные структурные подразделения, должностные и даже физические лица. При адресовании делового письма конкретному физическому лицу (гражданину) или должностному лицу сначала указываются инициалы, затем фамилия.

Образец.А.В. Наумову ул. Уфимцева, д.6, корп.2, кв.69. Саратов, 410035 Если лицо, на имя которого пишется деловое письмо, имеет ученое звание (ученую степень), его следует указывать перед фамилией. Образец. Акад.А.И. Демидову Проф.В.А. Абдулову Д.ю.н.П.П. Николаеву К.ю.н.Н.Н.

• Оверьянову Текстовое сокращение «гр.» (от слова «гражданин») возможно только в тех случаях, когда лицо, которому адресовано деловое письмо, рассматривается как субъект гражданских правоотношений.
• При деловой переписке с различными организациями и фирмами зарубежных стран слова «господин», «госпожа», «господину» и т.п.

передаются сокращениями «г.», «г-ну». Наименование организации — получателя письма и (или) ее структурного подразделения необходимо указывать в именительном падеже. Образец. Министерство образования и науки Российской Федерации Управление контроля качества образования Недопустимо адресование типа «Предприятию «Маяк» или «В фирму «Руслан и Людмила».

В целях ускорения исполнения делового письма, если известна фамилия лица, которое будет его рассматривать, рекомендуется указывать и эту фамилию. В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 при направлении письма должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия лица — в дательном падеже.

Образец. ОАО «Саратовский жировой комбинат» начальнику отдела кадров Е.Ю. Гришиной Должность лица, которому адресовано деловое письмо, указывают в дательном падеже. Образец. Генеральному директору Центра издательской и юридической деятельности «Апельсин» Л.В.

1. Суняеву ОАО «СеверСталь» Главному бухгалтеру Е.А.
2. Миненковой Мы выше указали, что если письмо адресуется руководителю организации (директору, генеральному директору и т.п.), то название организации должно входить в состав наименования должности адресата.
3. Если деловое письмо отправляется сразу нескольким адресатам (к примеру, в однородные организации) или в несколько структурных подразделений одной организации, то можно указать их обобщенно.

Образец. Кафедрам ГОУ ВПО «Саратовская государственная академия права» Допускается центрировать каждую строку реквизита адресата по отношению к самой длинной строке. Образец. Директору ЗАО «Рудники Китая» П.П. Плюшкину Можно в поле адресата включить и его почтовый адрес согласно почтовым правилам.

1. Образец. Всероссийский государственный колледж строительства мостов и гидротехнических сооружений ул.М.
2. Горького, д.8, Саратов, 410002 При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, следом ее почтовый адрес (мы уже указали выше образец).
3. Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные организации и постоянным корреспондентам.

Для этого удобнее всего применять конверты с уже заготовленными и заранее напечатанными адресами. Если письмо адресуется официальному лицу, то сначала указывается должность, затем фамилия и инициалы, адрес организации. Образец. Директору открытого акционерного общества «СибГазНефтьПром» Г.Г.

• Ульянцеву Площадь Свободы, д.5, Новосибирск, 560700 При адресовании письма физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, следом его почтовый адрес. Образец.
• Косолапову М.М. ул.
• Бардина, д.5, кв.117 г.
• Энгельс, Саратовская обл., 410067 Любое деловое письмо не должно содержать более четырех адресатов.

Слово «копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами и в иных местах ставить не нужно. Знаки препинания во внутреннем адресе могут быть опущены. Наименование организации, имя и фамилию лица, которому письмо адресовано, необходимо писать так, как они были даны на исходящей от этой организации корреспонденции или как в справочнике.

1. Когда отправляют большое количество писем, необходимо составить список (реестр) на рассылку и на каждом экземпляре документа указывается только один адрес.
2. При отправлении деловых писем зарубежным адресатам реквизит «Адресат» включает в себя инициалы имени и фамилию адресата, его должность, наименование организации, номер дома, название улицы, название населенного пункта, почтовый код либо индекс, название страны.

Если письмо, к примеру, отправляется в Соединенные Штаты Америки, после названия города нужно указывать и штат; при отправке писем в Великобританию указывается конкретное графство. Все составные части реквизита излагаются в той последовательности, которая соответствует традициям страны назначения делового письма.

• Согласно международным стандартам составные части реквизита выравниваются по левой его границе, как мы делали выше.
• Количество строк адресата должно быть ограничено шестью, а количество букв — тринадцатью.
• Если в строке более тринадцати знаков, то реквизит «Адресат» можно оформить шрифтом меньшего размера.

Прописными буквами рекомендуется писать название местности, учреждения, осуществляющего доставку, и страну назначения делового письма. Если документ адресуется организации, вначале указывается ее название, затем почтовый адрес. Если письмо адресуется должностному лицу организации, сначала указывается его имя (либо инициалы имени), затем фамилия, должность, название организации (фирмы) и почтовый адрес.

• Если письмо направляется частному лицу, то порядок такой же, только без должности и названия организации соответственно.
• Заголовок к тексту должен нести в своем содержании основной вопрос, затронутый в данном деловом письме.
• Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.
• Заголовок может отвечать на вопросы: о чем (о ком)? (например: Приказ о создании аттестационной комиссии); чего (кого)? (например: Должностная инструкция ведущего эксперта).

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать. Заголовок должен быть кратким, лаконичным и емким. Сформулирован он должен быть всего из одной фразы. Содержание письма выражается в нем формой предложного падежа с предлогом «о» или «об».

Никакими кавычками и скобками заголовок не выделяется, пишется он с прописной буквы и начинается сразу от левого поля листа делового письма ниже реквизитов бланка (при угловом расположении реквизитов бланка). Подобное расположение сохраняется и при продольном расположении реквизитов. Но необходимо заметить в данном случае, что в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти предусмотрено именно центрованное относительно текста делового письма или приказа расположение заголовка к тексту.

Образец. О продлении договора аренды транспортного средства О расторжении договора Об организации выездных проверок О закупке оборудования Об организации и проведения совместной конференции Заголовок обычно составляет исполнитель письма, так как он лучше ориентируется в тексте данного документа, знает, о чем он написан и какой смысл в себе несет.

1. Если заголовок написан правильно и точно, то работнику, который разбирает и сортирует входящую корреспонденцию, должно быть сразу понятно, к какой категории писем относится данное деловое письмо и куда его следует направить.
2. Данный фактор очень важен тогда, когда в письме конкретно не указан получатель (должностное лицо).

Заголовок также избавляет от необходимости читать все письмо целиком. Посмотрел на заголовок — и сразу стало ясно, к кому данное письмо нужно направить и что с ним делать. В заголовке нежелательно употреблять такие слова, как «касательно», «относительно», «касается», «по делу».

Последнее выражение «по делу» характерно для юридических писем, писем, адресованных правоохранительным органам, и т.п. Образец. Начальнику Следственного управления г. Саратова А.А. Александрову По делу гр. Иванова И.И. (дело N 670-01) Информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации, называется текстом официального документа.

Текст документа по структуре, принятым формулировкам, устойчивым синтаксическим конструкциям непосредственно связан с видом документа (деловое письмо, приказ и пр.) и его разновидностью (приказ по основной деятельности или приказ по личному составу, гарантийное письмо или письмо с предложением и пр.).

Основные требования к текстам деловых писем: — краткость и точность изложения информации, исключение двоякого и иного толкования; — достоверность, правдивость и объективность информации; — составление по возможности простых (одноаспектных) писем, то есть содержащие в себе всего лишь один вопрос; — структурирование текста документа, деление его на такие смысловые части, как введение, доказательство, заключение; — распространенное использование трафаретных и типовых текстов при описании повторяющихся управленческих ситуаций.

Текст делового письма или приказа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов РФ в соответствии с законодательством нашей страны и законодательством регионов. Необходимо огромное внимание уделять языку и стилю служебных документов, так как при составлении текстов деловых писем и приказов используется деловой стиль со специфическими признаками: — без эмоциональной окраски, то есть нейтральный тон изложения; — точность и ясность изложения, то есть исключение образных слов и выражений, использование уточнений и дополнений и пр.; — краткость текста, исключение повторов, излишних, порой ненужных подробностей и деталей; — употребление устойчивых, шаблонных словосочетаний, например «сообщаем, что в период.», «проверкой установлено, что.», «доводим до вашего сведения, что.», «сообщаем вам, что.», «направляем на рассмотрение и утверждение.»; — должна быть обязательно ограниченная сочетаемость слов: «вносить предложения», а не «давать предложения»; «предоставить кредит», а не «выдать кредит»; «вступать в силу», а не «входить в силу»; «обладать правом», а не «владеть правом» и др.; — использование отглагольных существительных: «оказать содействие», а не «посодействовать»; «оказать поддержку», а не «поддерживать»; «производить ремонт», а не «ремонтировать» и т.д.; — безличный характер изложения текста делового письма; — употребление специальных терминов; — использование сокращенных слов; — использование универсальных слов с неопределенным значением; — исключение из текста архаизмов, таких как «сего года», «при сем направляем»; — исключение заимствованных слов, имеющих аналог в русском языке: «продлить договор», а не «пролонгировать договор», как обычно пишут.

Тексты большого объема принято разделять на пункты, подпункты, разделы, применяя нумерацию арабскими цифрами с точками после них. Тексты документов оформляют также в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «обладаете» или «были», «присутствовали» и т.п.).

Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков. Любая анкета содержит в себе постоянную и переменную информацию. Постоянной информацией являются наименования признаков, то есть задаваемые вопросы, а переменной информацией — их характеристики (сами ответы).

• Анкета может иметь следующие варианты изложения информации: — вопросы и отведенные места для ответов на них; — вопросы и варианты ответа на них для выбора; — отведенные места для информации, вносимой анкетируемым дополнительно, по его усмотрению. Образец.
• Анкета для поступления на работу 1.
• Фамилия _ 2.

Имя _ 3. Отчество _ 4. Дата рождения _ 5. Образование _ 6. Стаж работы _ 7. Предыдущее место работы _ 8. Отношение к военной службе _ 9. Семейное положение _ 10. Какого рода деятельность для Вас является наиболее приемлемой и предпочтительной (нужное подчеркнуть): творческая исполнительская управленческая посредническая организаторская иная Подпись _ Дата_ Анкеты наиболее предпочтительны для кадровых документов и управления персоналом.

1. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже.
2. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками.
3. Подзаголовок, имеющий самостоятельное значение, пишется с прописной буквы.
4. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Точки в заголовках и подзаголовках граф не ставятся. В таблицах принято употреблять общепринятые условные обозначения. Если таблиц в документе несколько, то над каждой таблицей справа пишут слово «Таблица» и указывают ее порядковый номер (без самого знака «N»).

• В тексте делового письма или иного документа обязательно должны быть ссылки на все содержащиеся в тексте таблицы.
• Связный текст, как правило, состоит из двух частей.
• В первой части указывают причины, основания, цели составления делового письма или приказа, во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы — распорядительную часть без констатирующей; письма — просьбу без пояснения). Максимальная длина стандартной строки делового письма обычно равна шестидесяти четырем печатным знакам, что составляет около семнадцати сантиметров.

• Обычно строка вмещает от шестидесяти до шестидесяти двух знаков.
• Именно такая длина строки объясняется тем, что наиболее употребляемым форматом при составлении деловых писем является формат А4.
• В тексте письма, подготовленного на основании писем других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации — автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту (мы об это уже писали ранее).

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами. В приказах организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «прошу», «предлагаю»).

В письмах и приказах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («совет постановляет», «директорат решил»). В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили», «посчитали необходимым»). Самое сложное в тексте делового письма — изложить суть дела.

Для этого необходимо правильно употреблять слова и словосочетания с учетом их значения и формы. При составлении текстов приказов и деловых писем нужно учитывать нормы словообразования, управления и употребления предлогов. Отметка о наличии приложения делается в том случае, если к письму прилагаются какие-либо документы.

В левом нижнем углу письма сразу от поля ставится слово «Приложение», затем помещаются названия прилагаемых документов в цифровой последовательности с указанием количества экземпляров и листов. Таким образом, отметка о приложении имеет несколько вариантов оформления: — указывается, сколько высылается документов (один или несколько); — в тексте сопроводительного письма указываются наименования всех высылаемых документов или их наименования не указаны совсем; — указывается, сброшюрованы или нет прилагаемые к деловому письму документы; — указывается, по скольким адресам высылаются прилагаемые документы (по нескольким или по одному), если письмо отправляется в несколько адресов.

Каждое название должно быть расположено на отдельной строке. Под словом «Приложение» никакая запись не производится. Образец. Приложение: на 3 л. в 1 экз. Приложение: копия договора с закрытым акционерным обществом «Саломея» на 2 л. в 2 экз. Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют.

• Образец. Приложение: 1.
• Положение об оплате труда и премировании на 3 л.
• В 1 экз.2.
• Правила подготовки и оформления документов ОАО «СаратовАлмазСервис» на 10 л. в 3 экз.
• Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.
• Если к документу прилагают иной документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом: Образец.

Приложение: письмо Росгосстраха от 15 декабря 2004 г. N 21-7/879 и приложение к нему, всего на 4 л. Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом: Образец. Приложение: на 4 л. в 2 экз., только в первый адрес.

1. В приложении к приказу на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение N _» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера. Образец.
2. Приложение N 1 к приказу Комитета по спорту от 15 декабря 2013 г.
3. N 801 Возможно напечатание слов «ПРИЛОЖЕНИЕ N _» и прописными буквами, а также допускается центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки.

При большом количестве приложений их названия перечисляют в самом сопроводительном письме после слова «Приложение». В данной ситуации очень удобно оформить список (реестр) описи вложений на отдельном листе в произвольной форме. Опись должна быть подписана и указана дата ее составления и подписания.

• В сопроводительном письме делается отметка.
• Если прилагаемый документ сам тоже имеет приложение, то это указывается в отметке о наличии приложения. Образец.
• Приложение: приказ ЗАО «Руслан и Людмила» от 28 апреля 2007 г.
• N 34 и приложение к нему, всего на 5 л.
• Документы-приложения должны иметь соответствующую отметку, указывающую на их связь с основным документом.

Данная отметка ставится в правом верхнем углу документа-приложения и включает в себя слово «Приложение», а при необходимости и его номер (в данном случае со знаком N), наименование, дату и номер основного документа. Образец. Приложение N 3 к приказу генерального директора ООО «Апельсин» от 11 февраля 2013 г.

N 102 Все документы, входящие в состав приложения, должны иметь все необходимые реквизиты, такие как наименование вида документа, заголовок, дату, подпись. На приложениях в верхнем углу справа делается отметка, которая указывает на связь приложения с основным документом (деловым письмом). Если приложение является самостоятельным документом, то оно направляется с сопроводительным письмом.

В американских письмах обозначения приложений ставятся прямо под начальными буквами ссылки. Пишется слово «Enclosure», обозначающее «Приложение», или слово «Enclosures» — «Приложения», чаще сокращенно «Encl». Если имеются два приложения и более, то указывается их число.

При поступлении документов работники и специалисты должны сверить соответствие наименований, количества документов и количества листов в них наименованиям и количеству, указанным в приложениях. Все конверты обычно прилагаются к документам. Во многих организациях (к примеру, в судах) при просмотре доставленной почтовой корреспонденции проверяется сохранность упаковки, правильность ее направления по адресу, указанному не только на конверте, но и в самом документе (деловом письме).

Ошибочна доставленная корреспонденция должна пересылаться по принадлежности или быть возвращена отправителю с сопроводительным письмом. Целесообразно иметь в организации трафаретный текст подобного сопроводительного письма о возврате корреспонденции. Бланк письма Адресат организации О возврате полученной корреспонденции Уважаемый _! Нами получено Ваше письмо от _ N _, к которому приложены документы по вопросу: _ Однако после вскрытия конверта было обнаружено, что в приложении отсутствуют: документы: _ листы: _ экземпляры: _ Просим Вас обеспечить срочную высылку недостающих документов (листов, экземпляров).

• С уважением зав.
• Канцелярией И.О.
• Фамилия В случаях отсутствия в почтовых поступлениях указанных в приложении документов, повреждения документов и упаковок должен быть составлен акт в трех экземплярах, который подписывается не менее чем двумя специалистами отдела (службы, управления и пр.).
• Акт также поможет избежать в дальнейшем конфликтных ситуаций.

Наименование организации АКТ «_» _ 200_ г. N _ Место составления об отсутствии документов в полученной корреспонденции Работниками общего отдела (канцелярии, секретарем) _ (должности, фамилии _ в присутствии _ и инициалы) (должности, фамилии и инициалы) при вскрытии письма (бандероли) от _ N _, поступившего от _, (наименование организации-отправителя) было обнаружено отсутствие _ _ (наименование документов, материалов) Составлен в трех экземплярах: 1-й — в дело N _; 2-й — в организацию — отправитель полученной корреспонденции; 3-й — в архив.

Должности Расшифровка подписей Подпись — собственноручная роспись полномочного должностного лица. Реквизит «Подпись» помещается слева под текстом письма сразу от поля. В состав реквизита «Подпись» входят: — наименование должности лица, подписавшего документ (полное, то есть с наименованием организации, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное — на документе, оформленном на бланке); — личная подпись; — расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Образец. Генеральный директор компании «Апельсин» Личная подпись Л.В. Еременко или на бланке: Генеральный директор Личная подпись Л.В. Еременко Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Образец. Заместитель генерального директора ООО «Апельсин» Личная подпись О.Л. Суняева При оформлении делового письма или приказа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Образец. Генеральный директор Личная подпись Р.Л. Наумова Главный бухгалтер Личная подпись Е.Ю. Гришина При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне. Образец. Заместитель директора Заместитель директора по рекламе по кадрам Личная подпись Е.Ю.

Гришина Личная подпись Л.В. Еременко Все экземпляры писем, остающиеся в делах организаций, должны содержать подлинные подписи должностных лиц. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте письма, отсутствует на момент его отправления, то письмо подписывает лицо, исполняющее его обязанности, либо его заместитель.

При этом обязательно указываются фактическая должность лица, подписавшего деловое письмо (например, рядом ставится «и.о.», «зам.» и т.п.), и его фамилия. Если в реквизите «Подпись» наименование должности пишется в две и более строки, то личная подпись и расшифровка подписи располагаются на уровне последней строки.

Образец. Начальник отдела по жилищно-коммунальному хозяйству ЗАО «Газпромстрой» (подпись) С.И. Семенов Подпись располагается после текста документа (на последней странице делового письма) или после отметки о наличии приложения. В необходимых случаях во избежание, к примеру, подделок в документах (в приказах и т.п.) допускается подписание документов постранично, а не после текста (то есть несколько, а не один раз).

Также необходимо заметить, что действующими нормативными актами не предусмотрено проставление в документах факсимильной подписи, то есть подписи руководителя, вырезанной на штампе. По рассматриваемому нами ГОСТ Р 6.30-2003 требуется именно личная подпись руководителя, проставляемая им от руки, и никакая иная.

1. Согласование проекта текста любого документа со специалистами соответствующего профиля — это процедура, сопровождающая подготовку каждого организационно-распорядительного документа.
2. В ходе согласования документа его текст корректируется и изменяется на основе замечаний, уточнений, дополнений, вносимых специалистами в первоначальный вариант документа.

Процедура согласования документов — важная составная часть процесса их принятия и оформления. Круг должностных лиц, привлекаемых к согласованию документов, определяется обычно индивидуально исходя из каждой конкретной ситуации. Но при документировании типовых, повторяющихся ситуаций, которые сопровождаются подготовкой документов определенных видов, целесообразно указывать в инструкциях по делопроизводству, с кем должны быть согласованы подобные документы, каким образом.

Вся данная информация также в дальнейшей работе должна быть внесена в должностные инструкции сотрудников в раздел «Должностные обязанности». Согласование может быть внутренним и внешним. Внутреннее согласование осуществляется с должностными лицами организации. Внешнее — с коллегиальными органами общественных объединений, к примеру с представительным органом работников — профсоюзным комитетом.

Для обоих типов согласования предусмотрены разные формы: для внутреннего согласования используется визирование документов, для внешнего — оформляется гриф согласования. Гриф согласования — это реквизит официального документа, выражающий согласие организации (учреждения) или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.

1. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.
2. Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом: Образец.

СОГЛАСОВАНО письмо Российского транспортного товарищества от 1 февраля 2013 г. N 80 или СОГЛАСОВАНО Протокол заседания правления Российской государственной страховой компании «Согласие» от 1 апреля 2013 г. N 561 Гриф согласования располагают ниже реквизита «Подпись», а если грифов несколько, то на отдельном листе согласования.

При этом на документе делается отметка: «Лист согласования прилагается». На листе согласования должна быть отметка о его принадлежности к основному документу. Образец. Приложение к протоколу разногласий Лист согласования СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО Генеральный директор Директор ЗАО «Информатика» ООО «Комета» (подпись) Е.А.

Миненкова (подпись) Е.Ю. Гришина 11 апреля 2013 г.11 апреля 2013 г. СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО Директор Председатель правления ООО «Техника» АКБ «Инвестстрой» (подпись) Р.Л. Наумова (подпись) О.А. Макеева 11 апреля 2013 г.11 апреля 2013 г. Внешнее согласование в зависимости от содержания документа рекомендуется осуществлять в следующей очередности: — с организациями, интересы которых затрагивает документ; — с организациями, занимающимися научными исследованиями в области, к которой имеет отношение содержание документа; — с общественными организациями (при необходимости); — с органами государственного контроля (надзора) в определенной области (санитария, экология, пожарный надзор и т.п.); — с вышестоящими или межотраслевыми органами в случаях, когда законодательством предусмотрена возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих органов.

1. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона.
2. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
3. Образец.Т.М.
4. Григорьева Тел.: 43-98-90 Идентификатором электронной копии делового письма или приказа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Резолюция указывает на исполнение действия и т.п., указанного в письме. Она проставляется в верхнем правом углу документа между реквизитами «Адресат» и «Текст». Резолюция пишется от руки на подлиннике делового письма соответствующим должностным лицом и включает в себя фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись должностного лица и дату.

• Образец. Киселевой О.Г.
• Суняевой Р.Л.
• Сухих Ю.А.
• Прошу Вас организовать совещание по вопросам сотрудничества с ООО «Атлант», ЗАО «Антей» и ООО «Прокофьев и Ко» до 12 апреля сего года.
• Подпись 02.04.2013 При наличии в резолюции нескольких фамилий указывается ответственный исполнитель, а если такого указания нет, то исполнителем будет являться то лицо, которое указано в списке первым (в данном случае это Киселева О.Г.).

На деловых письмах, которые не требуют дополнительных указаний по их исполнению, в резолюции просто указывается исполнитель, ставятся подпись должностного лица и дата. При необходимости написания второй и последующих резолюций они проставляются на любом свободном месте лицевой стороны делового письма или приказа.

Возможно оформление резолюции на отдельном листе бумаги обязательно с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. При создании подобных резолюций на отдельных листах их подшивают в дело вместе с письмом (не приклеивая к письму и не скрепляя их с письмом скрепкой или металлическими скобками).

Отметка о контроле. Срок исполнения указывается в резолюции. Если данный срок не указан — он определяется в один месяц или как указано в самом деловом письме. Данная отметка обычно обозначается словами «Контроль» или просто буквой «К», поставленными цветным карандашом или специальным штампом.

1. Подобная отметка располагается на служебном поле документа в правом верхнем углу.
2. При составлении текстов деловых писем необходимо соблюдать определенные правила.
3. А именно нужно учитывать, что нежелательно составлять письма, включающие одновременно несколько разных вопросов.
4. Письма, которые содержат в себе один вопрос, значительно быстрее обрабатываются и исполняются.

Но тем не менее деловые письма бывают одноаспектные и многоаспектные. Один аспект может составить и содержание всего письма, обычно такими письмами являются те, которые не требуют ответа (письма информационного характера). Для многоаспектных писем разработаны определенные устойчивые синтаксические конструкции для выражения того или иного аспекта содержания.

• Текст подобного делового письма обычно состоит из разделов, подразделов, пунктов и подпунктов.
• Изложение каждого аспекта необходимо начинать с абзаца.
• Но для современной деловой переписки характерна тенденция составления преимущественно одноаспектных писем.
• При ведении деловой переписки, чтобы избежать морального и иного дискомфорта, и отправителю, и адресату следует соблюдать ряд этических требований к ведению переписки, а именно при составлении деловых писем не рекомендуется: — начинать послание с констатации отказа.

В первую очередь следует изложить мотивацию принятого решения и дать понять, что при определенных обстоятельствах к рассмотрению вопроса можно вернуться; — навязывать адресату ожидаемый исход вопроса, например: «Просим изучить и решить вопрос положительно», «Просим утвердить данную кандидатуру», «Просим заключить договор» и т.п.; — побуждать адресата к спешке при вынесении решения словами «срочно», «немедленно», «незамедлительно», «в более короткие сроки».

Лучше воспользуйтесь этикетными формулировками, такими как «Просим Вас ответить до такого-то числа», «Убедительно прошу Вас сразу же сообщить о своем решении»; — намекать адресату на его мнимую невнимательность, некомпетентность, вводя в текст письма формулировку типа «Предлагаем более внимательно изучить.», «Просим детально проработать.» и пр.

Для получателя деловых писем обязательными требованиями с точки зрения этических норм являются: — отказ от формы ответа, при которой письмо-запрос или письмо-предложение возвращаются автору с размещенной на них ответной информацией; — оперативный и четкий ответ организации-отправителю в виде письма или послания, переданного с помощью других средств связи.

Задержка или отсутствие ответа может рассматриваться как нежелание сотрудничать. Следование перечисленным выше этическим нормам деловой переписки не потребует от отправителей совершения какого-либо подвига и со временем станет необременительным и привычным. Более того, это обеспечит организации и отправителю репутацию тактичного человека и научит превращать оппонентов в союзников.

Обычно текст письма состоит из двух частей. В начале указываются причины, которые выступили основанием для составления письма (различные факты, события, ссылки на иные документы, мотивы и аргументы), далее излагаются выводы, предложения и просьбы. Образец.

• В апреле следующего года нашей организацией будут проводиться выставка и распродажа выпускаемой нами продукции.
• Приглашаем представителей от ваших организаций принять участие в работе данной выставки и распродаже.
• Надеемся на развитие сотрудничества с вашей организацией.
• При составлении любого письма необходимо предварительно наметить логическую схему его содержания.

Далее мы приведем примеры структуры писем, состоящих их двух-трех частей. Образец. Служебное письмо-запрос: 1) обоснование актуальности запроса; 2) само содержание запроса; 3) ожидаемый результат, если просьба будет выполнена. Сопроводительное письмо: 1) сообщение о высылаемом материале (документах и пр.); 2) уточняющие сведения.

Письмо-просьба: 1) изложение причины, побудившей обратиться с просьбой; 2) изложение самой просьбы; 3) ожидаемый результат, если просьба будет удовлетворена, выражение готовности к дальнейшему плодотворному сотрудничеству. Письмо-ответ (отказ в просьбе или отклонение предложения): 1) повторение изложения просьбы; 2) обоснование причины неудовлетворения просьбы; 3) констатация отказа или отклонения предложения.

Некоторые деловые письма могут содержать в себе только одну часть — различное сообщение, просьбу без указания причины, напоминание и т.д. Образец. Подтверждаем наше согласие на заключение договора аренды помещения, достигнутое в ходе переговоров 23 марта 2013 г.

Должностные лица, уполномоченные подписывать деловые письма организаций, всегда выступают от имени организации, которая является автором данного документа. При переписке используются следующие формы изложения текста: — от первого лица множественного числа («просим», «требуем», «предлагаем», «считаем» и т.д.); — от третьего лица единственного числа («кафедра предлагает», «организация выступает», «компания просит», «фирма направляет» и т.д.); — от третьего лица множественного числа («руководство акционерного общества и его акционеры обращаются к Вам», «структурные подразделения организации предлагают Вашей компании», «кафедры нашего университета направляют» и пр.).

Должностное лицо при переписке может излагать текст и от первого лица («предлагаю», «считаю», «прошу» и т.д.). Но это возможно при личном обращении к адресату письма или когда деловое письмо составляется на должностных бланках. В современной деловой переписке принято употребление вежливых обращений, таких как «Уважаемый Петр Васильевич!», «Уважаемый господин директор!», «Уважаемая госпожа Иришкина!», «Уважаемые партнеры!», «Уважаемые господа!», «Уважаемые коллеги!».

• Обязательно нужно ставить после подобного обращения восклицательный знак, как поставили мы выше во всех обращениях.
• Подобное обращение необходимо печатать на отдельной строке по центру либо ставить в начале текста письма, отделяя от остального текста запятой и начиная сам текст со строчной буквы. Образец.

Уважаемый Алексей Валерьевич! Согласно нашей с Вами договоренности я направляю текст договора для ознакомления и изучения. Уважаемый Алексей Валерьевич, согласно нашей с Вами договоренности я направляю текст договора для ознакомления и изучения. Итак, вступительное обращение помещается на левой стороне письма под внутренним адресом, а заключительная формула — на правой, в конце основного текста.

• Обе формулы пишутся на отдельных строках.
• В самом конце делового письма по правилам нужно использовать заключительную вежливую форму. Образец.
• С уважением.
• С благодарностью.
• С признательностью.
• С надеждой на дальнейшее сотрудничество.
• С пожеланием успехов, генеральный директор (подпись) Е.Ю.
• Гришина Искренне Ваша.

С наилучшими пожеланиями и надеждой на сотрудничество. Всегда рады оказать Вам услугу. Надеемся на дальнейшие добрые и взаимовыгодные отношения. Заранее благодарим. С интересом ждем от Вас новых предложений. Мы уверены, что недоразумение будет улажено в ближайшее время.

• Мы надеемся, что Вы оцените преимущества нашего проекта и примете участие в.
• Надеемся, что наша просьба будет выполнена.
• Убедительно просим Вас не задерживать ответ.
• Данная форма печатается на отдельной строке, обязательно с красной строки и отделяется от наименования должности запятой, как мы указали выше.

Следует отметить, что в некоторых источниках сказано, что в указанных формах запятая перед подписью с точки зрения пунктуации избыточна и ставиться не должна. В письмах иностранным партнерам, выполненным на английском, немецком и других языках, запятая ставится обязательно.

1. В современной практике делового письма это правило часто переносится и на русскоязычное деловое письмо, что не является правомерным с точки зрения русской грамматики. Образец.
2. С уважением Кирилл Зверевкин, консультант «ООО «Руслан и Людмила» http://www,
3. Ruslan_i_ludmila.
4. Ru zverevkin@ruslanil,
5. Ru (495) 123-457-6 (495) 113-146-6 Если в начале письма была использована форма «Уважаемый.», то завершать письмо формой «С уважением.» не следует.

Лучше использовать любую другую приемлемую форму из рассмотренных нами выше.Н. Берестова Консультант по кадровому делопроизводству Подписано в печать 10.11.2013
Читать в источнике

Чем отличаются простые и сложные письма?

Новая страница 1 Деловые письма составляются для информирования корреспондента, сообщения ему сведений, которые ему необходимы или могут представляют потенциальный интерес. Письма пишут с целью установления контакта, налаживания деловых связей для осуществления дальнейшей совместной деятельности, совершения сделок и т.д.

1. Деловое письмо – это средство оперативного информационного обмена при реализации совместной деятельности.
2. Письмо может использоваться как подтверждение устных договоренностей, как гарантия взятых на себя обязательств, как требование выполнения определенных условий, как напоминание и т.д.
3. Кроме того, в любом из этих случаев деловое письмо – это всегда способ презентации.

Как первое впечатление от человека надолго определяет отношение к нему, так и бланк письма, конверт, оформление письма и, наконец, текст способны оказать благоприятное или неблагоприятное воздействие на его получателя. Поэтому, если вы хотите, чтобы это воздействие было благоприятным, деловое письмо должно быть безупречным во всех отношениях.Р.

Теппер, автор книги «Как овладеть искусством делового письма», отмечает: «У вас никогда не будет следующего раза, чтобы произвести первое впечатление». Для того чтобы деловое письмо было эффективным, оно не должно быть длинным. В письме должна быть только та информация, которая имеет непосредственное отношение к делу.

В деловых отношениях подчас дорога каждая минута, поэтому нужно выражать свои мысли сжато, просто, ясно, логично. В деловом письме не следует употреблять сложных языковых оборотов, сложных понятий. Письмо не должно быть сухим, если его цель –заинтересовать адресата.

• Вместе с тем, это не означает, что письмо должно быть эмоциональным, и тем более экспрессивным.
• Даже если сама ситуация, послужившая поводом для его написания, достаточно напряженная, вызывает серьезные опасения или обеспокоенность, следует сдерживать эмоции, сохранять спокойный тон изложения.
• Разговорная манера общения, фамильярность – не для делового письма.

В первых номерах журнала мы рассмотрели требования, которые предъявляются к оформлению письма (речь шла о бланках, реквизитах), а также рассмотрели некоторые разновидности деловых писем. В этой статье мы поговорим о том, как работать над текстом делового письма, какой должна быть композиционная структура текста, из каких частей он должен состоять, а также остановимся более подробно на так называемых простых письмах – письмах, состоящих из одной-двух смысловых частей.

Составление деловых писем – одна из обязанностей секретаря как помощника руководителя. Навыки ведения переписки, как правило, вырабатываются с опытом. Начинающему секретарю нужно использовать все возможности, чтобы как можно скорее выработать эти навыки, овладеть искусством составления писем. Для этого нужно внимательно изучать предшествующую переписку учреждения, использовать ранее составленные специалистами письма как образцы, изучать правила ведения переписки, анализировать особенности составления текстов писем в своей организации с учетом специфики ее деятельности, целей и задач.

Немаловажную роль, конечно, играет и общая культура человека. Поэтому нужно постоянно работать над культурой своей речи, как письменной, так и устной, следить за речью окружающих, учиться замечать речевые ошибки, стараться самому не допускать их. Деловые письма наряду с телеграммами, телексами, телефонограммами, электронными сообщениями составляют переписку организации.

• Эти разновидности переписки отличаются тем, какие средства используются для передачи сообщения, по каким каналам передается информация.
• Деловое письмо пересылается адресату по каналам почтовой или факсимильной связи, телеграмма и телекс – по каналам телеграфной связи, телефонограмма – по телефонной сети, электронное сообщение – по каналам связи между базами данных персональных компьютеров.

Текст делового письма (в отличие от текста телеграмм, телексов, телефонограмм) не имеет никаких ограничений, связанных с особенностями функционирования технических средств, которые используются для передачи сообщений. Тем не менее, как и любой другой вид документов, деловое письмо имеет свои особенности.

Существует несколько общих требований, предъявляемых к составлению делового письма: · деловое письмо составляется на специальном бланке – бланке письма, обязательными реквизитами которого являются: наименование организации-автора, справочные данные об организации, дата и регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа; · деловое письмо должно быть посвящено одному вопросу, несколько вопросов могут рассматриваться только в том случае, если они взаимосвязаны и по ним будет приниматься одно решение; · письмо не должно быть большим по объему, большинство писем имеют не больше одной страницы текста (в исключительных случаях, когда речь идет о сложных проблемах, требующих детального описания и анализа, письмо может содержать до 5 страниц текста); · одно письмо может быть отправлено не более чем четырем адресатам; · на инициативное письмо (просьбу, запрос, требование и др.) должен быть обязательно дан ответ, даже если он отрицательный.

Прежде чем приступить к составлению письма, автор должен детально продумать и сформулировать цель письма. Необходимо прояснить для себя, для чего вы обращаетесь к адресату, какой реакции ждете от него: хотите только сообщить ему какую-то информацию или рассчитываете побудить его к совершению определенных действий.

1. От целевой установки письма будет зависеть характер приводимой аргументации и композиция текста.
2. Необходимо также продумать, что уже известно адресату о предмете письма, что будет являться отправной точкой при передаче сведений и какой будет новая, еще не известная адресату информация, ради сообщения которой и составляется письмо.

С точки зрения композиции деловые письма можно разделить на две группы: простые и сложные. Композиция текста письма – это последовательность смысловых частей текста (обращение, вступление, аргументация, заключение и др.). В самом простом случае отдельная смысловая часть текста письма соответствует абзацу, в письмах сложного содержания она может включать и несколько абзацев, а в простых письмах, состоящих из одного предложения, – составлять часть предложения.

Простые письма составляются в управленческих ситуациях, не требующих изложения сложных в событийном, административном или правовом отношении коллизий. Сложные письма, как правило, создаются в случаях, когда требуется детальное описание управленческой ситуации, изложение истории вопроса, глубокий анализ ситуации, приведение различных мнений, доказательств.

Простые письма обычно имеют одну или две смысловые части. Письмо, состоящее из одной части, – это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без обоснования, выражение благодарности или сочувствия и т.п., например: Сообщаем Вам, что оплата партии комплектующих произведена нами в день поступления товара на склад в г.

Калининграде, что подтверждаем копией платежного поручения. Просим Вас рассмотреть возможность осуществления поставок в первой декаде января 2003 г. и при положительном решении направить нам оферту. Простое письмо может состоять из двух смысловых частей: обоснования (изложение причин написания) и заключения (просьба, отказ, напоминание и т.п.), например: В связи с незначительным потреблением газа котельной комбината № 3 (менее 3,5 млн куб.м в год) (обоснование) просим Вас исключить это предприятие из группы потребителей газа с обязательным резервным топливом (мазутом) на отопительный сезон 2001-2002 гг.

(заключение). Для прокладки водовода диаметром 150 мм от ЦТП-2 в микрорайоне «Фили» (обоснование) просим согласовать вопрос о прекращении движения автотранспорта по ул. Брянская в ночное время (заключение). Обоснованием в письме может быть ссылка на документ (нормативный правовой акт, распорядительный документ, договор и др.) либо описание конкретных обстоятельств, сложившейся ситуации или формулировка цели: В соответствии с п.8 приказа Минфина России от 15 июня 2000 г.

1. 54н «Об утверждении инструкции о годовой, квартальной и месячной бухгалтерской отчетности бюджетных учреждений и иных организаций, получающих финансирование из бюджета в соответствии с росписью.» (обоснование – ссылка на документ).
2. В связи с разработкой институтом Генеральной схемы застройки Фабричного района г.

Костромы. (обоснование – изложение факта). В целях успешной реализации проекта строительства торгового комплекса в г. Москве в микрорайоне «Выхино-Жулебино». (обоснование – формулировка цели). Письма-отказы должны состоять как минимум из двух композиционных частей.

Независимо от того, какая ситуация послужила поводом для письма-отказа, этика деловых отношений требует, чтобы отказ был обоснован: В связи с тем, что руководители и редакторы окружных и районных СМИ уже были участниками семинара «Информирование населения о деятельности органов власти», проведение аналогичного семинара считаем нецелесообразным.

Если вы располагаете информацией о том, кто, какая организация может решить данный вопрос положительно, сообщите об этом корреспонденту, как, например, это сделано в следующем письме-отказе: В связи с постановкой основных производственных мощностей завода с апреля 2002 г.

• На капитальный ремонт выполнить Ваш заказ на поставку 600 т сахара-рафинада не представляется возможным.
• Предлагаем Вам обратиться на Белгородский рафинадный завод.
• Обращаем ваше внимание на то, что в деловой переписке предпочтительнее сначала давать обоснование, а затем заключительную часть (обоснование вводит корреспондента в тему письма, позволяет ему сосредоточится на ней, настроиться на нее, а затем уже воспринять основную информацию, то новое, что сообщается о предмете письма), хотя в русском языке возможна и обратная конструкция: заключение – обоснование.

Сравните данный пример с предыдущим: Выполнить Ваш заказ на поставку 600 т сахара-рафинада не представляется возможным в связи с постановкой основных производственных мощностей завода с апреля 2002 г. на капитальный ремонт. К типу простых писем относятся, как правило, сопроводительные письма, приглашения, извещения, напоминания, гарантийные письма и др., хотя в некоторых ситуациях делового общения и эти разновидности писем могут иметь сложную структуру.
Читать в источнике

Что относится к инициативным письмам?

Сопроводительное письмо и другие виды писем — Сопроводительное письмо — часто составляемый, который информирует о направлении к нему документов; если необходимо что-либо разъяснить или дополнить к приложенным документам: указать срок исполнения, объяснить причину задержки, разъяснить сложные моменты и т.д.; если направляемый документ не имеет адресующей части (например, при рассылке организационных, нормативных, распорядительных документов) или если необходимо зафиксировать перечень нескольких направляемых документов.

Начинаются письма этой разновидности словами: «посылаем», «направляем», «возвращаем», «прилагаем». Письма-приглашения предлагают адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии. Они могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям. Часто эти письма начинаются словами: «приглашаем Вас» или «просим Вас принять участие».

В них раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нем. Информационное письмо — сообщает адресату о каком- либо факте или мероприятии. Наиболее часто с помощью информационных писем пропагандируют деятельность организаций, выпускаемую продукцию, издаваемую литературу.

1. Рекламное письмо — разновидность информационного письма, направляется конкретному адресату и содержит подробное описание рекламируемых услуг или товаров.
2. Цель — побудить адресата воспользоваться предлагаемыми услугами.
3. Текст писем отличается конкретностью, четкостью, полнотой информации.
4. В таких письмах адрес или телефон организации-автора указывается отдельно.

Письмо-извещение по своему стилю близко к письмам- приглашениям и информационным письмам. Составляется для конкретного адресата и чаше всего является ответом на запрос. Начинается словами: «извещаем», «сообщаем», «ставим Вас в известность» и т.п., далее излагаются какие- либо факты.

Если такое письмо адресуется конкретному лицу, в нем указываются фамилия, имя, отчество того, которому оно посылается. Письмо-подтверждение содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей и т.п.), о том, что ранее составленный документ остается в силе (например, договор, инструкция и т.п.).

Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор. Начинается эта разновидность письма словами, образованными от глагола «подтверждать». Письмо-напоминание содержит указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия.

Эта разновидность писем, как правило, начинается словом «напоминаем». Гарантийное письмо — документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего- либо (места работы, проведения исследований и т.п.). Инициативные письма — это письма, требующие ответа.

Ббльшая часть таких писем выражает просьбу (предложение, запрос) к адресату о решении каких-либо вопросов. Письма-ответы по своему содержанию носят зависимый характер инициативных писем, так как ТЕМА их текста уже задана и остается изложить характер решения поставленного в инициативном письме вопроса: принятие или отказ от предложения, выполнения просьбы.
Читать в источнике

Что такое конфиденциальное письмо?

Смотреть что такое «КОНФИДЕНЦИАЛЬНОЕ ПИСЬМО» в других словарях: —

письмо — Написанный текст, посылаемый кому нибудь; официальный документ. О размере письма, логичности изложения; об интересном, скучном и т.п. письме. Абсурдное, безалаберное, бесполезное, беспомощное, бессвязное, бессистемное, бестолковое, большое, Словарь эпитетов КОНФИДЕНЦИАЛЬНАЯ БЕСЕДА — КОНФИДЕНЦИАЛЬНОЕ ПИСЬМО, БЕСЕДА по особой доверенности, не оглашаемые. Словарь иностранных слов, вошедших в состав русского языка. Чудинов А.Н., 1910 Словарь иностранных слов русского языка Могадам, Нассер — Нассер Могадам перс. جنرال ناصر مقدم‎ Википедия Могадам — Могадам, Нассер Нассер Могадам перс. جنرال ناصر مقدم Википедия Могадам Н. — Нассер Могадам перс. جنرال ناصر مقدم Википедия Могадам Нассер — Нассер Могадам перс. جنرال ناصر مقدم Википедия Нассер Могадам — перс. جنرال ناصر مقدم Википедия ВЕЛИКОБРИТАНИЯ — (Great Britain) гос во в Зап. Европе, расположено на Британских о вах. Офиц. назв.В. Соединенное Королевство Великобритании и Северной Ирландии (United Kingdom of Great Britain and Northern Ireland); часто всю В. неточно именуют Англией (по назв Советская историческая энциклопедия Феодосий Яновский — архиепископ новгородский, один из известнейших иерархов первой четверти XVIII века, сотрудник Петра Великого.Ф., в миру Феодор Яновский, происходил из польской шляхты. Хотя не сохранилось более подробных сведений об его происхождении, но по Большая биографическая энциклопедия конфиденциальный — ая, ое. confidentiel, lle adj. нем. konfidentiell < confidentia. дипл. Откровенный, доверительный; тайный, неразглашаемый. Сл.18. Имей с ними о всем конфиденциальную корришпонденцию и сношение. АК 3 60. Посол Французской при Порте, сделал Исторический словарь галлицизмов русского языка

Читать в источнике

Как называется официальное письмо с просьбой?

Письмо — просьба Письма -просьбы — самый распространенный вид деловых писем. Письма -просьбы составляют, чтобы инициировать определенные действия адресата, необходимые автору письма. Расскажем, как написать официальное письмо просьбу.
Читать в источнике

Нужно ли отвечать на Спасибо в деловой переписке?

Не отправляйте отдельным письмом слова «спасибо» и «пожалуйста» — Чтобы открыть и прочитать письмо, нужно время. Отправляя просто «спасибо», «пожалуйста» и подобные сообщения, вы просто отвлекаете собеседника. Лучше поблагодарить в следующий раз, когда будете высылать дополнительные документы или отвечать на новые вопросы. Так в одном письме будет и польза, и признательность.
Читать в источнике

Каким должно быть деловое письмо?

Общие правила включают такие требования к деловому письму — Лаконичность. Без лирических отступлений и длинных экскурсов в историю. Оптимально, если письмо умещается на одном бумажном листе или на одном экране, максимум — на двух. Одно письмо — один вопрос.

В деловых письмах не принято смешивать темы. Если это запрос на поставку канцелярских товаров — не нужно писать «заодно» и о том, какие услуги оказывает компания. Это темы для двух деловых писем. Уважительный тон. Даже если отправитель близко знаком с адресатом, в деловой переписке недопустима фамильярность.

В деловом письме нет места «Серёге», «дружочку», «братану» — возможно обращение по имени и отчеству, а в некоторых случаях просто по имени. Использование бланков. Даже электронные письма, если они отправляются от лица организации, необходимо оформлять на бланке с логотипом и реквизитами отправителя.
Читать в источнике

Как можно закончить официальное письмо?

Профессиональные заключения и завершающие фразы — Определяя тип заключения, которое следует использовать в вашем деловом сообщении электронной почты, необходимо учитывать, кому вы пишете, и для чего. Если вы не уверены, какое заключение лучше всего подходит, следует остановиться на более официальной и стандартной завершающей фразе.
Читать в источнике

Сколько видов письменности?

Виды письменности — Основные виды письменностей (методы записи речи) по большому счёту делятся на четыре категории: логографические, слоговые, буквенные и характеристические. Есть ещё одна, пятая категория — идеографическое письмо (символы идей), которая никогда не была развита до уровня представления языка.
Читать в источнике

Что называется деловым письмом?

Деловое письмо — это краткий (как правило, не более 1—2 страниц) документ, ка- сающийся одного вопроса (или нескольких тесно взаимосвязанных между собой вопросов) и предназначенный для осуществления оперативного информационного обмена между пред- приятиями (организациями, учреждениями), их структурными подразделениями
Читать в источнике

Каким должен быть деловой документ?

Культура делового письма Деловой документ — основное средство осуществления управленческой деятельности, фиксации и передачи информации. С помощью документа осуществляется координация деловой деятельности, а также накапливается информация. В крупной организации обычно составляются инструкции, в которых указывается, кто официально пишет документы, кто кому докладывает и в каких случаях, кто кому передает информацию и т.д.

Одним из важнейших способов формализации передачи информации являются стандартные формы (бланки). Преимущество формы в том, что человеку, заполняющему ее, не нужно задумываться, когда, как и какую информацию требуется сообщить в данном случае; это значительно экономит время. Удельный вес переписки в деловой жизни очень велик.

Правильно составленное отвечает следующим требованиям:

достоверность и объективность изложения; полнота информации; краткость изложения (деловое письмо должно занимать не более страницы); отсутствие рассуждений и повествовательности; нейтральность тона изложения, но при этом доброжелательность, отсутствие грубости и иронии, вычурности, ложной вежливости; использование средств логической, а не эмоционально-экспрессивной оценки ситуации и фактов.

Существует несколько видов делового письма. Так, не требуют непременного письменного ответа письма, содержащие предупреждение, напоминание, приглашение, подтверждение, отказ, письма сопроводительные, гарантийные, информационные, письма с извещением и распоряжением. Ответ следует обязательно написать на письмо с просьбой, обращением, предложением, запросом, требованием.
Читать в источнике

Как называется письмо с просьбой?

Письмо -запрос — это фактически разновидность письма — просьбы. Как правило, запросы составляются в целях получения каких-либо сведений официального характера или документов.
Читать в источнике

Что представляет собой служебное письмо?

Служебное письмо – это обобщенное название различных по содержанию доку- ментов, служащих средством общения между организациями, организациями и частными лицами и выделяемых в связи с особым способом передачи текста – пересылкой почтой.
Читать в источнике

Что такое письмо напоминание?

Письмо-напоминание Письмо-напоминание — деловое письмо, направляемое в случаях, когда организация-партнер не выполняет взятые на себя обязательства, принятые договоренности или установленные законом нормы. Письмо-напоминание может сообщать о приближении установленных сроков, если у автора письма есть серьезные опасения об их возможном нарушении. Письмо-напоминание имеет следующую структуру:

ссылки на пункты договора или другого документа, в которых прописаны основные обязательства сторон сделки; просьба выполнить условия контракта; основные действия, которые будут приняты к стороне в случае невыполнения обязательств (указываются по мере необходимости).

Основная цель написания – напомнить о выполнении взятых на себя обязательств стороной сделки либо информировать получателя повторно, если не последовало ответа. Шаблонными фразами письма-напоминания являются: Напоминаем ВамСтавим Вас в известность Обращаем Ваше вниманиеСчитаем необходимым уведомить ВасУбедительно/настоятельно просимТребуем от Вас Мы настаиваем В тексте письма-напоминания может быть дана ссылка на официальный документ, в котором зафиксированы обязательства сторон, как в приведенном выше примере.

Письмо-напоминание может заканчиваться указанием на санкции, к которым вынуждена будет прибегнуть организация – автор письма, если адресат не выполнит взятые на себя обязательства. Письмо-напоминание желательно оформлять на фирменном бланке организации. Читать подробнее: Письмо-напоминание
Читать в источнике

Что такое письмо подтверждение?

Письмо-подтверждение — это транзакционная рассылка, которая отправляется для подтверждения действия: регистрации на сайте, оформления доставки или бронирования номера в отеле. Это автоматическое сообщение, которое носит сервисный характер. Пользователь хочет получить его быстро, чтобы убедиться, что действие успешно выполнено.15 июля 2022 Письмо-подтверждение — это транзакционная рассылка, которая отправляется для подтверждения действия: регистрации на сайте, оформления доставки или бронирования номера в отеле.
Читать в источнике